Làm thế nào khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã?

Lập sai hóa đơn điện tử, đặc biệt hóa đơn điện tử không có mã sẽ dễ dàng dẫn đến sai sót trong quá trình hạch toán. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về hóa đơn điện tử không có mã và cách xử lý chính xác khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã nhé!

Xem thêm: 4 điều phải tránh khi tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không có mã là gi?

Khái niệm hóa đơn điện tử không có mã

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế (bao gồm cả hóa đơn được tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế)

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là các doanh nghiệp ở các lĩnh vực sau:

• Điện lực
• Xăng dầu
• Bưu chính viễn thông
• Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
• Nước sạch
• Tài chính - tín dụng
• Bảo hiểm - Y tế
• Thương mại điện tử
• Siêu thị
• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế. Trừ các doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế và các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, các đối tượng sử dụng thực hiện theo các bước sau:

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (Mẫu số 01 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
• Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu cơ quan Thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của doanh nghiệp, đối tượng sử dụng cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.
• Bắt đầu từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử cần hủy toàn bộ các hóa đơn giấy còn tồn lại

Cách lập hóa đơn điện tử không có mã và xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã

Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Đối với hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ; ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua theo phương thức điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. 

Cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã

Theo điều 24, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 17, Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn như sau:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có sai sót

Đối với hóa đơn điện từ không có mã đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót (lỗi sai có thể do người bán hoặc người mua phát hiện), cách xử lý như sau:

Sai sót tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và nội dụng khác

• Người bán thông báo cho người mua về lỗi sai trong hóa đơn điện tử và KHÔNG PHẢI lập lại hóa đơn điện tử

• Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi chi cơ quan Thuế: Người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp cực đơn giản 2021

Sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn điện tử, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận và xác định, ghi rõ những sai sót
• Người bán lập lại hóa đơn điện tử mới, thay thế cho hóa đơn điện tử cũ đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn *ký hiệu mẫu số*, *ký hiệu hóa đơn*.......số hóa đơn...., ngày....tháng.......năm....."
• Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi lại cho người mua
• Nếu đã gửi hóa đơn điện tử có sai sót cho cơ quan Thuế: Người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi hóa đơn điện tử mới theo phương thức, thời gian đã nêu tại điều 16, Thông tư 68//2019/TT-BTC

Hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế và cơ quan thuế phát hiện sai sót của hóa đơn điện tử

Cách xử lý như sau:

• Cơ quan Thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra lại sai sót
• Trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan Thuế, người bán cần thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (nếu có)
  • Nếu thông báo hủy hóa đơn điện tử: Người bán lập hóa đơn mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu cho cơ quan Thuế
  • Nếu không thông báo hủy hóa đơn điện tử: Cơ quan Thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót để người bán điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng, nhưng vẫn cần lưu trữ để phục vụ tra cứu

Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Tổng kết

Trong bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hóa đơn điện từ không có mã cũng như cách để xử lý đối với những hóa đơn điện tử không có mã xảy ra sai sót. Mong rằng, bạn đã có thể hiểu rõ và áp dụng vào công việc của mình.

Bạn có thể tải mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để sử dụng nhé!

Chúc bạn học tốt!