Những hàm Excel hỗ trợ lập bảng lương và tính lương trong Excel

Lập bảng lương và tính lương hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên là việc quan trọng, cần thiết ở mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Thông thường, bảng lương sẽ được lập trên Excel và sử dụng các hàm Excel để hỗ trợ tính toán lương của cán bộ, công nhân viên. Trong bài viết này, Gitiho sẽ giới thiệu tới bạn những hàm Excel thường được sử dụng để hỗ trợ việc lập bảng lương và tính lương trong Excel. Cùng theo dõi nhé!

Tại sao cần sử dụng tới hàm Excel khi lập bảng lương và tính lương?

Lập bảng lương và tính lương là công việc diễn ra hàng tháng ở các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Bảng lương và các bước tính lương cần chuẩn xác, cho ra được kết quả chính xác để kế toán dựa vào đó trả lương cho nhân viên cũng như thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thuế. Bởi tính thường xuyên và yêu cầu sự chuẩn xác nên nếu tính toán bằng tay hoặc bấm máy tính cầm tay rồi nhập kết quả vào không chỉ gây mất thời gian, mà còn dễ gây nhầm lẫn, gây ảnh hưởng lớn tới người lao động và cả doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, Excel được sử dụng như một bảng tính lương cực kì hữu ích, bởi:

• Tiện lợi, dễ dàng sử dụng, trình bày bảng lương được rõ ràng, đẹp mắt
• Cung cấp các hàm Excel giúp tính toán, đối chiếu, tra cứu bảng trực tiếp trên Excel. Ví dụ: Có thể tra cứu trực tiếp bảng chấm công, kết quả kinh doanh để làm căn cứ lập bảng lương và tính lương cho cán bộ, công nhân viên
• Cung cấp các công cụ hỗ trợ cho việc lập bảng tính lương và quản lý lương thưởng...

Và "vũ khí" mạnh nhất của Excel, hỗ trợ đắc lực việc lập bảng lương, tính lương chính là các hàm Excel. Vậy các hàm Excel nào thường xuyên được sử dụng trong quá trình lập bảng  lương và công dụng của các hàm Excel đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn Excel cơ bản về cách sử dụng Tham chiếu – Phần 1

Các hàm Excel hỗ trợ lập bảng lương và tính lương trong Excel

Có rất nhiều hàm Excel được sử dụng để tính lương như hàm SUM (tính tổng), các hàm thời gian như hàm DAY, DATEDIF.....Tuy nhiên, trong bài viết này, Gitiho sẽ chia sẻ với bạn các hàm Excel được sử dụng trong 3 mục đích chính khi lập bảng lương và tính lương. Đó là: Tra cứu thông tin tính lương, xác định số công làm việc và tính toán các khoản phụ cấp, thường, phạt...

Tra cứu thông tin để tính lương bằng hàm Excel tham chiếu VLOOKUP hoặc INDEX + MATCH

Trong một bảng lương có rất nhiều nhân viên với các vị trí, phòng ban khác nhau. Vì vậy, để xác định được chính xác các thông tin thì cần xác định được thông tin cơ bản nhất về nhân viên đó như Họ và tên nhân viên, Mã nhân viên. Tuy nhiên, các thông tin này thường không được để trên bảng lương để tránh bảng bị rối mắt, mà để ở những bảng biểu khác như danh sách nhân viên, bảng chấm công....Vậy có phải chúng ta sẽ mở cả 2 bảng lên rồi ngồi dò từng tên nhân viên ở tất cả các bảng hay không? Không đâu nhé! Hãy sử dụng tới các hàm Excel có tác dụng tham chiếu như hàm VLOOKUP hoặc sử dụng kết hợp 2 hàm INDEX và MATCH. 

Ví dụ: Chúng ta muốn tra cứu thông tin của nhân viên như họ và tên, bộ phận, lương cơ bản của nhân viên đó dựa theo mã nhân viên bằng cách sử dụng hàm Excel có tác dụng tham chiếu (hàm VLOOKUP). Tra cứu từ bảng danh sách nhân viên (DSNV) thì chúng ta sử dụng công thức như sau:

 

Ngoài hàm VLOOKUP, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH để tra cứu và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác nhé!

Xác định số công làm việc từ bảng chấm công bằng hàm Excel SUMIFS và SUMPRODUCT

Có rất nhiều cách để xác định số ngày công, giờ công trong Excel như sử dụng hàm Excel tham chiếu VLOOKUP, hàm tính tổng có điều kiện SUMIF...Tuy nhiên, các cách trên đều khá mất thời gian và phải tra cứu nhiều, khiến công thức bị dài và dễ nhầm lẫn. Vì vậy, hàm Excel thích hợp nhất được sử dụng cho trường hợp này là hàm SUMIFS và hàm SUMPRODUCT bởi có thể kết hợp nhiều điều kiện  như điều kiện về thời gian và điều kiện về cấp bậc, nhiệm vụ của nhân viên. Hàm SUMIFS hiệu quả và được ưa chuộng hơn cả so với hàm SUMPRODUCT bởi sự tích hợp khiến cho công thức hàm gọn gàng, dễ sử dụng, không bị xảy ra sai sót

 

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính tổng theo nhiều điều kiện với hàm SUMIFS và SUMIF

Tính khoản phụ cấp, thưởng, phạt...bằng các hàm Excel logic như IF, AND, OR

Nhắc tới việc xác định điều kiện để nhận phụ cập, thưởng hay bị phạt thì không thể không nhắc tới bộ hàm Excel về logic, đặc biệt là hàm IF. Mỗi công ty sẽ có một cách tính phụ cấp, thưởng hoặc phạt khác nhau, vì vậy, cần vận dụng khéo léo các hàm Excel logic để tính toán cho phù hợp với quy định của tổ chức, doanh nghiệp.

Một ví dụ đơn giản: Nếu công ty quy định, nếu đạt KPI từ 101% - 200% sẽ được thưởng 1 triệu đồng, đạt từ 201% - 400% sẽ thường 2 triệu đồng. Lúc này, cần dựa vào lượng KPI mà nhân viên đã đạt được để đánh giá với mốc bao nhiêu thì thưởng bao nhiêu. Và hàm IF sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc này đó! 

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết hợp hàm IF và hàm AND trong excel

Tổng kết

Như vậy, trong bài viết trên, Gitiho đã giới thiệu tới bạn những hàm Excel thường được sử dụng để hỗ trợ cho việc lập bảng lương và tính lương như hàm Excel dùng để tham chiếu (VLOOKUP), hàm logic (IF, OR..) hay hàm Excel tính tổng (SUMIFS). Hy vọng bạn có thể áp dụng vào công việc của mình.

Chúc bạn học tốt!