LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

Thanh Hằng
Thanh Hằng
Jan 13 2023

Với những ai thường xuyên sử dụng phần mềm Excel để làm việc, một ngày kia bạn sẽ thấy file Excel bị nặng,b trở nên chậm chạp và kì ạch khiến các thao tác trở nên "đơ", khó khăn trong quá trình xử lý dữ liệu. 

Chúng ta tự hỏi không biết lỗi do máy tính hay mình đã ấn nhầm vào tính năng gì? Làm thế nào để giải quyết vấn đề đó. Hãy cùng Gitiho đánh bay các câu hỏi trên qua bài viết này nhé.

VỪA BẬN VỪA LƯỜI VẪN GIỎI EXCEL NHỜ KHÓA HỌC NÀY

EXG01: Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel

G-LEARNING

32708 học viên

4.8 (110 đánh giá)

499,000đ

799,000đ

Nhập môn Excel cùng Gitiho

G-LEARNING

10827 học viên

4.65 (20 đánh giá)

Miễn phí

499,000đ

EXG05 - Kỹ năng sử dụng công thức và hàm A-Z trong Excel

G-LEARNING

683 học viên

4.8 (5 đánh giá)

499,000đ

799,000đ

File Excel bị nặng do lỗi định dạng không kiểm soát 

Trong file Excel có rất nhiều định dạng được cho phép ứng dụng (như Text, Date, Number,...) và việc sử dụng một cách bừa bãi các kiểu định dạng trên là một trong những nguyên nhân khiến file Excel bị nặng. Dưới đây là một số lỗi định dạng thường gặp phải như:

Loại bỏ các đường kẻ phân chia ô trong file Excel bằng việc tô màu nền trắng

Nguyên nhân: Khi bạn muốn file Excel (trang tính) của mình trở nên trắng tinh như một trang Word, bạn đã loại bỏ những đường phân chia ô trong một Sheet (đường Gridlines) bằng cách tô màu nền là màu trắng. Đặc biệt, thao tác bạn mắc phải có thể như sau:

  1. Chọn tất cả các ô tính trong trang bằng đoạn giao nhau giữa tên cột và tên dòng (như hình dưới)
LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

        2. Chọn Theme Colors (mục Font) trên thanh Ribbon của tab Home

LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

Bạn hãy luôn ghi nhớ rằng cách làm này hoàn toàn LÀ SAI, và gây nên lỗi nghiêm trọng là làm file Excel bị nặng

Cách khắc phục: Cách làm đúng và đơn giải hơn rất nhiều chính là, bạn thực hiện tắt việc hiển thị đường Gridlines trong thẻ View như hình sau:

LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

Xem thêm: Công thức Conditional Formatting trong Excel để tô màu ngày chủ nhật

Lỗi thiết lập bộ lọc Auto Filter trong file Excel không kiểm soát 

Nguyên nhân: Việc sử dụng tính năng lọc tự động Auto Filter của Excel cũng là một trong những nguyên nhân khiến file Excel bị nặng. Khi cần sử dụng tính năng này, bạn không chọn vùng dữ liệu cần lọc mà bấm ngay vào nút Filter trong thẻ Data nên tính năng lọc này được áp dụng sang cả những vùng nằm ngoài bảng dữ liệu cần lọc

LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

Cách khắc phục:  Chọn vùng (range) dữ liệu cần sử dụng tính năng lọc trước, sau đó mới bấm chọn Auto Filter.

Lỗi thiết lập Data Validation, Conditional Formatting trong file Excel không có giới hạn

Nguyên nhân: Nếu bạn phải sử dụng thường xuyên các tính năng như Data Validation hay Conditional Formatting mà không kiểm soát thì chắc chắn sẽ làm file Excel bị nặng. Bởi mỗi một ô được sử dụng các tính năng đó giống như một ô chứa công thức, hàm trong Excel, chúng cũng tiêu tốn bộ nhớ, tài nguyên của phần mềm cho việc chạy công thức và tính toán các điều kiện liên quan.

Cách khắc phục: Luôn cần ghi nhớ và tuân thủ nguyên tắc - Thiết lập có giới hạn, làm việc tới đâu thiết lập luôn tới đó. Hoặc xác định 1 mốc giới hạn từ trước và chỉ thiết lập tạm thời tới đó.

Ví dụ: Bạn cần thiết lập tính năng Data Validation cho cột "Tên mặt hàng", thay vì bấm cả cột B và tạo tính năng cho cả cột thì bạn nên chọn giới hạn từ dòng 2 đến 1000 trước (với dự kiến bảng bao gồm 1000 dòng). Sau đó nếu dữ liệu vượt quá giới hạn thì bạn mới bắt đầu thiết lập mở rộng hơn. Khi đó, dung lương file Excel sẽ được kiểm soát tốt hơn.

LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

Xem thêm: Hướng dẫn tạo các quy tắc Xác thực dữ liệu (Data validation) tùy chỉnh trong Excel và khắc phục một số lỗi thường gặp

Lỗi lưu file Excel dưới định dạng đuôi ".xls"

Nguyên nhân: Đuôi ".xls" là đuôi file phổ biến khi lưu file Excel như lại là file Excel dành cho phiên bản 1997-2003 đã lỗi thời, do đó khả năng nén dữ liệu của file thấp. File lưu ở dưới đuôi định dạng này có khả năng làm tăng dung lượng của file khiến file Excel bị nặng. Ngoài ra, một số lỗi có thể gặp là một số hàm trong file Excel không sử dụng được hay một số tính năng bị ảnh hưởng. 

Cách khắc phục: Khi lưu file Excel, bạn cần chú ý tới đuôi định dạng của file, có 2 loại file cần lưu ở dạng sau:

  • File không chứa macro: dạng file .xlsx
  • File có chứa macro: dạng file .xlsm hoặc .xlsb

Lỗi sử dụng quá nhiều Tên vùng thừa, lỗi, hay liên kết tới bên ngoài file Excel

Nguyên nhân: Sử dụng Tên vùng dữ liệu (Name Range) là các chúng ta sử dụng để việc quản lý dữ liệu trong file Excel được tốt hơn, thiết lập công thức dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi bạn muôn sao chép dữ liệu đã được đặt tên thì Excel cho phép bạn mang cả tên vùng dữ liệu (Name Range) đó theo. Việc này gây rất nhiều khó khăn cho bạn khi bạn muốn sử dụng hàm hay các công thức có tham chiếu tới trang tính khác, vùng dữ liệu khác, và những Tên vùng thừa, lỗi không mong muốn.

Cách khắc phục: 

  1. Mở thẻ Formulas > Name Manager, bạn lọc những Tên vùng thừa, lỗi hay Tên (Name) tham chiếu tới các trang tính khác 
LÀM THẾ NÀO KHI FILE EXCEL NẶNG BẤT THƯỜNG

       2. Kiểm soát các Name động, Name chứa công thức. Hạn chế việc sử dụng các Name này khi có thể.

Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel the name already exists

Kết luận

Với Excel, công cụ tính toán khổng lồ nhưng đôi khi file Excel bị nặng do thói quen không kiểm soát tài nguyên được cung cấp của người sử dụng, gây nên những tác hại khôn lường. Excel sẽ trở nên có ích và hiệu quả nếu người sử dụng biết tiết kiệm, không lãng phí tài nguyên, sử dụng hiệu quả và đúng cách.

Hy vọng qua những điều lưu ý trên, Gitiho đã giới thiệu ở trên, bạn đọc có thể tìm ra nguyên nhân khiến file Excel bị nặng cũng như biết cách sửa chữa những lỗi lầm mình đã, đang hoặc sẽ mắc phải. Chỉ cần lưu ý trong quá trình làm việc, Excel sẽ hỗ trợ bạn đắc lực trong tốc độ cũng như khả năng xử lý của nó. 

Để có nhanh chóng xử lý triệt để các vấn đề gặp phải học làm việc với Excel ứng dụng gia tăng hiệu suất làm việc của bạn gấp 2-5 lần mời bạn tham khảo thêm thông tin khóa học Excel: Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành chuyên gia Excel trong 16h sẽ giúp bạn giải quyết triệt để.

Cảm ơn bạn đã theo dõi Blog tin học văn phòng của Gitiho.

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội