Hướng dẫn sử dụng định dạng có điều kiện cho 2 cell có dữ liệu giống nhau trong Excel

Excel là một trong những ứng dụng tin học văn phòng căn bản của Microsoft Office. Dầu vậy Excel vẫn đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Excel giúp chúng ta ghi lại và trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng. Từ đó người dùng có thể thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Bất cứ ai cũng có thể cần đến công cụ này từ những người trong ngành kế toán, nhân sự, hành chính, giáo viên và ngay cả học sinh sinh viên,... Biết rằng Excel vô cùng thiết yếu nhưng liệu bạn đã thực sự tận dụng hết các chức năng của công cụ này chưa? Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về cách để áp dụng các định dạng có điều kiện cho các hàng hay cột có dữ liệu giống nhau nhé

Các khái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện của Excel

Giống như việc định dạng các cell thông thường, bạn sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting) để định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau: thay đổi màu sắc của background, màu font chữ và các kiểu đường viền cell. Sự khác biệt là định dạng có điều kiện linh hoạt hơn, cho phép bạn định dạng các dữ liệu quan trọng khi đáp ứng đủ các tiêu chí hoặc điều kiện nhất định.

Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho một hoặc nhiều cell, hàng, cột hoặc toàn bộ bảng dữ liệu dựa trên nội dung hoặc giá trị của một cell khác bằng cách tạo ra các quy tắc (điều kiện) để xác định khi nào và như thế nào thì các cell được chọn sẽ được áp dụng định dạng.

Chức năng định dạng có điều kiện ở đâu trong Excel

Trong tất cả các phiên bản của Excel, định dạng có điều kiện nằm ở cùng một vị trí, trong tab Home ở trên thanh công cụ, và trong danh mục Styles

Định dạng có điều kiện trong Excel 2007

Hinh 1: Vị trí của định dạng có điều kiện trong phiên bản Excel 2007

Định dạng có điều kiện trong Excel 2010

Hình 2: Vị trí của định dạng có điều kiện trong phiên bản Excel 2010

Định dạng có điều kiện trong Excel 2013

 

Hình 3: Vị trí của định dạng có điều kiện trong phiên bản Excel 2013

Ví dụ thực tế

Ở đây, chúng ta có tập dữ liệu mẫu về tên khách hàng như sau: 

 

Hình 4: Tập dữ liệu mẫu về tên các khách hàng

Như bạn có thể thấy trong hình trên, bảng dữ liệu của chúng ta có số hàng và số cột bằng nhau. Chúng ta được yêu cầu định dạng cho những cell trong danh sách tên bên phải trùng với những cell trong danh sách bên trái. Để có thể định dạng có điều kiện, bạn cần làm các bước sau: 

Bước 1: Đánh dấu danh sách dữ liệu đầu tiên mà bạn muốn so sánh với danh sách thứ hai, ví dụ phạm vi cell A2: A7, sau đó nhấn vào tab Home trong thanh công cụ, chọn chức năng Conditional Formatting và chọn mục New Rules như sau: 

 

Hình 5: Tạo điều kiện mới cho định dạng của bạn

Bước 2: Khi cửa sổ hộp thoại New Formatting Rule bật lên, nhấn vào lựa chọn Use a formula to determine which cells to format (sử dụng công thức để xác định những cell nào cần được định dạng) trong danh mục Select a Rule Type, sau đó bạn nhập vào =$A2=$B2 trong hộp văn bản của mục Format values where this formula is true.

Tip: A2 là cell đầu tiên trong danh sách bên trái và B2 là cell đầu tiên trong danh sách bên phải mà chúng ta dùng để so sánh.

 

Hình 6: Nhập vào các điều kiện trong hộp thoại New Formatting Rule

Bước 3: Trước khi bạn nhấn vào nút OK, thì bạn hãy nhấn vào nút Format trong cửa sổ hộp thoại New Formatting Rule, sau đó bạn hãy chọn một màu nào đó cho background của bạn trong tab fill của cửa sổ pop-up Format Cells: 

 

Hình 7: Chọn màu cho background trong mục Fill của hộp thoại Format Cells

Bước 4: Nhấn nút OK hai lần để đóng cả 2 cửa sổ hộp thoại. Bây giờ các cell sẽ có background được tô màu (màu xanh trong trường hợp này) nếu như dữ liệu trong hai cell bằng nhau.

 

Hình 8: Các cell sẽ có background được tô màu xanh nếu như điều kiện được đáp ứng

Chú ý: Nếu như bạn muốn Excel tô màu cho cả hàng nếu như dữ liệu trong hai cell bằng nhau thì bạn hãy chọn cả hai danh sách như là phạm vi cần được định dạng và sau đó hãy áp dụng một điều kiện mới trong hộp thoại New Formatting Rule.

Ảnh minh họa: 

Hình 9: Áp dụng điều kiện mới để định dạng cho toàn dòng dữ liệu khi hai cell có dữ kiện giống nhau

Vậy trong bài viết này, bạn đã biết thêm một chút về ứng dụng Excel trong Microsoft Office rồi, cụ thể là cách sử dụng định dạng có điều kiện khi 2 cell có dữ liệu giống nhau. Để tìm hiểu thêm về Excel cũng như có các khóa học hấp dẫn về những chức năng nâng cao hơn trong Excel như VBA, bạn hãy trang gitiho.com nhé

Bạn cũng có thêm các bài viết về các chức năng trong Excel dưới đây: 

Cách thay đổi chế độ xem, số sheets bắt đầu và định dạng comment mặc định trong Excel

Hướng dẫn các sử dụng và tùy biến đường viền (Border) trong Excel

Thời đại công nghệ 4.0 đang dần đi vào cuộc sống đòi hỏi mọi người phải tự trang bị kiến thức tin học cho phù hợp để có thể bắt kịp nhưng thay đổi nhanh chóng này. Chẳng ai khác ngoài bạn hiểu mình cần trang bị thêm kiến thức gì. Hãy tìm hiểu ngay TẠI ĐÂY những khóa học hấp dẫn, có tính thực tế cao của Gitiho và đăng ký nhận tư vấn ngay hôm nay.