Lực td
Lực td
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 173 lượt xem

Mối quan hệ giữa kiểu dữ liệu với việc định dạng dữ liệu trong Excel

Jun 04 2021

Như chúng ta đã biết, Excel có ba dạng dữ liệu gồm: Số (Number), Văn bản (Text) và Ngày/tháng (Date). Nhưng trong quá trình làm việc, có thể chúng ta sẽ gặp những vấn đề khi định dạng những loại dữ liệu này, đơn cử như nhầm lẫn dữ liệu giữa Text và Number khiến cho việc định dạng trở nên khó khăn hay thậm chí là sai kết quả tính toán. Trong bài viết này, Gitiho sẽ cùng bạn đọc "thực chiến" định dạng dữ liệu Excel trên một bảng tính đầy đủ dữ liệu dạng Date, Number và Text cùng những tình huống sai sót có thể gặp trong quá trình làm việc cùng Excel.

EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết dễ hiểu nhất

Thực hành định dạng dữ liệu dạng Number

Cách xác định dạng dữ liệu bằng Format Cell

Trước tiên ta sẽ định dạng lại để xem có vấn đề gì xảy ra ở những loại dữ liệu này.  Thông qua hàm ISNUMBER, ta dễ dàng thấy được từ A3 đến A5 có cả dữ liệu Number lẫn Text (TRUE là dạng Number, FALSE là dạng Text). Nhưng cẩn thận hơn, Gitiho sẽ sử dụng Format Cell bằng phím tắt Ctrl + 1. 

 Từ cửa sổ này, Excel nhận diện nội dung này được định dạng Date.


 Tương tự, ta kiểm tra ô A5 bằng Format Cell sẽ hiện ra định dạng General.

 Mối quan hệ giữa kiểu dữ liệu với việc định dạng dữ liệu

Xem thêm: Hướng dẫn về cách định dạng cell (Format cell) trong Excel

Trường hợp người dùng định dạng sai dữ liệu trong Excel

Ta sẽ chọn vùng A3 đến A5 để chuyển tất cả về dạng Number cùng dấu phẩy ngăn cách phần nghìn và đưa chữ số phần thập phân về 0. Vấn đề xảy ra khi chỉ có A3 và A5 mới có dấu phẩy để phân cách phần nghìn.

Còn ô A4 là dữ liệu Text bởi nó vẫn giữ nguyên như ban đầu, mặc dù ô này định dạng dữ liệu là kiểu số. Từ đó ta suy ra việc định dạng dữ liệu cũng không làm thay đổi về loại dữ liệu gốc. Việc định dạng dữ liệu trong ô chỉ ảnh hưởng đến cách hiển thị của dữ liệu đó, còn về bản chất dữ liệu không thay đổi.

Ví dụ, Gitiho sẽ định dạng dữ liệu ô A3 từ Number sang Text, lúc này nội dung đã được đưa về sát lề trái đúng như dữ liệu Text. Nhưng đúng ra, bản chất của nó vẫn là Number, bởi hàm ISNUMBER trả về kết quả TRUE. Lí do bởi ngay từ đầu khi ta nhập vào nó đã mặc định là số, nên dù định dạng thế nào đi nữa nó vẫn là dạng Number.


Cách tạo định dạng dữ liệu tuỳ chỉnh (Custom) đối với dữ liệu dạng Date

Chúng ta thấy rằng ô A6 có hiển thị chữ "Ngày" nhưng Excel vẫn nhận dạng đây là dữ liệu Number, lí do tại sao lại như vậy? Trước khi tìm hiểu, ta hãy kiểm tra chính xác dữ liệu này là kiểu dữ liệu gì bằng Format Cell.


Từ cửa sổ Format Cell hiện ra mục Custom và định dạng của ô A6 là chữ "Ngày" được đặt trong dấu ngoặc kép cùng định dạng Date theo thứ tự dd-mm-yy. Đây là một dạng thủ thuật thêm chữ "Ngày" vào trong định dạng bằng dấu nháy kép, còn dd-mm-yy vẫn đại diện cho số ngày/tháng/năm.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng Custom Format để định dạng dữ liệu theo ý muốn


Hiểu được quy luật đó, chúng ta đưa thêm nội dung "tháng" và "năm" vào chung cột A6. Từ đó bạn chỉ cần nhập con số, tự động dòng "Ngày, tháng, năm" sẽ chuyển về cách hiển thị dạng Date.


Và đây là dữ liệu hoàn chỉnh.


Còn trường hợp ô A7 vẫn có thể đưa được về định dạng Custom, nhưng từ đầu, nội dung ô A7 là "Ngày 22" biểu thị theo dạng Text, do đó dữ liệu dạng Text sẽ không bị ảnh hưởng khi khi định dạng.


Qua hai ví dụ trên, ta rút ra kinh nghiệm: Chỉ dữ liệu dạng Number mới cho phép thay đổi về cách hiển thị dữ liệu trong ô, ngược lại, dữ liệu Text sẽ không bị ảnh hưởng bởi thao tác định dạng.

Tổng kết

Gitiho đã cùng các bạn đi qua hai ví dụ về những dạng dữ liệu "tưởng như vậy mà không phải vậy" trong Excel. Vì vậy trong qua trình làm việc ta phải xác định rõ kiểu dữ liệu bằng kỹ thuật Format Cell hoặc sử dụng hàm ISNUMBER, tránh dùng mắt thường để nhận dạng dữ liệu trong Excel để xảy ra nhầm lẫn. Ngoài ra, chúng ta không nên cố dùng phương pháp định dạng để thay đổi bản chất dữ liệu, thao tác này hoàn toàn vô ích. 

Xem thêm:

Hướng dẫn 5 cách tính tổng một cột trong Excel

Hướng dẫn về hàm Hlookup trong excel, cú pháp và cách dùng

Hướng dẫn cách kết hợp hàm IF và hàm AND trong excel

Bộ đề thi, bài tập Excel có đáp án về hàm trong Excel quan trọng

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 173 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội