Kỹ năng viết Email: 9 bí quyết để Email chuyên nghiệp hơn

Kỹ năng viết email sẽ đồng hành với chúng ta trong suốt quá trình tìm kiếm việc làm, phát triển sự nghiệp. Đây là ấn tượng đầu tiên bạn có thể tạo trước nhà tuyển dụng. 

“Dắt túi” bí quyết viết email thuần thục, chuyên nghiệp sẽ mang đến lợi thế cho riêng bạn. Nếu chưa biết cách viết như thế nào chuẩn hãy cùng Gitiho tham khảo ngay bài viết sau đây. 

Cấu trúc một email chuẩn

Muốn rèn luyện kỹ năng viết email trước hết bạn cần nắm rõ cấu trúc chuẩn của chúng. Hiểu rõ nội dung, thông tin cần có giúp bạn tạo ra một Email hoàn hảo, khoa học. 

Cấu trúc cho email chuẩn gồm các phần sau:

• Tiêu đề Email. 
• Lời chào đầu Email: Giới thiệu sơ lược về người gửi. 
• Nội dung chi tiết Email: Nêu rõ mục đích thư, thông tin cụ thể cần chia sẻ, trao đổi. 
• Lời chào cuối Email. 
• Chữ ký chân Mail, thông tin liên hệ. 

Một email được sắp xếp khoa học, hợp logic sẽ tạo ấn tượng ngay từ lần đầu cho người nhận. Qua đó họ cũng đánh giá được cơ bản năng lực tin học văn phòng của bạn. Vì thế, trước khi gửi email bạn cần trau chuốt, cân nhắc kỹ càng. 

9 bí quyết để nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp trong mắt khách hàng

Kỹ năng viết email thuộc nhóm kỹ năng mềm có thể rèn luyện và thực hành thường xuyên. Bạn có thể lưu ngay một số bí quyết sau để cải thiện khả năng soạn email trở nên tốt hơn. 

Luôn có tiêu đề email

Tiêu đề mail đóng vai trò quyết định đến việc người nhận có mở ra đọc hay không. Một lá thư điện tử gửi đi cần hoàn hảo từ tiêu đề đến nội dung. Đây là phần thông tin nhằm thông báo đến người đọc vấn đề chính trong email truyền tải. 

Khi đặt tiêu đề bạn cần cân nhắc sử dụng từ ngũ kỹ lưỡng. Phải làm sao để thông báo tới người nhận một cách bao quát nhất rất quan trọng. Dù vội tới đâu cũng tuyệt đối không được để trống phần tiêu đề. Bởi người nhận có thể sẽ lướt qua hoặc xóa ngay vì nhầm tưởng đó là thư rác. 

Xem thêm: Quy tắc viết email công việc chuyên nghiệp

Tiêu đề nên viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh nhằm tránh lỗi phông chữ. Với những email xin việc, trong thông tin tuyển dụng có yêu cầu ghi tiêu đề email theo cú pháp cụ thể bạn phải thực hiện đúng. Nếu không yêu cầu bạn hãy trình bày tiêu đề đủ 3 yếu tố gồm: Họ tên_Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng. 

Gửi lời chào, lý do viết email 

Lời chào đầu email vô cùng quan trọng. Tùy thuộc đối tượng người nhận bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Bạn có thể lưu lại trong cẩm nang kỹ năng viết email để rèn luyện dần, như:

• Người nhận và bạn có mối quan hệ thân thiết: “Chào bạn”, “Chào người anh em”, hay “xin chào”. 
• Trường hợp người nhận là người ngoại quốc: Bạn có thể gửi lời chào nhẹ nhàng, thân thiện như “Hi Nick”, “Hi Sofia”. 
• Nếu người nhận là cấp trên, đối tác: Lời chào đầu cần thể hiện lịch sự, trịnh trọng “Dear Mr Diem”, “Kính gửi”, “Thân gửi”. 

Cách trình bày lời chào đầu email khá đơn giản. Bạn có thể áp dụng theo cấu trúc: [Từ chào] + [Tên người nhận] + [dấu phẩy]. 

Sử dụng địa chỉ email công việc chuyên nghiệp

Khác với nick chat trên mạng xã hội, khi sử dụng thư điện tử bạn cần dùng tên email thể hiện sự chín chắn, lịch sự. Nhất là khi bạn làm việc cho một công ty, tổ chức, đuôi email của nơi công tác sẽ tạo nên cảm giác tin cậy, chuyên nghiệp (Ví dụ: @ABCGroup.vn). 

Nếu làm công việc độc lập (Freelancer), bạn nên cân nhắc trong việc đặt tên email riêng cho mình. Tuyệt đối tránh những email với biệt danh quá teen như “babygirl@...” Hay “co_nang_mong_mo@...”. 

Cài đặt chữ ký chân mail 

Thực tế, người nhận sẽ tin tưởng hơn khi đọc email kết thúc bằng phần chữ ký cụ thể, rõ ràng. Một chữ ký hoàn hảo cung cấp những thông tin cơ bản như: Họ tên, cơ quan công tác, thông tin liên hệ”. Thông qua đó người đọc nhanh chóng “định vị” được bạn là ai, từ đâu đến. 

Khi tạo chữ ký chân mail bạn cần lựa chọn phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm phù hợp thể hiện một cách chỉn chu, chuyên nghiệp. Như vậy người nhận sẽ thấy được sự cẩn thận trong từng chi tiết và có ấn tượng tốt với bạn. 

Tránh lời chào quá thân mật

Cựu Phó chủ tịch của Harley-Davidson – John Russell từng nói: “Bạn càng gắn bó với khách hàng, mọi thứ càng trở nên rõ ràng hơn. Bạn càng dễ định hướng những điều nên làm”. Vậy nhưng trong khi viết email cho khách hàng, đối tác bạn nên tránh dùng những câu biểu cảm thường ngày hay lời chào quá thân mật. 

Hành động kể trên khiến người nhận cảm giác thiếu sự tôn trọng nhất là khi không có mối quan hệ thân thiết với bạn. Trường hợp bạn gửi email cho đối tác, tổ chức mà họ hơn tuổi bạn, đừng quên dùng kính ngữ thể hiện sự kính trọng nhân vật đó. 

Vậy nên bạn hãy tìm hiểu rõ vai vế, nội dung cần truyền tải nên lựa lời chào phù hợp. Kỹ năng viết email này cực quan trọng để tránh những hiểu lầm không đáng có. 

Luôn để ý đến khác biệt văn hóa

Viết email nhất là gửi cho người nước ngoài bạn nên tìm hiểu kỹ văn hóa của họ nhằm hạn chế bất đồng trong giao tiếp. Đối với những nền văn hóa phụ thuộc vào ngữ cảnh như: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc hay Ả Rập, mọi người luôn tìm hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác. 

Vậy nên trong luồng mail trao đổi với đối tác này bạn hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin liên quan tới bản thân mình, kèm hỏi thăm sức khỏe. Nhờ đó bạn dễ dàng tạo được ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên. 

Ngược lại với các nền văn hóa ít phụ thuộc ngữ cảnh như Mỹ, Đức, Pháp, bạn có thể đi thẳng vấn đề. Email đưa thông tin càng ngắn gọn, súc tích càng tốt. Rèn luyện kỹ năng viết email này nhuần nhuyễn bạn sẽ dễ dàng “chốt đơn” những khách hàng ngoại quốc lớn. 

Trình bày email thông minh

Một email được viết khoa học, hợp logic tạo nên ấn tượng ngay từ lần đầu tiên. Người nhận nhanh chóng hiểu được vấn đề bạn muốn truyền tải, trao đổi. Đồng thời bạn cũng không làm mất quá nhiều thời gian của họ. 

Kỹ năng viết email rất chú trọng tới cách trình bày. Những thư có nội dung quan trọng, nhiều thông tin bạn nên bôi đậm phần lời chào để xác nhận đối tượng cần đọc email. Đồng thời bôi đậm phần thông tin trọng tâm, đừng quên dãn cách dòng giúp người đọc dễ nắm bắt ý chính. 

Tuyệt đối không nên viết đoạn quá dài, chi chít chữ gây rối rắm. Người đọc cũng sẽ không đủ kiên nhân để ngồi soi từng chữ. Như vậy là bạn đã mất điểm ngay từ cái nhìn đầu tiên. 

Tránh dùng từ ngữ, cấu trúc khó hiểu

Trong công việc, email giống như một văn bản trực tuyến bạn gửi tới đồng nghiệp, cấp trên, đối tác, khách hàng. Vậy nên ngoài việc viết ngắn gọn, cô đọng bạn cần tránh viết tắt hoặc sử dụng “teencode”. Ví dụ như: Lmj, ms, bt oy, klq, xu cà na, gato, bn, mk, đk…. 

Dùng ngôn ngữ cá nhân trong email khiến người đọc khó hiểu nội dung bạn truyền tải. Chưa kể nhiều người còn thấy khó chịu khi phải nhận những email đó. Họ cảm nhận được sự thiếu nghiêm túc, không được tôn trọng. 

Cấu trúc câu trong thư cũng phải đảm bảo có đầu, đuôi. Không nên viết cộc lốc, thiếu chủ ngữ, đảo lộn nội dung gây khó hiểu, không đạt hiệu quả như mong muốn. 

Đọc lại email trước khi gửi

Lưu ý cuối cùng trong kỹ năng viết email chính là luôn phải xem lại thư trước khi gửi đi. Nhiều người có thói quen gửi ngay sau khi soạn, nếu sai hay thiếu sót cũng không rút kịp. 

Luyện tác phong kiểm tra lại nội dung sẽ giúp bạn phát hiện ra những chỗ chưa đúng hay sai sót nhằm kịp thời sửa đổi, bổ sung. Ngoài các vấn đề chính trong mail bạn cũng đừng quên kiểm tra xem đã đúng tên người nhận, số lượng file đính kèm đủ hay chưa. 

Như vậy, tạo email chuyên nghiệp không hề khó và đều có thể rèn luyện được. Gitiho hy vọng với những kỹ năng viết email được chia sẻ trên đây bạn đã tự tin khi soạn thư điện tử trong quá trình làm việc.