Mẹo tính tổng trong Excel siêu nhanh mà không cần dùng đến hàm

Tính tổng trong Excel có vẻ là công việc đơn giản. Vậy nếu như bạn cần tính tổng phụ cho các vùng dữ liệu riêng, sau đó mới gộp chúng lại và tạo một dòng tính tổng chung cho cả bảng dữ liệu thì bạn sẽ làm thế nào? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay nhé.

Đăng ký ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Mỗi khi bạn hoàn thành một bảng dữ liệu và muốn thêm một hàng tính tổng trong Excel thì phần lớn các bạn sẽ nghĩ ngay đến hàm SUM. Tuy nhiên nếu như mình có thể hướng dẫn cho bạn thay vì phải thực hiện thủ công thao tác này thì sao? Không chỉ là một dòng tính tổng tất cả dữ liệu mà còn cả cách để tính tổng từng danh mục dữ liệu, hãy cùng tìm hiểu về cách tính tổng trong Excel nhờ việc thêm dòng tổng phụ cho từng phần và dòng tính tổng toàn bảng nhé.

Xem thêm: Phân biệt 4 hàm tính tổng trong Excel: SUM, SUMIF, SUMIFS và DSUM

Cách thêm dòng tính tổng trong Excel

Cách thêm dòng tính tổng cho toàn bảng dữ liệu trong Excel

Nếu như bạn đang có một bảng số liệu, thay vì thực hiện thao tác thêm dòng mới và sử dụng hàm SUM để tính tổng trong Excel, bạn có thể hoàn thành công việc này bằng một cách khác đơn giản và tiết kiệm thời gian nhiều hơn cho bạn. Hãy cùng mình thực hành theo các bước dưới đây.

• Bước 1: Bạn hãy nhấn chọn vào bất cứ ô tính nào trong bảng dữ liệu để kích hoạt chức năng Table Tools.
• Bước 2: Bạn hãy chọn vào ô đánh dấu của lựa chọn Total Row trong tab Design như ảnh minh họa dưới đây.

Bây giờ khi bạn quay lại bảng dữ liệu thì bạn sẽ thấy có một dòng Total được tạo ở bên dưới cùng của bạn.

Vậy là chúng ta đã hoàn thành tính tổng trong Excel chỉ với 2 lần click chuột và không cần đến hàm SUM hay bất kỳ hàm Excel nào cả. Quá tiện lợi phải không nào?

Ngoài cách chúng ta vừa thực hành, vẫn còn một cách khác giúp bạn tính tổng trong Excel mà không cần dùng hàm. Đó chính là phím tắt AutoSum ngay trên thanh công cụ. Tham khảo bài viết dưới đây để sưu tầm thêm một thủ thuật Excel vô cùng hữu ích bạn nhé.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH TÍNH TỔNG TRONG EXCEL TỰ ĐỘNG BẰNG PHÍM TẮT AUTOSUM

Cách thêm các hàng tính tổng phụ cho từng danh mục dữ liệu trong Excel

Giả sử bạn cần tính tổng cho từng danh mục dữ liệu trong một bảng dữ liệu lớn, bạn sẽ làm như thế nào? Lúc này, bạn sẽ cần một dòng tính tổng phụ trong Excel ở cuối danh mục dữ liệu cần tính tổng. 

Trên thực tế, Excel không thể tự động thêm một hàng tính tổng phụ vào bảng dữ liệu. Tuy nhiên, chúng ta có thể chuyển bảng dữ liệu thành phạm vi các ô tính thông thường, từ đó áp dụng chức năng Subtotal để thêm một hàng tính tổng phụ cho phạm vi dữ liệu đó một cách tự động. Các bước tính tổng phụ trong Excel như sau:

• Bước 1: Nhấn chọn vào biểu đồ, nhấp chuột phải và chọn Table > Convert to Range trong menu ngữ cảnh như ảnh minh họa dưới đây: 

Lưu ý: Một cửa sổ hộp thoại Microsoft Excel sẽ hiện lên để yêu cầu sự xác nhận thao tác của bạn. Ở đây bạn chỉ cần nhấn vào nút Yes để tiếp tục thao tác tính tổng trong Excel.

• Bước 2: Nhấn chọn vào một Cột nhất định để làm dữ liệu cho dòng tính tổng phụ của bạn. sau đó bạn nhấn Data > Sort A to Z, cuối cùng là bạn nhấn nút Sort trong cửa sổ hộp thoại Sort Warning.

• Bước 3: Chọn toàn bộ phạm vi của bảng dữ liệu và sau đó nhấn Data > Subtotal. Ảnh minh họa: 

• Bước 4: Trong cửa sổ hộp thoại Subtotal, bạn hãy chọn (1) một Cột dữ liệu cụ thể để làm danh mục cho dòng tính tổng phụ trong danh sách thả xuống At each change in, (2) chọn cách tính cụ thể mà bạn muốn trong danh sách thả xuống Use function, (3) tiếp theo là bạn chọn Cột dữ liệu cụ thể để Excel có thể thêm dòng tính tổng phụ trong các lựa chọn của ô Add subtotal to, (4) và cuối cùng là bạn nhấn vào nút OK sau khi đã chắc chắn với các lựa chọn trong cửa sổ hộp thoại tính tổng phụ trong Excel.

Sau khi hoàn thành các bước trên thì ảnh dưới đây sẽ chính là kết quả của việc thêm dòng tính tổng phụ trong bảng dữ liệu dựa theo các lựa chọn mà bạn đã thực hiện trong. Như bạn thấy, dưới mỗi danh mục sản phẩm đã xuất hiện một dòng tính tổng phụ cho riêng danh mục đó.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel

Tổng kết

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách thêm dòng tính tổng vào bảng dữ liệu trong Excel. Mẹo này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều khi tính tổng trong Excel, mà nó còn khiến cho bảng dữ liệu và trang tính Excel của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, nhất là khi trình bày trong các loại báo cáo tổng hợp.

Để sưu tầm thêm các thủ thuật Excel hữu ích khác dành cho dân văn phòng, bạn hãy tham khảo các bài viết trên blog Gitiho.com nhé. Rất nhiều kiến thức và tài nguyên Excel đang chờ bạn khám phá đấy. Đừng quên tham gia ngay lớp học Tuyệt đỉnh Excel cùng chúng mình để học Excel bài bản từ A-Z nhé. Tham khảo thông tin chi tiết và đăng ký khóa học tại đây.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!