Bí quyết áp dụng nguyên tắc Kanban trong doanh nghiệp hiệu quả

Kanban không chỉ là một phương pháp quản lý quy trình làm việc, mà còn là một triết lý và cách tiếp cận mà nhiều tổ chức đã sử dụng để tối ưu hóa hiệu suất và quản lý dự án. Vậy nguyên tắc Kanban là gì, chi tiết có trong bài viết dưới đây của Gitiho.

Nguyên tắc Kanban là gì? 

Nguyên tắc Kanban là một hệ thống quản lý công việc và quy trình, có nguồn gốc từ Nhật Bản và ban đầu được phát triển bởi Toyota trong lĩnh vực sản xuất ôtô. 

Từ "Kanban" trong tiếng Nhật có nghĩa là "thẻ" hoặc "bảng". Nguyên tắc Kanban tập trung vào tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí, và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.

Lịch sử phát triển của Kanban

Lịch sử phát triển của Kanban bắt đầu từ Nhật Bản và có nguồn gốc trong ngành sản xuất ô tô. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về lịch sử phát triển của Kanban: 

1. Xuất phát điểm trong ngành sản xuất ôtô: Kanban được phát triển ban đầu tại Toyota, một công ty sản xuất ôtô Nhật Bản. Tại đây, hệ thống Kanban được tạo ra vào cuối thập kỷ 1940 và đầu thập kỷ 1950 bởi Taiichi Ohno và Eiji Toyoda, hai người được coi là cha đẻ của Kanban. Họ đối mặt với các thách thức trong việc quản lý quá trình sản xuất và cần một phương pháp linh hoạt để tối ưu hóa hiệu suất. 

2. Sự ứng dụng ban đầu: Ban đầu, Kanban được áp dụng trong quá trình sản xuất ô tô tại Toyota để kiểm soát việc sản xuất các linh kiện và lắp ráp các phần của ôtô. Thẻ Kanban được sử dụng để xác định loại và số lượng linh kiện cần thiết và để quản lý quy trình sản xuất.

3. Đổ xuống cơ sở sản xuất: Kanban không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất ô tô tại Toyota mà còn được triển khai ở cơ sở sản xuất và quy trình làm việc khác. Sự linh hoạt và hiệu quả của Kanban đã thúc đẩy sự phát triển của nó trong nhiều ngành khác. 

4. Sự lan rộng toàn cầu: Sau khi phát triển thành công tại Nhật Bản, Kanban đã lan rộng ra toàn cầu và trở thành một phương pháp quản lý quy trình làm việc được áp dụng rộng rãi. Công ty ngoài Nhật Bản, đặc biệt là ở Hoa Kỳ và châu Âu, đã áp dụng Kanban để cải thiện quy trình sản xuất, quản lý dự án và nhiều lĩnh vực khác. 

5. Sự phát triển trong quản lý dự án và công việc: Kanban đã trở thành một công cụ quản lý dự án và công việc quan trọng. Nó đã tiếp tục phát triển và điều chỉnh để phù hợp với nhiều loại công việc và ngành khác nhau, chẳng hạn như phát triển phần mềm, quản lý dự án xây dựng, quản lý dự án IT, và nhiều lĩnh vực khác. 

Tóm lại, Kanban xuất phát từ ngành sản xuất ô tô tại Nhật Bản và đã trải qua một quá trình phát triển và ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau trên toàn thế giới. 

Điều này chứng tỏ tính hiệu quả và tính linh hoạt của Kanban trong việc cải thiện quy trình làm việc và quản lý dự án.

6 nguyên tắc của Kanban là gì?

Nguyên tắc Kanban cơ bản bao gồm:

1. Hạn chế công việc đang tiến hành

Nguyên tắc này đề xuất hạn chế số lượng công việc đang diễn ra cùng một lúc. Mục tiêu là tập trung vào hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới. 

Hạn chế công việc giúp ngăn chặn quá tải, tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo rằng công việc diễn ra một cách hiệu quả hơn.

2. Quản lý quy trình làm việc

Kanban đề xuất rõ ràng quy trình làm việc và tạo ra một hệ thống thẻ (thẻ Kanban) để theo dõi tiến trình công việc thông qua các giai đoạn của quy trình. 

Quản lý quy trình làm việc giúp tạo sự minh bạch và kiểm soát trong quy trình công việc.

3.  Đáp ứng công việc đúng thời hạn

Nguyên tắc này khuyến nghị đảm bảo tuân thủ thời hạn. Nếu một công việc không được hoàn thành đúng thời hạn, nó sẽ dẫn đến sự xem xét và điều chỉnh quy trình để tránh tái diễn ra lỗi này.

4. Làm việc dựa trên nhu cầu thực tế

Nguyên tắc này khuyến nghị làm việc theo nhu cầu thực tế của khách hàng hoặc công việc. Công việc mới chỉ bắt đầu khi có nhu cầu, thay vì đẩy công việc vào hệ thống khi chưa cần thiết. Điều này giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa tài nguyên.

5.  Tiếp nhận những phản hồi, đánh giá

Kanban khuyến khích việc liên tục tiếp nhận phản hồi về quá trình làm việc và đánh giá hiệu suất. Điều này giúp cải thiện quy trình và đảm bảo rằng công việc diễn ra một cách hiệu quả.

6. Khám phá và cải tiến liên tục

Kanban khuyến khích việc liên tục đánh giá và cải tiến quy trình làm việc. Dựa trên phản hồi và kinh nghiệm, các điều chỉnh và cải tiến được áp dụng để tối ưu hóa quy trình.

Khi sử dụng Kanban, chúng ta có khả năng hạn chế công việc đang tiến hành, quản lý quy trình làm việc một cách hiệu quả, đáp ứng công việc đúng thời hạn, làm việc dựa trên nhu cầu thực tế, tiếp nhận phản hồi và đánh giá, và khám phá cũng như cải tiến liên tục. 

Từ đó tăng hiệu suất, giảm thất thoát và lãng phí, tạo sự minh bạch, linh hoạt, và hỗ trợ cho cải tiến liên tục.

Các nguyên tắc Kanban này tạo ra một phương pháp linh hoạt và hiệu quả để quản lý công việc và quy trình, và chúng đã được áp dụng thành công trong nhiều ngành khác nhau.

Ưu điểm khi áp dụng Kanban trong công việc

Khi áp dụng Kanban trong công việc, có nhiều ưu điểm quan trọng mà nó mang lại. Dưới đây là một số ưu điểm chính khi sử dụng Kanban: 

Tăng hiệu suất: Kanban giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thời gian chờ đợi. Điều này dẫn đến việc hoàn thành công việc nhanh hơn và tăng hiệu suất tổng thể. 

Giảm thất thoát và lãng phí: Kanban giúp xác định và loại bỏ các công việc không cần thiết hoặc lãng phí trong quy trình làm việc. Nó giúp tối ưu hóa tài nguyên và giảm chi phí. 

Cải thiện quản lý dự án: Kanban tạo sự minh bạch trong quy trình làm việc, giúp quản lý dự án dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định các vấn đề sớm hơn. Điều này cải thiện quản lý dự án và quản lý tài nguyên. 

Tạo sự linh hoạt: Kanban là một phương pháp linh hoạt, cho phép thay đổi ưu tiên công việc dựa trên tình hình thực tế và nhu cầu khách hàng. Điều này giúp đáp ứng một cách hiệu quả đối với biến đổi và thay đổi. 

Tạo sự minh bạch: Bảng Kanban hiển thị trạng thái của từng công việc và quy trình làm việc. Điều này tạo sự minh bạch trong tổ chức và cho phép mọi người theo dõi công việc một cách dễ dàng. 

Tạo điều kiện cho cải tiến liên tục: Kanban khuyến khích việc liên tục đánh giá và cải tiến quy trình làm việc dựa trên phản hồi và kinh nghiệm. Điều này giúp cải thiện tổ chức theo thời gian và đáp ứng mối quan tâm của khách hàng một cách hiệu quả. 

Hỗ trợ quy trình tự động: Kanban có thể tích hợp với các công cụ và hệ thống tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự can thiệp con người. 

Phản hồi nhanh chóng: Thông qua việc theo dõi thẻ Kanban và quản lý WIP, Kanban cung cấp phản hồi nhanh chóng về tiến trình công việc và hiệu suất, giúp đưa ra điều chỉnh và cải tiến kịp thời. 

Như vậy, áp dụng Kanban trong công việc có thể cải thiện hiệu suất, giảm lãng phí và tạo sự linh hoạt trong quy trình làm việc, đồng thời cung cấp sự minh bạch và hỗ trợ cho cải tiến liên tục.

Xem thêm: 7 nguyên tắc quản lý nhân sự quản lý nào cũng cần biết

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc áp dụng Kanban có thể giúp tổ chức tối ưu hóa hoạt động của họ và nắm bắt cơ hội để cải thiện liên tục. Cách tiếp cận này không chỉ đem lại lợi ích cho tổ chức mà còn giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo sự cạnh tranh trong thị trường ngày càng kỷ luật và phát triển.