7 Cách quản lý công việc hiệu quả giúp bạn nhanh chóng thăng tiến

Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn nâng cao năng suất làm việc, mở rộng cơ hội nghề nghiệp. Chưa kể làm việc khoa học chúng ta sẽ có thời gian nghỉ ngơi, tận hưởng cuộc sống. 

Vậy làm thế nào để sắp xếp, phân bổ công việc tối ưu? Hãy cùng Gitiho khám phá chi tiết hơn qua bài viết sau đây. 

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là tổ chức, phân chia và thực hiện các đầu việc một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Kỹ năng này bất cứ nhân viên nào cũng cần trang bị. Bởi chúng giúp nâng cao hiệu suất công việc, tạo ấn tượng tốt trong mắt chủ doanh nghiệp. 

Biết cách quản lý công việc hiệu quả bạn không chỉ làm chủ thời gian mà còn chủ động đối phó với những sự việc xảy ra mỗi ngày. Phần lớn nhân sự nổi trội về năng lực kể trên thường được sếp, người quản lý “để mắt” đến nhiều hơn. Vì thế, cơ hội thăng tiến trong công việc ngày càng mở rộng. 

7+ cách quản lý công việc hiệu quả để “sếp” cưng, đồng nghiệp coi trọng

Thực tế không phải nhân viên nào cũng sở hữu cách quản lý công việc hiệu quả. Muốn đạt được điều đó chúng ta cần rèn luyện, trau dồi thêm. Những phương pháp dưới đây sẽ cho bạn gợi ý hữu ích.

Liệt kê, phân loại mức độ ưu tiên của công việc

Mỗi ngày, bạn nên dành một chút thời gian liệt kê công việc cho ngày hôm sau và tuần tới. Việc này giúp bạn kiểm soát các đầu việc, đảm bảo mức độ hoàn thành tốt nhất. 

Cùng với đó, bạn cũng đừng quên đặt mục tiêu cho từng công việc. Đây là tấm bản đồ hướng dẫn bạn đến đích nhanh chóng. Không những vậy chúng cũng giống như động lực thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say, năng suất hơn. 

Ngoài ra, quản lý công việc hiệu quả không thể bỏ qua phân loại đầu việc. Bạn cần sắp xếp theo tính chất gấp, quan trọng thay vì chỉ chú tâm vào một việc không đâu. 

Những việc nào đã hoàn thành bạn hãy đánh dấu. Đồng thời bạn đừng quên đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên mục tiêu đã đặt ra trước đó. Điều này giúp chúng ta biết mình đã làm tốt hay chưa, nên trau dồi thêm điều gì. 

Xem thêm: 7 cách giúp bạn làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn

Lên kế hoạch cụ thể cho mọi đầu việc

Lên kế hoạch công việc cần làm là kỹ năng quản lý công việc hiệu quả nhân sự cần sở hữu. Khi bắt tay làm việc, bạn sẽ không bị rối, tốn sức lực mà vẫn đảm bảo tiến độ. 

Hoạt động kể trên còn giúp kiểm soát số lượng nhiệm vụ, mức độ hoàn thành. Sau khi hệ thống toàn bộ các đầu việc nên làm theo thứ tự trước sau chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc. 

Phân chia thời gian khoa học 

Cách quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là lập thời gian biểu phù hợp. Việc tận dụng khoảng trống nghỉ ngơi ngày cuối tuần bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ, deadline cho các kế hoạch trong tuần. Như vậy bạn sẽ có thêm động lực thực hiện. 

Bên cạnh đó bạn cần đặt ra thời hạn cuối cùng cần hoàn thành của từng nhiệm vụ. Đương nhiên bạn phải tránh xa tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Thay vào đó, chúng ta nên để dư ra một khoản nhỏ phòng trường hợp phát sinh đột xuất, giải quyết gấp. 

Không ôm đồm mọi việc

Một cách quản lý công việc hiệu quả chính là không nên ôm đồm nhiều việc cùng lúc. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ kế hoạch đặt ra. Lúc này, trao đổi giữa nhân viên – nhà lãnh đạo để cân nhắc lượng việc, deadline phù hợp vô cùng cần thiết. 

Nếu nhận thấy khối lượng nhiệm vụ quá tải, bạn đừng ngại nhờ tới sự trợ giúp từ đồng nghiệp. Sản sẻ cùng thực hiện công việc vừa tạo nên sự gắn kết, tương tác tốt lại nâng cao năng suất. 

Phân chia công việc khoa học khi làm việc nhóm

Trong quá trình làm việc nhóm, phân chia công việc như thế nào hợp lý rất quan trọng. Để dễ dàng, bạn cần liệt kê cụ thể danh sách nhiệm vụ cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp từng người. 

Một khi đã teamwork nhất định bạn không nên “ôm rơm nặng bụng” vừa mệt mỏi, lại không đảm bảo hiệu quả cũng như tính công bằng.

Bên cạnh đó, để quản lý công việc hiệu quả bạn cũng nên lắng nghe chia sẻ, đóng góp từ các thành viên trong team. Bởi có thể họ sẽ mang lại những ý tưởng, sáng kiến hữu ích. 

Xem thêm: Cách làm việc nhóm hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Có chế độ nhắc nhở công việc

Một người sở hữu kỹ năng quản lý công việc hiệu quả thường thiết lập chế độ nhắc nhở cụ thể. Dù đã phân loại, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên nhưng với khối lượng quá lớn, nhiều khi bạn không thể quản lý kết nhiệm vụ mình cần làm. 

Trong khi trí não không phải lúc nào cũng ghi nhớ một cách chính xác. Vì thế, bạn nên kết hợp sử dụng công cụ, phần mềm nhắc việc. Với phương pháp truyền thống, bạn có thể dùng giấy nhớ, dán thời gian biểu trước bàn làm việc. 

Ngoài ra, ứng dụng tool quản lý cũng là phương pháp quản lý công việc khoa học. Chẳng hạn như: SMS, email, ghi chú điện thoại. Như vậy tiến độ thực hiện nhiệm vụ không bị chậm trễ. Chưa kể thông qua đó bạn cũng dễ dàng phát hiện việc nào tồn đọng cần xử lý ngay. 

Luôn sẵn sàng một cuốn sổ tay ghi chú công việc

Mặc dù có sự hỗ trợ của máy vi tính, nhưng nhân sự tài năng thường mang theo mình một cuốn sổ tay ghi chú. Đây là cách quản lý công việc hiệu quả bạn không nên bỏ quả. Với cuốn sổ này chúng ta có thể ghi chép tất cả nhiệm vụ, deadline chính xác, cập nhất. 

Bên cạnh đó nếu xảy ra phát sinh hay thay đổi kế hoạch bạn chỉ cần note vào cẩn thận. Hơn nữa khi muốn so sánh, đánh giá lại tiến trình công việc, bạn có cơ sở, căn cứ cụ thể. 

Nghỉ ngơi, thư giãn hợp lý 

Thực tế không phải làm việc sống chết mới có hiệu quả. Điều mỗi nhân sự cần thực hiện chính là cân đối giữa công việc – nghỉ ngơi. Dù bận rộn đến mấy, bạn cũng nên dành thời gian chăm sóc bản thân, thư giãn, ăn uống đầy đủ. Điều này giúp chúng ta tái tạo năng lượng tích cực, thoải mái cho hoạt động ngày tiếp theo. 

Ngoài ra, sau những giờ làm việc căng thẳng, bạn có thể vận động bằng bài giãn cơ, thả lỏng để giải tỏa áp lực. Cách quản lý công việc hiệu quả chính là đừng để chúng chiếm hữu mình. Bởi như vậy vừa có hại sức khỏe, dễ mắc các bệnh nguy hiểm lại chưa chắc đạt được mục tiêu đề ra. 

Đánh giá công việc định kỳ

Muốn quản lý công việc hiệu quả, chúng ta cần nhìn nhận, đánh giá theo từng giai đoạn. Từ đó bạn nhìn nhận một cách trực quan nhất, có thể rút ra thêm kinh nghiệm sau mỗi lần thực hiện. Việc này giúp nhân sự biết mình đã làm tốt hay chưa, điều gì cản trở trong quá trình làm việc. 

Lợi ích khi quản lý công việc khoa học

Quản lý công việc hiệu quả quan trọng với tất cả các vị trí việc làm hiện nay. Trước sự cạnh tranh gắt gao của thị trường tuyển dụng, uốn có công việc tốt chúng ta cần liên tục trau dồi, rèn luyện. Đặc biệt, kỹ năng kể trên sẽ mang đến lợi ích rõ rệt sau đây:

Hiểu rõ công việc

Khi đã lên kế hoạch làm việc cụ thể trong một ngày, tuần, tháng bạn sẽ biết lượng công việc mình phải hoàn thành. Mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ được vạch rõ. 

Nhờ hiểu tính chất đầu việc nên tránh được tình trạng loay hoay trong núi việc, làm mãi không hết. Ngoài ra nếu xuất hiện sự cố bạn cũng dễ dàng xử lý, không bị động, lo lắng. 

Nâng cao chất lượng công việc

Hình thành kỹ năng quản lý công việc hiệu quả góp phần tận dụng tối ưu thời gian, nâng cao chất lượng làm việc. Thông qua kế hoạch đã vạch sẵn bạn sẽ biết:

• Thứ tự công việc làm trước, sau. 
• Nhiệm vụ nào cần linh hoạt, xử lý gấp. 
• Việc nào có thể làm khi cuối giờ. 

Như vậy bạn sẽ không phải mải mê làm những việc không quan trọng đến khi lại cuống cuồng xử lý việc gấp. Sự chủ động và khoa học này giúp bạn được sếp đánh giá cao, cơ hội cất nhắc lên vị trí quan trọng tốt hơn. 

Phát triển bản thân

Sắp xếp công việc hợp lý góp phần tối ưu thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ đó, bạn có thêm nhiều thời gian cho bản thân như:

• Nghỉ ngơi tái tạo năng lượng. 
• Học bổ sung kỹ năng mềm. 
• Rèn luyện thể lực bằng cách đi bơi, chạy bộ, yoga. 
• Trau dồi, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. 

Nói chung, một nhân sự có cách quản lý công việc hiệu quả luôn được sếp “cưng” và dành nhiều cơ hội thăng tiến. Hơn nữa, tinh thần họ cũng thoải mái, tỉnh táo, tràn đầy năng lượng khi bước vào ngày làm việc tiếp theo. 

Nâng cao khả năng tập trung

Sắp xếp công việc khoa học là cách để nhắc nhở bản thân không có thời gian chi phối cho những cuộc tán gẫu, lướt web, nói chuyện phiếm. Sự sát sao về mặt thời gian, deadline khiến bạn tập trung cao độ để không bị “trễ nhịp” ảnh hưởng tới tiến độ. 

Khi chú tâm làm việc bạn sẽ dễ dàng phát hiện vấn đề phát sinh tốt hơn. Thông qua đó chúng ta có thể đưa ra dự báo, lên kế hoạch xử lý hiệu quả, hạn chế tối đa rủi ro. 

Mở rộng cơ hội thăng tiến

Quản lý công việc hiệu quả là đòn bẩy mở rộng cơ hội thăng tiến của nhân sự. Bất cứ người sếp nào cũng đều hài lòng với nhân viên có đặc điểm sau:

• Làm tốt mọi nhiệm vụ. 
• Xử lý vấn đề linh hoạt, nhanh chóng. 
• Chủ động trong công việc. 
• Hồi đáp công việc ngay khi sếp hỏi tới.

Không chỉ được đánh giá cao, người này còn là tấm gương cho đồng nghiệp xung quanh. Khi đề bạt tăng lương, thăng chức, khen thưởng nhân sự có kỹ năng quản lý công việc tốt luôn nằm trong top đầu danh sách. 

Dễ nhận thấy, để công việc trôi chảy đòi hỏi chúng ta không chỉ phải lên kế hoạch cụ thể, đặt mục tiêu chi tiết mà còn cần phân bổ thời gian hợp lý. Với thông tin trên đây hẳn bạn đã hiểu như thế nào là quản lý công việc hiệu quả. Nếu cần tham khảo thêm nhiều tips hay liên quan tới sự nghiệp, bạn đừng quên cập nhật Gitiho thường xuyên. 

Xem thêm