Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết nhất (Phần 1)

Lập Báo cáo tài chính là công việc quen thuộc với mỗi kế toán, nhưng không phải ai cũng biết rõ cách lập Báo cáo tài chính đảm bảo hạn chế tối đa sai sót, rủi ro, đồng thời đảm bảo các báo cáo phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Hơn thế, với các nhà quản trị, việc hiểu rõ không chỉ các thông tin trên Báo cáo tài chính mà còn hiểu tường tận cách lập chúng càng củng cố tốt hơn cho các quyết định quản trị của mình. Để hỗ trợ các bạn kế toán thực hiện tốt nhất nhiệm vụ lập và nộp Báo cáo tài chính, giúp các nhà quản trị có thêm một công cụ kiểm tra công tác lập Báo cáo tài chính, Gitiho tổng hợp, chia sẻ bài viết hướng dẫn chi tiết, cụ thể từng bước lập bộ Báo cáo tài chính, đi từ hướng dẫn tổng quan quy trình 7 bước đơn giản để lập bộ Báo cáo tài chính tới các hướng dẫn chi tiết cho từng báo cáo.

Đặc biệt, ở mỗi loại báo cáo, Gitiho tổng hợp những lưu ý, vướng mắc và giải pháp tránh những sai sót mà các bạn có thể gặp phải trong quá trình lập Báo cáo tài chính. Với mong muốn mang đến cho Quý doanh nghiệp, Quý nhà quản trị và các bạn kế toán những kiến thức, thông tin chất lượng nhất phục vụ ứng dụng trực tiếp vào công việc, Gitiho hy vọng bài viết các bước lập Báo cáo tài chính” sẽ góp phần giúp các bạn tự tin, hiệu quả hơntrong quá trình thực hiện công tác tài chính - kế toán của mình tại doanh nghiệp.

01. CÁCH LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH CƠ BẢN CHI TIẾT QUA 7 BƯỚC

1.1. Một số quy định chung về lập Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính (BCTC) là tập hợp các thông tin kinh tế được trình bày theo mẫu quy định, cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, dòng lưu chuyển tiền của doanh nghiệp.

Bộ Báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo cơ bản sau:

Bảng cân đối kế toán (BCĐKT): phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp thể hiện qua các chỉ tiêu: tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn. Các bạn có thể thấy BCĐKT mang tính thời điểm, giống như một lát cắt, một bức tranh tài chính tổng thể tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.

Báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD): phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua các chỉ tiêu: doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Không giống BCĐKT, BCKQKD mang tính thời kỳ, tổng
hợp phát sinh trong suốt kỳ báo cáo.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (BCLCTT): phản ánh luồng tiền ra/vào của các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. BCLCTT cũng mang tính thời kỳ như BCKQKD.

Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC): trình bày cụ thể, chi tiết các khoản mục trên BCĐKT, BCKQKD, BCLCTT, một số khoản mục bắt buộc phải thuyết minh theo quy định, một số khoản
mục đặc thù có thể ảnh hưởng đến quyết định tài chính của người đọc báo cáo.

Về thời hạn nộp Báo cáo tài chính

Căn cứ vào khoản 3 Điều 29 Luật Kế toán 2015:

Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước: Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.

Đối với doanh nghiệp nhà nước sẽ có quy định về thời hạn nộp Báo cáo tài chính theo quý và theo năm riêng.

1.2. Hướng dẫn chi tiết các bước lập Báo cáo tài chính năm

Sản phẩm đầu ra của kế toán là các báo cáo kế toán, trong đó Báo cáo tài chính là một trong những bộ báo cáo quan trọng nhất.

Những công ty có quy mô nhỏ thường chỉ có 1 hoặc 2 kế toán sẽ cùng làm các công việc từ chi tiết đến tổng hợp và cuối năm họ cũng là người lên BCTC. Những công ty lớn hơn có thể có các kế toán viên làm các phần hành chi tiết và kế toán tổng hợp lên BCTC.

Lập BCTC là một quá trình từ chi tiết đến tổng hợp, kế toán cần sắp xếp thời gian để thực hiện. Bên cạnh các báo cáo thuế hàng tháng/quý phải nộp trong năm, các bạn nên cập nhật hạch toán lên phần mềm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Nhất là ở các công ty vừa và nhỏ, các bạn thường để cuối năm mới hạch toán sổ sách cả năm một lần, điều đó dễ dẫn đến thiếu sót, không xử lý kịp thời chứng từ, số liệu…

BCTC có thể được lập bằng Excel hoặc phần mềm kế toán. Để lên được BCTC, chúng ta cần phải qua các bước từ công việc kế toán chi tiết các phần hành đến kế toán tổng hợp, gồm 7 bước cơ bản lập Báo cáo tài chính sau:

Bước 1: Tập hợp, sắp xếp chứng từ kế toán

Tại sao cần tập hợp và sắp xếp chứng từ kế toán?

Hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hàng ngày thể hiện qua các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ kế toán là các tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó như: hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ, bảng chấm công, bảng lương, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hồ sơ tài sản, …

Vì vậy để phản ánh được tình hình doanh nghiệp, kế toán trước hết cần thu thập tất cả các loại chứng từ kế toán, sắp xếp một cách khoa học. Các bạn lưu ý kiểm tra đồng thời tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trong quá trình sắp xếp.

Việc sắp xếp chứng từ cần thống nhất trong cả năm tài chính: sắp xếp theo thứ tự thời gian, những chứng từ gốc như hóa đơn đầu ra, đầu vào gốc sẽ kẹp cùng chứng từ hạch toán hay sắp xếp theo Danh mục bảng kê thuế…

Bước 2: Hạch toán

Sau khi thu thập và sắp xếp các chứng từ kế toán, nhiệm vụ của kế toán là ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào sổ sách kế toán. Việc ghi nhận này có thể thực hiện trên Excel hoặc phần mềm kế toán.

Các bạn có thể thấy, phần mềm kế toán có sự phân tách các phần hành kế toán riêng biệt nên việc hạch toán dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng chức năng sao chép phiếu hạch toán đối với các bút toán tương tự nhau, các bạn cũng có thể “tải” (import) các bút toán lên phần mềm, nhất là với các bút toán có tính chất hàng loạt.

Ví dụ ở các công ty thương mại, xây dựng... việc hạch toán các hóa đơn nhập mua vật tư hàng hóa với nhiều mã vật tư, nhiều mã hàng... kế toán có thể sử dụng cách nhập liệu trên file Excel rồi “import” lên phần mềm kế toán để tiết kiệm thời gian.

Phần mềm kế toán có các chức năng tìm kiếm, sửa chữa, xóa bỏ rất nhanh chóng, tiện lợi, chính xác, thuận tiện hơn cho việc kiểm soát, hạn chế sai sót.

Bước 3: Phân bổ, khấu hao và chi phí trả trước

Đối với phần hành tài sản cố định và chi phí trả trước, các bạn cần hạch toán phân bổ chi phí phát sinh hàng tháng với thời gian phân bổ hợp lý đúng quy định. Hạch toán với phần mềm kế toán, các bạn cập nhật thông tin chung, giá trị và thời gian phân bổ của các tài sản cố định và các khoản chi phí trả trước vào phần hành tương ứng. Đồng thời lập bảng Excel theo dõi song song trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước.

Hàng tháng, các bạn thực hiện phân bổ tự động. Các bạn nên đối chiếu, so sánh kết quả phân bổ trên phần mềm với bảng Excel, nhất là với các khoản chi phí phát sinh tại thời điểm giữa tháng, cần phân bổ chính xác đến từng ngày.

Hơn nữa, một số doanh nghiệp đặc thù, để phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, các bạn có thể sẽ cần thêm bảng phân bổ chi phí bằng Excel. Các khoản chi phí như tiền lương, BHXH, BHYT, các chi phí mua ngoài khác... được phân bổ cụ thể cho từng mã sản phẩm, hợp đồng, dự án. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng...cần phân bổ chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban.

Bước 4: Hạch toán các khoản ước tính, điều chỉnh

Cuối năm, các bạn cần rà soát để điều chỉnh hoặc hạch toán bổ sung vào phần mềm kế toán:

● Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ;

● Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh...;

● Các khoản chi phí của năm cần trích trước: lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, chi phí mang tính chất thường xuyên tiền thuê nhà, điện, nước, nguyên vật liệu...;

● Bổ sung doanh thu chưa thực hiện chuyển sang thực hiện với các chương trình tri ân khuyến mại khách hàng...;

● Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn...;

● Các bút toán điều chỉnh sai sót (nếu có);

● ...

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Trong các bước lên Báo cáo tài chính, khâu kiểm tra rất quan trọng. Nếu dữ liệu kế toán bị hạch toán sai thì số liệu phản ánh trên Báo cáo tài chính không chính xác. Khi đó, các bạn sẽ phải rà soát lại, tìm nguyên nhân, điều chỉnh và làm lại Báo cáo tài chính. Điều đó sẽ làm mất nhiều thời gian và công sức hơn. Vì vậy các bạn cần lưu ý kiểm tra kỹ số liệu trước khi lên Báo cáo tài chính.

Thứ nhất, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán từng tài khoản, giữa các tài khoảnvới nhau, giữa tài khoản với chứng từ thực tế phát sinh…

● Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư (cả sổ cái và số chi tiết), đối với các phần hành công nợ, kho hàng hóa, các bạn cần kiểm tra lại số dư của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp; kiểm tra số lượng và giá trị từng loại hàng hóa.

● Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ kế toán và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

● Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)

Thứ hai, các bạn cần nắm chắc những lưu ý trong quá trình kiểm tra soát xét các tài khoản để lên Báo cáo tài chính.

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Sau khi rà soát kiểm tra và bổ sung các bút toán còn thiếu, chúng ta sẽ thực hiện kết chuyển lãi/lỗ trong năm. Các bạn lưu ý cần kết chuyển lãi/lỗ năm ngoái trước khi thực hiện kết chuyển lãi/lỗ năm nay. Sau khi kết chuyển, các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 không còn số dư.

Đối với những doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, các bạn cần kết chuyển lần thứ nhất để xác định lãi, tính ra số thuế phải nộp, hạch toán bổ sung bút toán ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh. Sau đó các bạn thực hiện kết chuyển lại để ra con số lợi nhuận cuối cùng.

Bước 7: Lên Báo cáo tài chính

Công việc cuối cùng trong các bước lên Báo cáo tài chính, khi mọi nghiệp vụ kinh tế đều đã được phản ánh đầy đủ, chính xác, các bạn có thể lên Báo cáo tài chính theo hướng dẫn quy định cụ thể tại Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC:

● Thông tư 133/2016/TT-BTC: áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ;

● Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, loại hình, mọi thành phần kinh tế không xét đến quy mô doanh nghiệp.

Đối với các bạn hạch toán trên Excel, lập BCTC, các bạn cần nhặt từng chỉ tiêu trên mỗi báo cáo từ Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và số liệu trên các sổ kế toán chi tiết.

Tuy nhiên, các bạn nên kiểm tra lại các chỉ tiêu của BCTC một lần nữa, nhất là Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, xem xét lại về mặt bản chất nghiệp vụ, phân loại lại các chỉ tiêu, đưa về đúng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hay hoạt động tài chính, để báo cáo phản ánh được chính xác hơn tình hình dòng tiền lưu chuyển của doanh nghiệp.