Những vấn đề liên quan đến hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập

Hóa đơn là một loại giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, có liên quan đến tiền và hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoạt động theo pháp luật thì phải có hóa đơn. Vậy kế toán trong doanh nghiệp mới thành lập cần phải làm gì đối với loại chứng từ không thể thiếu này? Chúng ta hãy cùng Gitiho tìm hiểu bài viết này nhé

Bước 1: Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, phải tùy theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp để lựa chọn loại hóa đơn phù hợp. Nếu doanh nghiệp kê khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chọn hóa đơn GTGT. Nếu doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chọn hóa đơn trực tiếp.

Việc phương pháp kê khai, tính thuế GTGT đã được doanh nghiệp lựa chọn ngay khi nộp hồ sơ thành lập cho phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư địa phương - nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 2: Lập và gửi Đề nghị sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý

Kế toán thực hiện lập và gửi Đề nghị sử dụng hóa đơn (tùy theo lựa chọn sử dụng loại hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn điện tử) đến cơ quan thuế quản lý.

Hiện nay, theo Nghị Định 123 và văn bản hướng dẫn là Thông tư 78, từ ngày 01/07/2022 tất cả các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang loại hình hóa đơn điện tử.

Sau 2 ngày cơ quan thuế sẽ có phản hồi bằng văn bản thông báo sử dụng hóa đơn (tự in, đặt in hay điện tử). Nếu sau 2 ngày không có phản hồi doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn theo yêu cầu. Cùng với việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử quy trình này của cơ quan thuế đã rút ngắn xuống - thông thường là 01 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Bước 3: Cơ quan thuế kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở chính Doanh nghiệp có các trang thiết bị và chuẩn bị sẵn các giấy tờ/tài liệu sau để xuất trình cho cán bộ kiểm tra:

- Biển hiệu tên doanh nghiệp đã được treo tại địa chỉ trụ sở chính theo đăng ký kinh doanh;
- Văn bản xác nhận quyền được sử dụng sử dụng trụ sở của doanh nghiệp: Hợp đồng thuê nhà/Hợp đồng mượn nhà/Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với giấy tờ có liên quan khác để chứng minh trụ sở của doanh nghiệp trong trường hợp trụ sở chính không phải là tài sản của doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu, con dấu của doanh nghiệp;
- Có bàn ghế, sổ sách và các trang thiết bị liên quan khác phục vụ cho hoạt động của công ty;
- Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng;
- Hóa đơn giá trị gia tăng mua vào/bán ra (nếu có);
- Các hợp đồng lao động đã ký;
- Thông báo về việc chấp thuận phương pháp tính thuế GTGT (trực tiếp hay khấu trừ);
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của giám đốc doanh nghiệp/ người đại diện theo pháp luật - đứng tên trên đăng ký kinh doanh.

Cơ quan thuế kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp tại trụ sở chính và lập biên bản làm căn cứ để cơ quan thuế ra thông báo về việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Bước 4: Doanh nghiệp làm hợp đồng và các thủ tục cung cấp hóa đơn

Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn để làm hợp đồng và các thủ tục cung cấp hóa đơn.
Doanh nghiệp ký hợp đồng với tổ chức cung cấp hóa đơn đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hoặc cung cấp phần mềm hóa đơn tự in hoặc phần mềm hóa đơn điện tử. Hồ sơ gồm:

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy giới thiệu của người trực tiếp thực hiện;
- Văn bản cho phép sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc điện tử.

Bước 5: Nhận Hóa đơn đặt in/phần mềm tự in hóa đơn/phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi nhận hóa đơn và mẫu hóa đơn GTGT, doanh nghiệp phải yêu cầu tổ chức nhận in hóa đơn thanh lý hợp đồng đã ký.

Bước 6: Thông báo phát hành hóa đơn, niêm yết hóa đơn mẫu trước khi sử dụng

Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn (theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC).

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử. Trên thị trường cũng xuất hiện rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Những nhà cung cấp này phải đảm bảo đủ điều kiện theo quy định của cơ quan thuế và có các dịch vụ hỗ trợ đầy đủ cho doanh nghiệp thực hiện các bước nêu trên. Doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình nhà cung cấp có đủ năng lực, uy tính và kinh nghiệm để tránh những rủi ro pháp lý hoặc đơn giản hơn là tránh những trải nghiệm không mong muốn trong quá trình sử dụng.