NGHIỆP VỤ TÍNH LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP

Tính lương là một trong những công việc quan trọng nhất của bộ phận hành chính - nhân sự trong các doanh nghiệp lớn nhỏ. Vậy tính lương như thế nào là đúng? Có những yếu tố nào tác động đến bảng lương của người lao động? Cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Xem thêm: Chia sẻ file mẫu bảng tính lương Excel theo thông tư 133

Hướng dẫn nghiệp vụ tính lương

1. Văn bản quan trọng

2. Phương pháp tính lương

2.1. Xây dựng quy định tiền lương

Quy định của Pháp luật

1. Bộ luật lao động: quy định về tiền lương
2. Luật thuế TNCN: quy định về thuế TNCN
3. Luật BHXH: quy định về BHXH
4. Các văn bản hướng dẫn chi tiết khác.

Đặc điểm của doanh nghiệp

1. Lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ
2. Quy mô nhân sự
3. Chiến lược, mục tiêu kinh doanh

Một số quy định chung cho toàn bộ các vị trí trong đơn vị:

1. Trích BHXH, BHYT, BHTN:

• Nhân viên thử việc thường chưa được đóng BHXH (một số đơn vị có quy định về thâm niên khác)
• Mỗi nhân viên có mức đóng BHXH khác nhau và tỉ lệ đóng có thể khác nhau (do thuộc đối tượng khác nhau theo quy định BHXH)

2. Tạm tính thuế TNCN:

• Nhân viên thử việc tạm tính thuế 10%
• Nhân viên chính thức tạm tính thuế theo biểu lũy tiến

2.2. Tổng hợp dữ liệu tính lương

Có rất nhiều dữ liệu đầu vào để làm căn cứ tính lương. Khi đến kỳ tính lương, HR
yêu cầu các bộ phận liên quan gửi các dữ liệu này, với các nghiệp vụ cụ thể như
sau:

2.3. Các thành phần cơ bản khi tính lương

Thông thường:
• Lương cơ bản = Lương đóng BHXH
• Ngoài lương cơ bản, một số khoản phụ cấp cũng được tính toán theo công hưởng lương với công thức tương tự.
Lương KPIs, thường sẽ được chia thành 2 định mức, cụ thể là = Định mức thưởng x Tỉ lệ hưởng tương ứng với khoảng tỉ lệ KPIs hoàn thành.

Nên lưu ý rằng, mức lương KPIs thường sẽ khá linh hoạt, phụ thuộc nhiều vào chính sách lương thưởng ở từng doanh nghiệp.

Lương doanh số thường được tính bằng = Doanh số vượt mục tiêu x Tỉ lệ hưởng, qua đó:

• Mỗi nhân viên có 1 doanh số mục tiêu khác nhau
• Doanh số mục tiêu là doanh thu tối thiểu mà nhân viên cần đạt được để hưởng lương ngày công
• Phải vượt doanh số mục tiêu thì mới được tính lương doanh số

• Tùy vào mức vượt mục tiêu doanh số mà tỉ lệ hưởng lương có thể khác nhau.
• Ví dụ: Vượt 50 triệu được hưởng 10%, vượt 50 - 100 triệu tiếp theo được hưởng 13%

Lương sản phẩm, thường sẽ được tính bằng đơn giá sản phẩm x số lượng sản phẩm. Thông thường:
• Mỗi loại sản phẩm có đơn giá khác nhau
• Để khuyến khích nhân viên gia tăng năng suất thì đơn giá sản phẩm có thể thay đổi theo mức sản lượng.
• Ví dụ: sản lượng dưới 100 sản phẩm thì đơn giá là 2.000đ/sản phẩm, sản lượng trên 100 sản phẩm thì đơn giá là 3.000đ/ sản phẩm

Tính bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN, thường cụ thể sẽ chạy theo tỷ lệ như sau:

Các khoản BHXH, BHYT, BHTN phải nộp cho cơ quan BHXH được tổng hợp từ 2 nguồn:

• Trích từ lương nhân viên
• Công ty đóng
• Công thức tính: Tỷ lệ đóng x Mức lương đóng BHXH

Thông thường khi tính lương thì HR thường sẽ tính luôn cả phần chi phí BHXH, BHYT, BHTN mà doanh nghiệp đã đóng.

Thuế TNCN là trách nhiệm mà cả người lao động và người sử dụng lao động bắt buộc đóng theo quy định của nhà nước. Thu nhập tính thuế TNCN không bao gồm:

• Phần tiền lương trả cao hơn khi làm thêm giờ so với giờ làm việc bình thường
• Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN
• Giảm trừ bản thân (hiện nay là 11 triệu/tháng)
• Giảm trừ người phụ thuộc (hiện nay là 4.4 triệu/người phụ thuộc/tháng)
• Các khoản đóng quỹ từ thiện theo quy định Nhà nước

Đối tượng đóng thuế TNCN:

• Nhân viên là người Việt Nam:
✓ Hợp đồng < 3 tháng: thuế suất 10%
✓ Hợp đồng > 3 tháng: thuế suất theo biểu lũy tiến
• Nhân viên là người nước ngoài: thuế suất 20%. Với các nhân viên là sinh viên, giáo sư,... là đối tượng thuộc một số hiệp định song phương giữa Việt Nam và các nước khác thì sẽ được miễn thuế
• Công thức tính: Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế x Thuế suất. Qua đó, bộ phận HR tạm tính thuế TNCN hàng tháng và quyết toán thuế TNCN hàng năm.
• Kê khai thuế:
✓ Doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý
✓ Thuế TNCN được kê khai theo thời điểm chi trả thu nhập (Ví dụ: lương tháng 1 nhưng chi trả vào tháng 2 thì thuế TNCN được kê khai vào tháng 2)

Chi phí công đoàn: Là những nguồn thu tài chính công đoàn được sử dụng để tổ chức các hoạt động liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động như hoạt động văn hóa, thể thao, du lịch; thăm hỏi, trợ cấp người lao động khi ốm đau, thai sản, hoạn nạn,...; khen thưởng người lao động, con của người lao động có thành tích trong học tập, công tác,…

Qua đó, đoàn phí sẽ bao gồm:

1. Người đóng: NLĐ là đoàn viên của công đoàn (chỉ NLĐ tham gia công đoàn mới phải đóng. Trường hợp người lao động không tham gia/DN không thành lập công đoàn thì không phải đóng)

2. Mức đóng:

• Đoàn viên ở công đoàn cơ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị hưởng lương theo bảng lương, bậc lương do Nhà nước quy định:

Mức đóng hàng tháng = 1% x Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH 

• Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở cơ quan nhà nước: Mức đóng hàng tháng = 1% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

• Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở DN nhà nước: Mức đóng hàng tháng = 1% tiền lương thực lĩnh (tiền lương đã khấu trừ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN của đoàn viên)

Mức đóng hàng tháng tối đa 10% mức lương cơ sở (hiện tại là 149.000 đồng)

• Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở DN ngoài nhà nước: Mức đóng hàng tháng = 1% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Mức đóng hàng tháng tối đa 10% mức lương cơ sở (hiện tại là 149.000 đồng)

• Đoàn viên ở các công đoàn khó xác định tiền lương làm căn cứ đóng đoàn phí/thuộc đối tượng đóng BHXH: Đóng đoàn phí theo mức ấn định nhưng mức đóng thấp nhất bằng 1% mức
lương cơ sở 

• Một số trường hợp được miễn đóng đoàn phí (thất nghiệp, đang hưởng trợ cấp...)

3. Thời điểm đóng: Đóng cùng BHXH

Kinh phí công đoàn

1. Người đóng: Người sử dụng lao động (Dù doanh nghiệp có thành lập công đoàn cơ sở hay không thì cũng đều phải đóng khoản phí này)

2. Mức đóng:

Mức đóng = 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động

3. Thời điểm đóng: Đóng cùng BHXH

2. 4. Xác nhận lương

• Thông thường, trong quy trình xác nhận lương, bộ phận nhân sự sẽ phải làm việc với 2 luồng, tuỳ theo nhóm người lao động đang làm việc, cụ thể như sau:
• HR gửi phiếu lương qua mail tới nhóm nhân sự làm việc văn phòng, và sẽ phản hồi, trao đổi thắc mắc lương (thường trao đổi trực tiếp hoặc mail)
• HR gửi phiếu lương tới công nhân, và sẽ phản hồi, thắc mắc lương và thường trao đổi trực tiếp.

2.5. Phân bổ lương

Chi phí lương cần được hạch toán để ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp 

Theo yêu cầu Kế toán: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên, bộ phận mà lương của nhân viên, bộ phận đó sẽ được hạch toán các tài khoản chi phí khác nhau.

• Trường hợp Kế toán tính lương thì kế toán thực hiện phân bổ chi phí lương
• Trường hợp HR tính lương khác với Kế toán thì để bảo mật lương, HR sẽ thực hiện phân bổ chi phí lương theo yêu cầu của kế toán

Sau khi đã tiến hành xây dựng bảng phân bổ lương, với từng quy mô doanh nghiệp, sẽ có từng quy trình ký duyệt bảng phân bổ, chi phí lương, cụ thể như sau:

• Công ty nhỏ: HR/ Kế toán tính lương thường sẽ làm việc trực tiếp với giám đốc

• Công ty vừa: HR tính lương xong, sẽ gửi lên cho trưởng bộ phận nhân sự, sau đó là trình trực tiếp tới Giám đốc

• Công ty nhiều chi nhánh: HR/ Kế toán ở từng chi nhánh, sẽ làm việc với nhân viên C&B ở bộ phận tổng, sau đó trình lên giám đốc C&B, và cuối cùng mới đến bậc ban lãnh đạo

2.6. Thanh toán, chi trả lương

Hiện nay, có 2 hình thức chi trả lương: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. Hiện nay chủ yếu thanh toán qua chuyển khoản trừ các đơn vị siêu nhỏ, cụ thể như sau:

Thanh toán tiền mặt:

• HR chuyển bảng lương cho thủ quỹ
• Thủ quỹ thực hiện chi tiền mặt cho NV
• Nhân viên nhận tiền và ký xác nhận

Thanh toán chuyển khoản:

• HR chuyển bảng phân bổ chi phí lương cho kế toán
• Kế toán chuyển tiền vào tài khoản thanh toán lương
• HR lập bảng chi trả theo mẫu của ngân hàng và chuyển cho Ngân hàng thực hiện chi trả lương vào tài khoản của NV

2.7. Báo cáo thống kê

Định kỳ, HR phải tổng hợp số liệu từ các bảng lương để báo cáo Lãnh đạo hoặc Lãnh đạo cần xem các chỉ số thống kê phân tích khi xem xét điều chỉnh chế độ đãi ngộ. Vì vậy HR và Lãnh đạo có nhu cầu tổng hợp các số liệu, báo cáo liên quan. Ví dụ: Thống kê chi phí chi trả lương theo phòng ban/toàn đơn vị, bảng tổng hợp công nợ lương, phân tích cơ cấu lương, so sánh thu nhập trung bình giữa các bộ phận...

2.8. Các công cụ và hình thức tính lương

Hiện nay, có 4 hình thức tính lương phổ biến trong doanh nghiệp:

1. Tính lương theo thời gian

Đây là cách tính lương khá phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay bởi nó có ưu điểm là đơn giản, ít biến động, dễ theo dõi. Tuy nhiên, tính lương theo thời gian lại có nhược điểm là không tạo ra nhiều động lực cho người lao động tăng tính sáng tạo, nâng cao năng suất trong công việc. 

Công thức tính lương theo thời gian là tháng:

Lương tháng = Lương thỏa thuận / Số ngày làm việc x Số ngày công thực tế 

Trong đó:
• Lương thỏa thuận: mức lương mà doanh nghiệp và NLĐ đồng ý với nhau trong hợp đồng lao động khi bắt đầu vào làm việc. Lương thỏa thuận có thể bao gồm cả phụ cấp hoặc không, tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp.
• Số ngày làm việc: Tùy vào từng doanh nghiệp sẽ có điều chỉnh riêng về có số này, có thể là 25,26,....Có những doanh nghiệp cố định luôn số ngày công cho tất cả các tháng trong năm là 26 ngày.

2. Lương khoán

Trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động sau khi hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng và thời gian quy định. Cách tính lương này thường phù hợp với các doanh nghiệp muốn sử dụng dịch vụ outsource bên ngoài, với những dự án phát sinh, các sản phẩm mang tính chất thời vụ ngắn hạn,...(VD: các đơn vị xây dựng, giao thông, lắp đặt,...)

Công thức tính lương khoán:

Lương khoán = Mức lương khoán x Tỷ lệ % hoàn thành công việc

3. Tính lương theo sản phẩm

Cách tính lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động dựa trên số lượng sản phẩm mà họ tạo ra và đơn giá trên một đơn vị sản phẩm đó.

Hình thức trả lương này tạo ra mối liên hệ chặt chẽ giữa năng suất và thù lao, chính vì vậy mà nó sẽ giúp tạo động lực, khuyến khích người lao động làm việc năng suất hơn. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này đó là cần phải có quy chuẩn để đánh giá chất lượng rõ ràng, và quy trình kiểm tra nghiêm ngặt, để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh tình trạng người lao động “chạy số” mà làm ẩu, làm kém.

Công thức tính lương theo sản phẩm:

Tiền lương = Số lượng sản phẩm x Đơn giá trên một đơn vị sản phẩm

4. Tính lương theo doanh thu

Tính lương theo doanh thu là cách tính lương dựa trên mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số của các doanh nghiệp. Cách tính lương cho nhân viên này thường được áp dụng trong chính sách lương của các bộ phận Kinh doanh, Bán hàng,…

Ưu điểm của cách tính lương này đối với doanh nghiệp đó là nó giúp hạn chế rủi ro và thâm hụt ngân sách trong những thời điểm doanh nghiệp gặp khó khăn về doanh thu. Ngoài ra, vì lương thưởng gắn trực tiếp với kết quả lao động, nên nó sẽ tạo ra đòn bẩy cho nhân viên cố gắng để tạo ra các kết quả tốt.

Công thức tính lương theo doanh thu:

Tiền lương = Lương cứng hàng tháng + % Doanh số bán hàng

Trong đó:
• Lương cứng hàng tháng: Dựa trên chính sách, quy định của mỗi công ty đối với từng cấp bậc nhân viên
• Doanh số bán hàng: Là tỷ lệ % được tính dựa trên doanh số bán hàng mà nhân viên đó mang về cho doanh nghiệp

Tổng kết

Trên đây là các quy định và cách tính lương dành cho bộ phận hành chính - nhân sự trong doanh nghiệp. Hy vọng thông tin trong bài viết đã giúp bạn nắm vững những điểm cần lưu ý trong quá trình tính lương cho người lao động. Để tham khảo thêm các kiến thức hành chính - nhân sự, bạn hãy đọc các bài viết về chủ đề này trên blog Gitiho.com nhé.

Gitiho xin cảm ơn và chúc bạn thành công!