Hướng dẫn phân tích yêu cầu báo cáo, đảm bảo tính toán trong Excel

Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một kỹ năng vô cùng cần thiết khi phải làm báo cáo, đó là kỹ năng phân tích yêu cầu báo cáo. Bên cạnh đó là các bước cần chuẩn bị để đảm bảo cho các phép tính toán dữ liệu trong Excel được chính xác nhất nhé.

Các bạn hãy tải file đính kèm dưới cuối bài viết này để nắm được các kiến thức tổng quan về báo cáo tổng hợp nhé

Cách phân tích yêu cầu báo cáo

Phân tích yêu cầu của báo cáo

Thông thường khi bắt đầu làm một bản báo cáo, những người làm báo cáo thường sẽ nhận được những yêu cầu dưới dạng câu lệnh. Ví dụ bạn nhận được một yêu cầu làm báo cáo về Thống kê tổng số đơn hàng đã mua trong các tháng 4,5,6,7 năm 2020. Bạn có thể thấy đây đơn thuần là một câu lệnh, không có số liệu hay dữ liệu báo cáo nào kèm theo.

Vì vậy công việc của người làm báo cáo đó là phải phân tích được yêu cầu của báo cáo. Từ đó xác định được cấu trúc của bản báo cáo này cần những phần nào? Cần những số liệu từ các đối tượng nào để có thể tổng hợp lại thành đúng yêu cầu trên.

Chúng ta sẽ cùng đến với một ví dụ đơn giản để các bạn có thể hiểu được cách phân tích một yêu cầu báo cáo như thế nào, từ đó xác định cấu trúc của báo cáo nhé.

Trong ví dụ trên, chúng ta có một yêu cầu làm báo cáo để "Thống kê tổng số đơn hàng mà các khách hàng đã mua trong các tháng 4,5,6,7 trong năm 2020 theo số lượng và giá trị". Vậy chúng ta sẽ phân tích yêu cầu này như sau: Các bạn cần một file dữ liệu data thông tin chi tiết về các đơn hàng, bao gồm tên mặt hàng, mã hàng, ngày bán, tên khách hàng, số lượng hàng đã bán và giá trị của mỗi đơn hàng. Để lấy được những thông tin này, người làm báo cáo sẽ cần làm việc với những người phụ trách bán hàng, nhân viên thu ngân hoặc quản lý để lấy được bảng số liệu cụ thể.

Xem thêm: Tặng 30+ mẫu báo cáo quản trị và hướng dẫn quy trình lập báo cáo

Xác định các thành phần cấu trúc của bản báo cáo

Sau khi đã phân tích được yêu cầu của báo cáo là gì, chúng ta sẽ xác định xem để đạt được những yêu cầu đó, chúng ta sẽ cần những thành phần nào cho bản báo cáo của mình, đó chính là bước xác định cấu trúc của nó

Tiếp tục với ví dụ trên, chúng ta có thể thấy các thành phần cần có như sau:

- Chỉ báo cáo các số liệu của các tháng 4,5,6,7 của năm 2020
- Chỉ báo cáo theo 2 tiêu chí là về Số lượng và Giá trị
- Tổng số đơn hàng mà các khách hàng đã mua: Đối với yêu cầu này, chúng ta cần hiểu được một khácch hàng có thể mua nhiều đơn hàng trong một tháng hoặc nhiều tháng, vì vậy chúng ta sẽ cần thống kê xem trong các tháng 4,5,6,7 có bao nhiêu khách hàng đã mua hàng. Và mỗi khách hàng đó mua hàng bao nhiêu lần trong từng tháng với số lượng và giá trị đơn hàng như thế nào?

Các bạn có thể ghi chú các thành phần của báo cáo để dễ nhìn và dễ sắp xếp hơn nhé

Đối với bản báo cáo này, chúng ta có thể có nhiều cách khác nhau để sắp xếp các thông tin của đối tượng. Chúng mình sẽ có một vài ví dụ như sau:
- Dạng 1: Chúng ta đặt tên khách hàng là đối tượng thứ 1 và thể hiện bằng cột dọc. Các tháng cần báo cáo là đối tượng thứ 2 biểu diễn ở cột ngang. Lưu ý mỗi tháng chúng ta sẽ có 2 chỉ số cần báo cáo đó là Số lượng và Giá trị. Vì vậy ở mỗi tháng, chúng ta sẽ chia nhỏ làm 2 cột khác là Số lượng và Giá trị. Vậy bản báo cáo của chúng ta sẽ có cấu trúc như hình dưới đây

Khá dễ nhìn phải không nào.

- Dạng 2: Với dạng này chúng ta chỉ cần đổi vị trí của 2 đối tượng tên khách hàng và số tháng là được

Cả 2 dạng báo cáo này đều có thể đáp ứng được các yêu cầu của báo cáo đưa ra. Tuy nhiên, chúng ta cần phân tích vấn đề sau: Các tháng trong một năm có tối đa 12 tháng, vì vậy chúng ta có thể kiểm soát được số lượng tháng luôn nhiều nhất là 12. Tuy nhiên đối tượng khách hàng thì không như vậy, đối với những doanh nghiệp lớn, lượng khách hàng có thể lên đến vào trăm, vài nghìn khách hàng. Bởi vậy, chúng ta sẽ ưu tiên những chỉ số kiểm soát được số lượng ở cột dọc, những chỉ số dễ phát sinh và tăng nhiều hơn sẽ ở hàng ngang. Tức là trong ví dụ này, chúng ta sẽ ưu tiên dùng cấu trúc dạng 1.

Sau đó các bạn chỉ cần định dạng lại bảng báo cáo cho đẹp mắt là được.

Xem thêm: Tìm hiểu kỹ năng phân tích số liệu để lập báo cáo Excel chuyên nghiệp

Chuẩn bị để đảm bảo yêu cầu tính toán của báo cáo trong Excel

Sau khi đã phân tích được yêu cầu báo cáo và xác định được cấu trúc của bản báo cáo. Chúng ta sẽ cần kiểm tra lại các thành phần của báo cáo để đảm bảo mọi tính toán của báo cáo đều chính xác. Thay đổi các số liệu sao cho chính xác với dữ liệu data gốc. 

Đối với những số liệu về tên khách hàng, các bạn sẽ cần lọc ra xem thực tế có tổng cộng bao nhiêu khách hàng. Dữ liệu về các tháng, các bạn cũng cần lọc dữ liệu theo từng tháng trong cột ngày mua. 

Các bạn cần lọc chính xác các giá trị mà yêu cầu báo cáo đã nêu, để đảm bảo không thiếu hay thừa dữ liệu. Và khi tổng kết báo cáo, mọi con số và kết quả sẽ đều chính xác.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm báo cáo chi tiết trên Excel từ A đến Z

Tổng kết

Vừa rồi là những kiến thức cơ bản để các bạn có thể phân tích được yêu cầu của một báo cáo, đồng thời giúp các bạn xác định được các thành phần cần có trong cấu trúc của một bản báo cáo tổng hợp cũng như những thao tác cần chuẩn bị để có một bản báo cáo chính xác về mặt số liệu. Chúc các bạn thực hành và áp dụng thành công trong công việc.

Để nâng cao kỹ năng của mình trong công việc, các bạn hãy đăng ký ngay khoá học Excel của Gitiho, giúp làm chủ các công cụ tính toán, nâng cao khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu và giúp rút ngắn thời gian làm việc trong khi hiệu quả công việc tăng gấp đôi nhé.