Larksuite là gì? các ứng dụng Larksuite thực tế tại doanh nghiệp

Larksuite là gì?

Nếu nói về phần mềm quản lý doanh nghiệp, thì hầu hết trong đầu chúng ta sẽ thường nghĩ về Base, 1office, Amis… hoặc các ứng dụng nước ngoài như Jira, Trello….

Nhưng có một ứng dụng có sức mạnh bằng: Google Suite + Toàn bộ các app mình kể ở trên là Larksuite. Đây là một ứng dụng do Công ty mẹ của Tiktok phát triển với các bộ tính năng như ảnh mình đính kèm ở đây. Toàn bộ tính năng này tới giờ đã đáp ứng được tới 96% nhu cầu của Công ty mình và mình không ngừng mở rộng áp dụng vào nhiều công việc khác.

Vậy Larksuite có thể làm được gì trong một doanh nghiệp đã chuyển đổi số? để tìm hiểu mời bạn tiếp tục đọc bài viết.

Các hoạt động trong doanh nghiệp

Mục tiêu

Mục tiêu quản lý

Tất cả các công ty đều có các quy trình và quy trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại công ty, quy mô, ngành nghề và các yêu cầu pháp lý khác. Dưới đây là một số quy trình phổ biến trong một công ty:

Quản lý nhân sự:

• Quản lý các thông tin nhân viên,
• Tuyển dụng,
• Đào tạo,
• Đánh giá và thăng tiến,
• Quản lý các chính sách và quy trình liên quan đến lương, phúc lợi và bảo hiểm.

Quản lý tài chính:

• Quản lý ngân sách,
• Lập kế hoạch tài chính,
• Phân bổ nguồn lực và
• Quản lý thu chi, quản lý các quy trình liên quan đến kế toán, thuế và kiểm toán.

Quản lý sản xuất:

• Quản lý quá trình sản xuất,
• Điều phối vật liệu và nguồn lực, Kiểm soát chất lượng và
• Đảm bảo tuân thủ các quy trình an toàn lao động và môi trường.

Quản lý dự án:

• Quản lý các dự án từ khởi động đến hoàn thành,
• phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch,
• theo dõi tiến độ và
• đảm bảo hoàn thành đúng hạn và chất lượng.

Quản lý tiếp thị:

• Quản lý các hoạt động tiếp thị và quảng cáo,
• nghiên cứu thị trường,
• phân tích cạnh tranh,
• xây dựng chiến lược tiếp thị và đo lường hiệu quả.

Quản lý hành chính:

• Quản lý các hoạt động văn phòng,
• điều phối lịch trình,
• quản lý tài liệu,
• quản lý các hoạt động họp và sự kiện.

Quản lý hỗ trợ khách hàng:

• Quản lý các hoạt động liên quan đến chăm sóc khách hàng,
• hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp thắc mắc của khách hàng.

Ngoài ra, một số công ty còn có các quy trình khác như quản lý phát triển sản phẩm, quản lý hợp đồng và quản lý bảo trì và sửa chữa. Các quy trình này đều cần được thiết kế và triển khai một cách chặt chẽ và hiệu quả để đảm bảo hoạt động của công ty được thuận lợi và bền vững.

Hoạt động vận hành

Thông tin và Truyền thông nội bộ (Từ trên xuống)

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết để cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Dưới đây là một số vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp:

Tạo ra một môi trường làm việc tích cực: Truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực bằng cách chia sẻ thông tin và tin tức về hoạt động của công ty, tạo ra sự đồng thuận và sự chia sẻ giữa các nhân viên và các bộ phận trong công ty.

Tăng cường tinh thần đồng đội và sự đoàn kết: Truyền thông nội bộ giúp tăng cường tinh thần đồng đội và sự đoàn kết bằng cách chia sẻ các giá trị, mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch của công ty, giúp tất cả các nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Cải thiện sự hiểu biết về các hoạt động của công ty: Truyền thông nội bộ giúp cải thiện sự hiểu biết về các hoạt động của công ty bằng cách cung cấp thông tin liên tục về các sản phẩm, dịch vụ, chính sách và quy trình, giúp tất cả các nhân viên hiểu rõ về công ty và các hoạt động của nó.

Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên: Truyền thông nội bộ cũng giúp thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên bằng cách chia sẻ các cơ hội đào tạo, các chính sách thăng tiến và các dự án phát triển nhân sự.

Tạo ra sự đồng nhất về văn hóa doanh nghiệp: Truyền thông nội bộ giúp tạo ra sự đồng nhất về văn hóa doanh nghiệp bằng cách chia sẻ các giá trị, tôn chỉ và phương châm làm việc của công ty, giúp tất cả các nhân viên hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp và giúp họ thích nghi với môi trường làm việc của công ty.

Giao việc, mục tiêu

Giao mục tiêu và giao việc là hai hoạt động quan trọng trong quản lý công việc của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Cả hai hoạt động này đều liên quan đến việc phân chia và quản lý nhiệm vụ, để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng cách và đúng tiến độ.

Giao mục tiêu là quá trình xác định các mục tiêu hoặc kết quả cần đạt được trong một dự án hoặc công việc cụ thể. Các mục tiêu này có thể được đặt ra bởi các quản lý, giám đốc hoặc các thành viên của nhóm. Mục tiêu phải được xác định rõ ràng và cụ thể để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu và có thể đóng góp vào việc đạt được chúng.

Giao việc là quá trình phân chia các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến mục tiêu đã được xác định cho từng thành viên trong nhóm. Việc phân chia công việc phải được thực hiện một cách công bằng và có tính khả thi để đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm đều có phần công việc của mình và không ai quá tải hoặc thiếu việc làm.

Khi giao mục tiêu và giao việc, các quản lý và giám đốc cần phải xác định rõ ràng các mục tiêu và nhiệm vụ, cũng như đưa ra các chỉ tiêu đo lường để đánh giá tiến độ và thành công của dự án. Đồng thời, các thành viên trong nhóm cũng cần có kỹ năng tự quản lý công việc của mình, để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng cách và đúng tiến độ. Việc giao mục tiêu và giao việc được thực hiện tốt sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của các nhân viên, cũng như đảm bảo rằng dự án hoặc công việc được hoàn thành thành công.

Đề xuất

Các đề xuất phổ biến trong doanh nghiệp có thể bao gồm:

Xin nghỉ: Nhân viên có thể đề xuất xin nghỉ phép trong một thời gian cụ thể vì lý do sức khỏe, gia đình, hoặc cá nhân.

Yêu cầu tăng lương: Nhân viên có thể đề xuất yêu cầu tăng lương do các thành tích làm việc tốt, hoặc do tăng chi phí sinh hoạt.

Đề xuất nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Nhân viên có thể đề xuất các ý tưởng để nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

Yêu cầu thay đổi chính sách công ty: Nhân viên có thể đề xuất yêu cầu thay đổi các chính sách công ty như chính sách tài chính, chính sách nhân sự hoặc chính sách phúc lợi.

Đề xuất cải tiến quy trình làm việc: Nhân viên có thể đề xuất các ý tưởng để cải tiến quy trình làm việc của công ty để tăng hiệu suất hoặc giảm chi phí.

Yêu cầu thêm thiết bị, trang thiết bị: Nhân viên có thể đề xuất yêu cầu thêm thiết bị, trang thiết bị cần thiết để làm việc tốt hơn.

Yêu cầu thực hiện các dự án mới: Nhân viên có thể đề xuất các dự án mới mà họ nghĩ rằng sẽ giúp công ty tăng doanh thu hoặc cải thiện sản phẩm/dịch vụ.

Đó chỉ là một số ví dụ về các đề xuất phổ biến trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào công ty và ngành nghề, có thể có các đề xuất khác nhau.

Cộng tác làm việc - Quy trình làm việc

Cộng tác làm việc (collaboration) là quá trình mà các thành viên trong một nhóm hoặc tổ chức làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung. Các thành viên trong một nhóm hoặc tổ chức phối hợp và chia sẻ ý tưởng, thông tin, kỹ năng và nguồn lực để đạt được kết quả tốt nhất.

Cộng tác làm việc được xem là một yếu tố quan trọng trong thành công của một doanh nghiệp, bởi vì nó giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tăng sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu.

Các công cụ và phương pháp cộng tác làm việc bao gồm:

1. Email và tin nhắn: Dễ dàng và nhanh chóng gửi và nhận thông tin từ các thành viên khác trong nhóm.
2. Trang web cộng tác: Cung cấp một nơi để các thành viên có thể trao đổi thông tin, tài liệu và ý tưởng.
3. Phần mềm quản lý dự án: Giúp các thành viên theo dõi tiến độ của dự án, giao nhiệm vụ và đưa ra các báo cáo.
4. Cuộc họp trực tuyến và video hội thảo: Cho phép các thành viên gặp nhau và trao đổi trực tiếp từ xa.
5. Công cụ chia sẻ tài liệu: Cho phép các thành viên chia sẻ và làm việc trên các tài liệu cùng nhau từ xa.

Để thành công trong cộng tác làm việc, các thành viên cần phải có các kỹ năng tốt như giao tiếp, phối hợp, lắng nghe và tôn trọng lẫn nhau. Ngoài ra, việc thiết lập các quy trình và hệ thống để quản lý cộng tác làm việc cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ.

Ghi nhận và thu nhập

Chính sách ghi nhận và lương thưởng cho nhân viên là hai khía cạnh quan trọng trong quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Dưới đây là những thông tin cơ bản về hai chính sách này:

Việc ghi nhận thành tích nhân viên là một phần quan trọng của việc quản lý nhân sự trong một doanh nghiệp. Ghi nhận thành tích giúp đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, đồng thời cũng là một công cụ để đánh giá hiệu quả của chính sách phát triển và huấn luyện nhân viên.

Dưới đây là một số lợi ích của việc ghi nhận thành tích nhân viên:

• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: Thành tích là một tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Việc ghi nhận thành tích giúp xác định những nhân viên hoạt động hiệu quả, đóng góp tích cực và có thể được thưởng cho sự nỗ lực của họ.
• Xây dựng động lực cho nhân viên: Thành tích cũng là một cách để tôn vinh và khích lệ nhân viên làm việc tốt hơn. Khi nhận được sự công nhận cho những nỗ lực của mình, nhân viên sẽ cảm thấy động lực và sẵn sàng tiếp tục phát triển và cống hiến cho công ty.
• Phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu quả làm việc: Nhân viên được đánh giá và nhận phản hồi về công việc của mình sẽ giúp họ nhận ra những điểm mạnh và yếu của mình. Từ đó, họ có thể tập trung vào phát triển những kỹ năng cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc.

Các hình thức ghi nhận thành tích nhân viên có thể bao gồm:

• Ghi nhận trong bảng điểm: Các thành tích của từng nhân viên được ghi vào bảng điểm để đánh giá hiệu quả làm việc của họ.
• Thẻ thành tích: Các thành tích của từng nhân viên được ghi vào thẻ thành tích và treo trên bảng thông tin của công ty.
• Tổ chức các buổi trao giải: Công ty tổ chức các buổi trao giải để tôn vinh những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc.

Việc ghi nhận thành tích cho nhân viên là một phần rất quan trọng trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp, tuy nhiên để thực hiện đúng và hiệu quả, cần lưu ý các điểm sau:

• Xác định các tiêu chí đánh giá: Để ghi nhận thành tích của nhân viên, cần xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng, phù hợp với công việc mỗi nhân viên. Điều này giúp đánh giá công bằng và chính xác hơn về hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
• Đưa ra phản hồi và đề xuất cải thiện: Sau khi ghi nhận thành tích, cần phải đưa ra phản hồi về kết quả đánh giá cho từng nhân viên. Đồng thời, cần đưa ra đề xuất để nhân viên có thể cải thiện công việc của mình trong tương lai.
• Đảm bảo tính khách quan: Việc đánh giá thành tích của nhân viên cần đảm bảo tính khách quan, không bị chi phối bởi các yếu tố cá nhân, tình cảm hoặc sự thiên vị. Điều này giúp đánh giá công bằng và tôn vinh những nhân viên thực sự đóng góp cho công ty.
• Đảm bảo tính minh bạch: Việc ghi nhận thành tích và đánh giá công việc của nhân viên cần đảm bảo tính minh bạch. Những tiêu chí đánh giá, kết quả và phản hồi đều phải được công bố rõ ràng và minh bạch để nhân viên có thể đánh giá công việc của mình và đóng góp ý kiến.
• Thường xuyên cập nhật: Việc ghi nhận thành tích của nhân viên là một quá trình liên tục và cần thường xuyên cập nhật. Các tiêu chí đánh giá và phản hồi cũng cần được điều chỉnh thích hợp để phù hợp với sự thay đổi của công việc và môi trường kinh doanh.
• Thể hiện công bằng và đúng đắn: Việc ghi nhận thành tích của nhân viên cần thể hiện sự công bằng và đúng đắn. Các nhân viên có cùng hiệu quả làm việc và đóng góp sẽ được đánh giá và thưởng tương xứng, đồng thời các kỳ

Chính sách lương thưởng: Chính sách lương thưởng là các quy định về việc trả lương và các khoản thưởng khác cho nhân viên trong doanh nghiệp. Chính sách này cần được thiết lập một cách công bằng và minh bạch để đảm bảo tính cạnh tranh và giữ chân các nhân viên tốt. Một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi thiết lập chính sách lương thưởng bao gồm:

• Thị trường lao động: Cần xem xét mức lương trung bình của các vị trí tương đương trên thị trường lao động để đưa ra quyết định về mức lương thích hợp.
• Hiệu suất: Những nhân viên làm việc hiệu quả và đóng góp lớn cho doanh nghiệp được ghi nhận và cần được trả lương và thưởng cao hơn những nhân viên khác.
• Các khoản phúc lợi: Những khoản phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, phụ cấp đi lại, vv. cũng cần được xem xét khi thiết lập chính sách lương thưởng.

Đo lường và cải tiến

Đo lường và cải tiến là quá trình quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra và phát triển bền vững.

Để đo lường hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp, các chỉ tiêu đo lường cần được xác định rõ ràng. Các chỉ tiêu này phải phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và có thể đo lường được bằng cách sử dụng các dữ liệu định lượng hoặc định tính. Các chỉ tiêu đo lường thường được phân loại thành các nhóm sau:

• Chỉ tiêu tài chính: bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, như doanh thu, lợi nhuận, tổng tài sản, tổng nợ và tỷ lệ lợi nhuận.
• Chỉ tiêu khách hàng: bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, như số lượng khách hàng, tỷ lệ khách hàng trung thành, độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ khách hàng quay lại.
• Chỉ tiêu nội bộ: bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, như năng suất lao động, tỷ lệ lỗi sản phẩm, độ hài lòng của nhân viên và tỷ lệ nghỉ việc.
• Chỉ tiêu xã hội: bao gồm các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động xã hội của doanh nghiệp, nhưng không phải là chỉ tiêu tài chính, như tác động đến môi trường, cộng đồng và xã hội.

Sau khi đo lường, doanh nghiệp cần phải đánh giá và cải tiến các hoạt động để đạt được kết quả tốt hơn. Các cải tiến này có thể bao gồm thay đổi các quy trình hoặc quy trình làm việc, cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, nâng cao năng suất lao động, tăng cường đào tạo nhân viên hoặc thực hiện các hoạt động tiếp thị và quảng cáo hiệu quả hơn.

Ứng dụng Lark

1. Thông tin và truyền thông nội bộ (Thông báo, Thông tin...)
2. Xây dựng mục tiêu, giao mục tiêu (OKRs)
3. Giao việc (Task)
4. Cộng tác: Email, Chat, Meeting, Comment, Lịch...
5. Đề xuất, duyệt đề xuất
6. Quy trình
7. Quản lý và xây dựng mối quan hệ với nhân sự và khách hàng (HRM, CMR System...)
8. Đo lường và cải tiến (Report, Dashboard...)
9. Ghi nhận & Thu nhập (Ngày công, Mục tiêu hoàn thành, Task hoàn thành, Doanh số....)
10. Admin (Quản lý Phòng họp, Tài sản...)
11. Cộng tác và tự động hoá doanh nghiệp (Larkflow, Automation...)