Hướng dẫn những thủ thuật Word hữu ích ai cũng nên biết (Phần 2)

Làm việc trong Word muốn nhanh và hiệu quả thì sử dụng các kiến thức cơ bản là chưa đủ, mà còn cần tới những thủ thuật Word nữa đó! Tiếp nối phần 1 của bài viết, ở trong phần 2 này, Gitiho sẽ tiếp tục giới thiệu tới bạn những thủ thuật Word cực kì hữu ích và thú vị, giúp tăng tốc quá trình làm việc trong Word của bạn. Cùng theo dõi nhé! 

Xem thêm: Hướng dẫn những thủ thuật Word hữu ích ai cũng nên biết (Phần 1)

Những thủ thuật Word hay sử dụng 

Cách ký tên trên Word

Chèn chữ ký vào trong Word sẽ làm cho văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều đó, đặc biệt là khi bạn làm các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến xin việc hoặc các giấy tờ cần chữ ký khác mà không thể trực tiếp ký. Có 2 thủ thuật Word nhỏ giúp bạn tạo chữ ký trong Word:

• Tạo chữ ký bằng chức năng Add a signature line: Với chức năng này, bạn có thể tạo ra một chữ ký thông thường dành cho những văn bản không quan trọng về chữ ký, hoặc chữ ký số (Digital) có giá trị tương đương như chữ ký thật, dành cho những văn bản quan trọng cần xác nhận bằng chữ ký.

• Tạo chữ ký bằng công cụ Shapes: Nếu bạn muốn trực tiếp ký chữ ký tay trong Word thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng đến chức năng chèn Shape trong Microsoft Word bằng cách vào  thẻ Insert > Shapes > Line > Scribble. Lúc này bạn có thể thoải mái tạo ra chữ ký của mình ngay trên Word, và di chuyển nó tới bất kỳ vị trí nào bạn muốn rồi đó!

Bảo mật tài liệu Word bằng  mật khẩu

Nếubạn lo sợ tài liệu sẽ bị người khác mở ra, sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa mất thì hãy thử thủ thuật Word giúp tạo ra mật khẩu cho tài liệu của bạn nhé. Khi thêm mật khẩu vào tài liệu, bất kỳ ai mở hoặc thực hiện thao tác gì trên tài liệu cũng cần phải nhập mật khẩu mới có thể thực hiện được. Để cài đặt mật khẩu, bạn vào thẻ File > Protect Document > Encrypt with Password

Nhập mật khẩu của bạn vào ô Password, sau đó nhấn OK.

Lúc này, tài liệu đã được bảo mật bằng mật khẩu và không ai có thể xâm phạm tới tài liệu của bạn nếu không có mật khẩu rồi đó!

Để gỡ bỏ mật khẩu, bạn vào lại thẻ File > Protect Document > Encrypt with Password và xóa bỏ mật khẩu bạn vừa nhập là được.

Thủ thuật Word này giúp tài liệu an toàn hơn rất nhiều phải không!

Xem thêm: Các thao tác định dạng đoạn văn, văn bản trong Word

Nhập văn bản bằng giọng nói

Nếu bạn cần văn bản được nhập nhanh hơn, hoặc vì một vài nguyên nhân nên không thể nhập văn bản bằng tay, bạn có thể sử dụng tới thủ thuật Word giúp nhập văn bản bằng giọng nói. Để mở chức năng chuyển giọng nói thành văn bản, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Window + H . Thủ thuật Word này rất thích hợp nếu bạn cần ghi chú nhanh hoặc ghi chép các buổi phỏng vấn, Tuy nhiên, hiện nay, chức năng chuyển giọng nói thành văn bản của Word vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy, thủ thuật Word này sẽ rất hữu ích nên bạn cần ghi chép các văn bản bằng tiếng Anh đó! 

Tra cứu trực tiếp trong Word

Có thể bạn không biết: Microsoft Word hỗ trợ người dùng một thủ thuật Word giúp tìm kiếm thông tin tương tự như Bing hay Google. Vì vậy, khi đọc một văn bản, tài liệu có những phần bạn không hiểu, bạn có thể trực tiếp tra cứu nó trên Word bằng cách bôi đen từ, cụm từ muốn tìm kiếm, sau đó nhấp chuột phải, chọn Smart Lookup (hoặc Search). Lúc này, bên phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Insight (hoặc Seacrh), chứa những thông tin tìm kiếm được về thứ mà bạn muốn tìm kiếm như định nghĩa, các thông tin, bài báo liên quan đến thứ đó... Bạn chỉ cần nhấp chuột vào từng đường dẫn là có thể dễ dàng đọc thêm thông tin về nó rồi đó! 

Phím tắt để viết các ký tự có dấy hoặc ký tự đặc biệt

Thật dễ dàng để có thể nhập chữ "ã", nhưng sẽ ra sao nếu bạn muốn nhập chữ "n" nhưng cũng có dấu ngã bên trên? Hoặc trong Word, nếu bạn gõ tiếng Pháp, sẽ rất khó khăn để có thể viết dấu ' ở trên đầu mỗi từ (ví dụ như từ "présent" trong tiếng Pháp). Hoặc đơn giản hơn, bạn cần soạn thảo một văn bản song ngữ, nhưng chuyển qua chuyển lại bộ gõ tiếng Việt và tiếng Anh là một việc tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thật may mắn vì có một thủ thuật Word giúp bạn đơn giản hóa việc này và có thể dễ dàng gõ dấu và các ký hiệu đặc biệt Word. Đó chính là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + (dấu muốn thêm) + chữ. Ví dụ: Bạn muốn gõ chữ "À", hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + ' + A. Dưới đây là bảng phím tắt ứng với từng chữ cái:

Kiểm tra font chữ và định dạng bằng văn bản mẫu

Đây là một thủ thuật Word vô cùng thú vị và hữu ích đó! Nếu bạn muốn kiểm tra và thiết lập font chữ, định dạng văn bản phù hợp trước khi bắt đầu nhập văn bản nhưng lại không có bất kỳ kí tự nào trên văn bản để thử; hoặc có một đoạn văn bạn cần để cách ra và nhập vào sau, nhưng không biết là thế nào để đánh dấu đó là đoạn cần nhập vào sau, thì bạn có thể sử dụng tới văn bản mẫu mà Word cung cấp sẵn. Để làm xuất hiện văn bản mẫu, bạn đặt con trỏ vào vị trí muốn đặt văn bản. Sau đó, nhập "=Lorem()" và nhấn Enter. Lúc này một văn bản mẫu đã xuất hiện rồi đó! Thật kỳ diệu phải không!

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa số trang từ một trang bất kỳ trong Word

Chọn các câu không liền mạch nhau

Thật dễ dàng để có thể bôi đen lựa chọn một đoạn văn hoặc những dòng văn bản liền nhau, nhưng làm thế nào để có thể chon những dòng văn bản không liền nhau hay nằm ở những vị trí khác nhau? Hãy nhấn giữ phím Ctrl và bôi đen những dòng văn bản mà bạn muốn lựa chọn nhé! Thủ thuật Word này không chỉ hữu ích đối với việc lựa chọn các dòng văn bản mà còn có thể áp dụng với các  bảng biểu hoặc hình ảnh trong văn bản nữa đó!

Sử dụng mẫu văn bản có sẵn mà Microsoft Word cung cấp

Đây là một thủ thuật Word mà ít ai biết tới. Microsoft Word cung cấp cho người dùng một kho văn bản mẫu (template) như  mẫu CV, menu, trình bày dự án.... để bạn có thể chọn lựa và sử dụng ngay lập tức. Thủ thuật Word này giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trong việc thiết kế văn bản, hơn nữa, còn có thể cho ra những văn bản đẹp, chuẩn chỉnh hơn nữa đó! Hãy vào thẻ File > New và chọn cho mình template phù hợp nhé!  Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên cần tạo một kiểu tài liệu (Ví dụ như báo cáo, phương hướng,.....), bạn cũng có thể tạo ra văn bản mẫu riêng cho mình bằng cách lưu văn bản mẫu bạn đã làm sẵn dưới định dạng "Word Template (* .dotx)"

Thủ thuật Word: Các bộ phím tắt hay sử dụng

Ngoài việc sử dụng các thủ thuật Word kể trên, phím tắt cũng là một trong những thủ thuật Word mà bất kỳ ai cũng nên nhớ kỹ khi làm việc với trình soạn thảo văn bản này. Dưới đây là tổng hợp những phím tắt thường xuyên được sử dụng trong Word, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian khi làm việc:

Tổng kết

Như vậy, trong bài viết trên, Gitiho đã chia sẻ với các bạn các thủ thuật Word cực kì hữu ích, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất, hiệu quả làm việc của bạn khi  làm việc với phần mềm soạn thảo Microsoft Word. Mong rằng bạn có thể áp dụng những thủ thuật Word nhỏ nhưng có sức mạnh to lớn này vào công việc của mình!

Khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản

Chúc bạn học tốt!