Hướng dẫn tìm nhanh các ô, hàng, giá trị giống nhau trên Excel

Làm thế nào để tìm tất cả các phần dữ liệu trùng nhau trong một phạm vi ô tính Excel? Nếu bạn đang loay hoay với câu hỏi này thì trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tìm giá trị trùng nhau trong Excel vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay nhé.

Xem thêm: Khóa học Tuyệt đỉnh Excel - Giúp bạn thành thạo Excel sau 16h

Cách tìm giá trị trùng nhau trong Excel

Để tìm giá trị trùng trong Excel, chúng ta có thể thực hiện theo các bước dưới đây. Các bạn hãy cùng làm theo nhé.

Cách tìm giá trị trùng nhau 2 lần

Bước 1. Nhấn chuột và kéo giữ để bôi đen phạm vi dải ô A1:C10.

Bước 2. Trên tab Home, chọn nhóm Styles, sau đó nhấn chuột chọn Conditional Formatting.

Bước 3. Nhấn chọn Highlight Cells Rules, chọn tiếp Duplicate Values.

Bước 4. Chọn một kiểu định dạng. Sau đó nhấn chọn OK.

Lúc này ta thu được kết quả của các thao tác tìm dữ liệu trùng nhau trong Excel là một bảng tính với các ô có màu khác biệt đại diện cho các tên đã bị trùng lặp.

Chú ý: Chọn Unique trong danh sách tùy chọn thả xuống để đánh dấu màu khác cho tên riêng.

Xem thêm: Hướng dẫn lọc ra danh sách duy nhất từ những dữ liệu trùng trong Excel

Cách tìm giá trị trùng nhau 3 lần trở lên

Theo thiết lập mặc định thì Excel chỉ đánh dấu các giá trị trùng lặp 2 lần (Juliet, Delta) và trùng lặp 3 lần (Sierra), bằng màu sắc khác nhau. Vậy phải làm thế nào để tìm giá trị trùng nhau trong Excel với các giá trị xuất hiện đến 3 lần? Để tìm nhanh những giá trị chỉ trùng lập 3 lần ta làm theo các bước sau.

Bước 1. Đầu tiên ta cần xóa toàn bộ các định dạng có điều kiện đã thiết lập trước đó.

Bước 2. Nhấn chuột chọn dải ô A1:C10.

Bước 3. Trên tab Home, chọn nhóm Styles, nhấn chuột chọn Conditional Formatting.

Bước 4. Nhấn chọn New Rule.

Bước 5. Chọn tiếp Use a formula to determine which cells to format.

Bước 6. Nhập công thức sau vào =COUNTIF($A$1:$C$10,A1)=3

Bước 7. Chọn một kiểu định dạng và nhấn chọn OK.

Kết quả lúc này ta thu được một bảng Excel có đánh dấu màu riêng các ô có chứa tên trùng lặp 3 lần. Vậy là chúng ta đã hoàn thành các thao tác tìm giá trị trùng nhau trong Excel với các giá trị xuất hiện đến 3 lần.

Giải thích cho thao tác tìm dữ liệu trùng nhau trong Excel, chúng ta có thể hiểu như sau: 

• Công thức =COUNTIF($A$1:$C$10,A1) đếm số ô có chứa các tên trong phạm vi dải ô A1:C10 giống với tên trong ô A1. Nếu kết quả của công thức này là 3, Excel sẽ định dạng ô A1.
• Ta luôn luôn viết công thức cho ô phía trên bên trái trong dải ô đã chọn (A1:C10). Như vậy Excel sẽ tự động sao chép công thức sang các ô khác. Do đó, ô A2 chứa công thức =COUNTIF ($A$1:$C$ 10,A2) = 3, ô A3 chứa công thức =COUNTIF($A$1:$C$10,A3)=3, ...

Tương tự như công thức tìm giá trị trùng trong Excel sử dụng hàm COUNTIF trên, bạn có thể dùng bất kỳ công thức nào mà mình muốn. Ví dụ như dùng công thức =COUNTIF($A$1:$C$10,A1)>3 để đánh dấu các tên xuất hiện nhiều hơn 3 lần chẳng hạn.

Xem thêm:

Cách tìm kiếm và lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel

Cách tìm các hàng trùng lặp

Để áp dụng phương pháp tìm dữ liệu trùng trong Excel cho các hàng và đánh dấu các hàng trùng lặp trên Excel, ta sử dụng hàm COUNTIFS thay cho hàm COUNTIF. Hãy thực hiện các thao tác dưới đây:

Bước 1. Chọn dải ô A1:C10.

Bước 2. Trên tab Home, ta chọn nhóm Styles, nhấn chọn Conditional Formatting.

Bước 3. Nhấn chọn New Rule.

Bước 4. Chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 5. Nhập công thức sau vào ô trong hộp thoại New Formatting Rule.

=COUNTIFS(Animals,$A1,Continents,$B1,Countries,$C1)>1

Bước 6. Chọn một kiểu định dạng sau đó nhấn chọn OK.

Chú ý: 

• Dải ô được đặt tên Animals xác định phạm vi A1:A10.
• Dải ô được đặt tên là Continents xác định phạm vi B1:B10.
• Dải ô được đặt tên là Countries xác định phạm vi C1:C10.
• =COUNTIFS(Animals,$A1,Continents,$B1,Countries,$C1) đếm số lượng các hàng dựa trên nhiều tiêu chí cơ bản (Leopard, Africa, Zambia).

Kết quả lúc này ta tìm giá trị trùng nhau trong Excel thành công với toàn bộ các giá trị trùng được đánh dấu bằng màu sắc khác biệt như hình dưới.

Giải thích: 

• Nếu COUNTIFS(Animals,$A1,Continents,$B1,Countries,$C1) > 1 nghĩa là nếu có nhiều hàng (Leopard, Africa, Zambia) thì Excel sẽ định dạng ô A1.
• Ta luôn luôn phải viết công thức cho ô phía trên bên trái trong phạm vi được chọn (A1:C10). Excel sẽ tự động sao chép công thức sang các ô khác. 
• Ta sửa tham chiếu tới mỗi cột bằng cách đặt ký hiệu $ đằng trước mỗi chữ cái tên cột ($A1, $B1 và $C1). Như vậy ta sẽ thu được kết quả là các ô A1, B1, C1 luôn cố định trong công thức. Các ô A2, B2 và C2 cũng cố định như vậy trong công thức: 

=COUNTIFS(Animals,$A2,Continents,$B2,Countries,$C2)>1

Cuối cùng chúng ta sẽ sử dụng công cụ Remove Duplicates trong Excel để loại bỏ các hàng trùng lặp. Trên tab Data, chọn nhóm Data Tools, nhấn chọn Remove Duplicates.

Trong ví dụ dưới đây sau khi áp dụng thủ thuật tìm giá trị trùng trong Excel, ta thấy Excel sẽ giữ lại hàng đầu tiên trong số các hàng giống hệt nhau (màu vàng) và loại bỏ các hàng trùng lặp còn lại (màu xanh).

Như vậy chúng ta đã biết cách tìm nhanh các ô, hàng, giá trị giống nhau trên Excel và loại bỏ các giá trị trùng lặp không cần thiết trong bảng một cách nhanh chóng rồi.

Xem thêm: 

Cách dùng hàm VLOOKUP lọc trùng dữ liệu trong Excel nhanh chóng

Hướng dẫn cách xóa dữ liệu trùng trong Excel nhanh chóng

Tổng kết

Như vậy, trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã khám phá các phương pháp tìm dữ liệu trùng trong Excel nhanh chóng nhất chỉ với một vài bước đơn giản. Hy vọng bài viết đã đem đến cho các bạn các kiến thức hữu ích về ứng dụng của các tính năng Excel.

Bên cạnh thủ thuật tìm giá trị trùng nhau trên Excel, Gitiho còn chia sẻ thêm rất nhiều các thủ thuật vô cùng hay trên trang blog của chúng mình nữa đấy. Các bạn hãy nhanh tay truy cập blog tin học văn phòng Gitiho.com để tham khảo các kiến thức Excel nhé.

Gitiho xin cảm ơn và chúc bạn thành công!