Kanban là gì? 3 lợi ích vượt trội của phương pháp Kanban trong công việc

Kanban được ứng dụng như thế nào trong quản lý công việc? Lợi ích phương pháp này mang lại cho chúng ta là gì? Đừng bỏ lỡ bài viết sau nếu muốn tìm lời giải đáp.

Gitiho sẽ mang đến cho bạn những phân tích cụ thể nhất về vai trò mô hình Kanban đem đến. Qua những thông tin này bạn cũng dễ dàng áp dụng khi làm việc nhằm nâng cao hiệu suất giải quyết công việc. 

Kanban là gì?

Trước khi ứng dụng vào thực tiễn chúng ta cần hiểu rõ Kanban là gì. Được biết thuật ngữ này xuất hiện từ cuối những năm 1940 tại Nhật Bản. Kanban cũng bắt nguồn từ tiếng Nhật có nghĩa “thẻ thị giác”. 

Đây là cách giúp chúng ta dễ dàng hình dung, nắm bắt tổng thể công việc nhờ các công cụ trực quan. Nhờ vậy, bạn dễ dàng tối ưu hóa thời gian, quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất. 

Kanban đã được Toyota triển khai, áp dụng thành một hệ thống lập kế hoạch quy trình sản xuất tinh gọn. Hiệu quả của nhà sản xuất ô tô hàng đầu xứ Phù Tang thời điểm này chính là hạn chế tối đa hàng hóa tồn kho nhờ đẩy mạnh sản xuất dựa trên dự kiến nhu cầu khách hàng. 

Bảng Kanban thường gồm 3 yếu tố quan trọng: Việc cần làm, đang tiến hành, hoàn thành. Sử dụng phương pháp Kanban, mỗi nhiệm vụ sẽ thể hiện dưới dạng thẻ và đặt trong từng cột biểu thị công việc. Thẻ sẽ di chuyển suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ khi một hoặc nhiều tác vụ thay đổi. 

Xem thêm: Cách quản lý công việc thời chuyển đổi số hiệu quả

Thông qua bảng Kanban nhà quản lý dễ dàng nắm được tình trạng công việc, ước tính thời gian hoàn thành, đầu mối chịu trách nhiệm chính. Như vậy chúng ta không bị bỏ lỡ công việc hoặc chậm trễ deadline. 

3 lợi ích của mô hình Kanban với công việc

Ngay từ khi xuất hiện cho tới ngày nay, Kanban vẫn được ứng dụng rộng rãi để quản lý công việc tốt hơn. Điều gì khiến phương pháp này nở nên có sức hút như vậy? Đó chính là bởi 5 lợi ích quan trọng chúng mang đến sau đây. 

Hỗ trợ lập kế hoạch công việc khoa học

Kanban giống như một chiếc bảng hiển thị luồng công việc tổng thể, đầy đủ. Thông qua đó người ta biết nhiệm vụ tiến hành tới giai đoạn nào, những hạng mục tiếp theo là gì? 

Căn cứ vào đây, người quản lý dự án sẽ biết cách sắp xếp, phân bổ lại toàn bộ công việc đang tồn đọng. Quá trình này hoàn toàn không làm gián đoạn tới hoạt động nhóm đang diễn ra. 

Một ví dụ điển hình ứng dụng Kanban trong doanh nghiệp chính là công ty Pixar. Chủ tịch Pixar lấy cảm hứng từ hệ thống Kanban được Toyota phát triển cho ngành sản xuất phim hoạt hình 3D của mình. 

Tại đây, công ty sử dụng bảng Kanban với nguyên tắc sản xuất tinh gọn, đảm bảo mỗi nhóm phụ trách một phần bộ phim đều phải hoàn thành trước khi chuyển chúng cho nhóm tiếp theo. Tất cả mọi người đều theo dõi những gì người khác làm thông qua bảng. 

Chính Kanban đã giúp cho quá trình sản xuất phim tại Pixar ít tốn kém chi phí sửa chữa. Bởi bất kỳ ai trong dây chuyền cũng có thể tạm dừng để khắc phục nếu phát hiện lỗi mà không làm ảnh hưởng tới giai đoạn tiếp theo. 

Công việc diễn ra thuận lợi

Một trong những nguyên lý chính của Kanban chính là giới hạn đầu việc thực hiện (WIP). Điều này nhằm hạn chế tối đa tình trạng tắc nghẽn trong quá trình xử lý công việc. Bởi đôi lúc việc đa nhiệm khiến nhóm làm việc chồng chéo, thiếu kết nối. 

Bên cạnh đó, chúng ta có thể theo dõi tiến độ thông qua biểu đồ trực quan. Hệ thống dữ liệu cụ thể, rõ ràng giúp bạn dễ dàng tìm ra các điểm đứt gãy và loại bỏ chúng. Chính vì thế dù bất cứ công việc gì cũng diễn ra một cách thuận lợi. 

Phương pháp Kanban cực đề cao khả năng phối hợp làm việc trong nhóm. Đây giống như yếu tố quyết định tới hiệu suất. Theo Gallup: “Hàng năm các doanh nghiệp có thể thiệt hại lên tới 500 tỷ $ vì có tới 70% nhân viên mất tập trung, không hợp tác với công việc”. 

Rút ngắn thời gian làm việc

Khi tạo một bảng Kanban, bạn sẽ phải phân tích thời gian chi tiết cho từng nhiệm vụ. Sự tối ưu hóa này cho phép nhà quản lý dự báo phân phối công việc một cách chính xác. Nhờ vậy thời gian hoàn thành nhiệm vụ được rút ngắn. 

Thời gian làm việc trở nên tối ưu, tiết kiệm hơn

Chưa kể, phương pháp này đi sâu vào kỹ năng của từng thành viên trong nhóm. Vì thế nếu một người không hoàn thành tốt vai trò sẽ trở thành điểm tắc nghẽn cho cả hệ thống. Điều đó đòi hỏi nhóm Kanban luôn phải hỗ trợ nhau, đảm bảo các thành viên có thể bổ sung cho nhau bất cứ khi nào. 

Tại Spotify, nhóm vận hành của công ty đã áp dụng Kanban để phân chia các dự án thành những phần nhỏ nhằm thuận lợi cho quá trình lập kế hoạch, tổ chức. Trên bảng Kanban họ chia chi tiết tới mức nhìn vào đó ai cũng biết mình cần làm gì ở thời điểm hiện tại. 

Kể từ khi hệ thống Kanban đưa vào vận hành, Spotify nhận thấy thời gian hoàn thành dự án ngắn hơn. Chưa kể công việc nội bộ được triển khai nhiều hơn trong khi khối lượng công việc của mỗi nhân sự không thay đổi nhiều. 

4 nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kanban

Theo chia sẻ từ Zara, hãng này đã ứng dụng Kanban trong suốt nhiều năm. Họ áp dụng hệ thống này ngay từ cấp độ cửa hàng. Mỗi quản lý cửa hàng sẽ chịu trách nhiệm về bảng Kanban của họ. Vì thế, lượng hàng tồn kho của Zara mỗi mùa thường thấp hơn so với nhiều thương hiệu khác. 

Để thành công khi triển khai Kanban như Zara không phải điều đơn giản. Mỗi nhà quản trị cần hiểu rõ đặc thù công ty mình. Cùng với đó, bạn phải nắm chắc 4 nguyên tắc cơ bản sau:

• Bắt đầu từ những việc hiện tại, dần điều chỉnh theo thời gian, tránh thay đổi đột ngột khiến nhân viên không thích nghi kịp. 
• Cam kết thay đổi một cách bài bản tránh những xung đột xảy ra từ các cá nhân trong tổ chức. 
• Đảm bảo không làm thay đổi vị trí, chức năng hiện tại của nhân sự. Mọi người sẽ cùng nhau bàn luận nhằm đưa ra những điều chỉnh cần thiết. 
• Khuyến khích nhân sự nâng cao khả năng lãnh đạo ở tất cả các cấp. Mỗi người trong nhóm đều có thể đề xuất ý tưởng với mục tiêu cải thiện hiệu suất công việc. 

Như vậy ứng dụng Kanban trong quản lý công việc không hề khó. Tuy nhiên, chúng ta cần đảm bảo tuân thủ đúng nguyên tắc và căn cứ vào thực tiễn để đáp ứng một cách linh hoạt, hiệu quả. 

Cách triển khai phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Bắt nguồn từ ngành sản xuất, nhưng Kanban hiện nay đã trở thành phương pháp được áp dụng hiệu quả ở nhiều lĩnh vực khác như Sale, Marketing, HR. Nếu đang muốn thử triển khai theo Kanban bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1 – Chọn công cụ: Dùng một tấm bảng dính nam châm (hoặc tường nhà) và các tập giấy nhớ đủ màu. 

Bước 2 – Xác định cột: Trong bảng Kanban bạn nên chia 3 cột chính gồm việc cần làm, đang tiến hành, hoàn thành. 

Bước 3 – Phân loại công việc: Bạn cần phân chia theo mức độ ưu tiên và tính cấp thiết, quan trọng rồi dùng giấy màu dán vào từng cột tương ứng. 

Bước 4 – Triển khai: Sau mỗi đầu việc thực hiện, bạn hãy chuyển giấy màu của công việc đó từ cột 1 đến cột 2 rồi cột 3. Tương tự như vậy cho các nhiệm vụ kế tiếp. 

Bên cạnh Toyota, hãng sản xuất ô tô Jaguar cũng áp dụng rất thành công phương pháp Kanban dựa theo 4 nguyên tắc kể trên. Trước khi bắt đầu với Kanban hãng này gặp nhiều rắc rối liên quan tới thời gian phản hồi. Họ thường mất tới 12 tuần hoặc hơn thế khi nhận ý kiến về kiểu dáng, ý tưởng thiết kế. 

Nhưng sau khi chuyển sang làm việc theo bảng Kanban, Jaguar đã tối ưu thời gian phản hồi xuống còn vài ngày. Giờ đây hoạt động sản xuất của Jaguar vô cùng tinh gọn, hiệu quả. 

Qua bài viết trên chắc hẳn bạn đã hiểu Kanban là gì?. Nếu muốn tìm hiểu chuyên sâu, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học trực tuyến tại Gitiho ngay hôm nay.