Quy trình áp dụng OKR vào doanh nghiệp
Nội dung được viết bởi Sabrina
BƯỚC | TÊN BƯỚC | CHI TIẾT |
| Bước 1 | LÃNH ĐẠO CAO NHẤT QUYẾT TÂM & CHỦ ĐỘNG HỌC HỎI OKRs. | Lãnh đạo cao nhất đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa OKRs vào thực hiện trong tổ chức. Họ không chỉ là người hỗ trợ cho OKRs mà còn phải là người hiểu và nắm rõ về OKRs. Vì vậy người lãnh đạo cao nhất cần tích cực tìm hiểu, học hỏi về OKRs. |
| Bước 2 | NHÂN VIÊN HIỂU RÕ VỀ OKRs, ĐỒNG LÒNG THỰC HIỆN. | Sau khi người lãnh đạo cao nhất đã có quá trình tìm hiểu, học tập và quyết tâm thực hiện OKRs một cách nghiêm túc. Việc tiếp theo cần làm là thuyết phục toàn bộ thành viên trong tổ chức hiểu và đồng lòng thực hiện. Đây là bước quan trọng và cũng là khó khăn nhất để đưa OKRs vào tổ chức. Bởi lẽ tổ chức của bạn là tập hợp của rất nhiều nhóm người, một số người sẽ thích hợp với OKRs ngay từ đầu, trong khi những người khác sẽ đưa ra sự phản kháng. Hầu hết các tổ chức đều phát sinh nhiều hoài nghi về những thay đổi. |
| Bước 3 | CẢ TỔ CHỨC HỌC TẬP OKRs NGHIÊM TÚC | OKRs có những nguyên tắc, nếu tổ chức của bạn vội vàng áp dụng OKRs mà chưa có một sự chuẩn bị kỹ càng thì chắc chắn bạn sẽ không thu được những lợi ích vốn có của OKRs. Đây là một điều rất phổ biến đã xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp đã từng cho rằng OKRs không phù hợp. Vì vậy để rút ngắn thời gian và nhanh chóng áp dụng được OKRs đúng cách, cả tổ chức cần nghiêm túc học tập OKRs và thực sự quyết tâm. Bạn nên tổ chức một phong trào học tập tìm hiểu về OKRs cho toàn bộ công ty trước khi bước vào chu kỳ đầu tiên. |
| Bước 4 | THIẾT LẬP BỘ MÁY VẬN HÀNH OKRs VÀ QUY CHUẨN | - Bộ máy phải có 1 người OKRs Master để hướng dẫn OKRs cho toàn tổ chức, OKRs Master nên là CEO - Người kiểm soát: Kiểm soát các quy trình, quy chuẩn OKRs được thực hiện đúng - Các quy chuẩn/quy trình được công bố: Quy trình checkin, CFRs, tạo lập OKRs,... |
| Bước 5 | LỰA CHỌN MỘT CÔNG CỤ HỖ TRỢ PHÙ HỢP | Khi áp dụng OKRs, tổ chức cần có một công cụ phù hợp để thực hiện OKRs. Công cụ sẽ giúp việc thực thi OKRs dễ dàng hơn, tạo ra một môi trường tập trung, duy trì được kỷ luật OKRs. |
| Bước 6 | RÈN LUYỆN SỰ KỶ LUẬT NGAY TỪ ĐẦU VÀ ĐO LƯỜNG SỰ HIỆU QUẢ | Ban đầu cả tổ chức sẽ không quen và khả năng có sự chống đối, vì thế cần rèn luyện cả tổ chức kỹ luật thực hiện đúng quy chuẩn ngay từ ban đầu ít nhất 2 tháng, sau đó mọi người sẽ hình thành thói quen dần Nhưng đồng thời cần giám sát để hiểu thực trạng áp dụng OKRs của công ty, để cải tiến cách làm, giúp tổ chức làm OKRs vui hơn, mọi người đều thấy OKRs mang lại hiệu quả thực tế |
| Bước 7 | TỔNG KẾT TỪNG QUÝ | Tổng kết & đánh giá cả một quý để đúc rút ra bài học, quý sau làm tốt hơn. Cả về những mục tiêu và quá trình áp dụng OKRs |
Quy trình checkin
| Bước | Tên bước | Chi tiết | Người phụ trách | Ghi chú |
| Bước 1: | Checkin nháp | Để buổi Check-in diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất, người làm OKRs cần chuẩn bị trước dữ liệu và trả lời trước các câu hỏi để tiết kiệm thời gian cho buổi Check-in với người quản lý, việc này được gọi là “Check-in Nháp”. Việc chuẩn bị cần được hoàn thành trước khi bắt đầu buổi Check-in. Lưu ý: Nếu nhân viên chưa chuẩn bị “Check-in nháp”, cấp quản lý hoàn toàn có quyền hủy thực hiện check-in và yêu cầu nhân viên phải chuẩn bị đầy đủ trước buổi họp tiếp theo | Nhân sự | Trả lời 6 câu hỏi này: 1. Tiến độ công việc, bạn đã đạt được những gì so với buổi check-in trước? 2. Công việc nào đang và sẽ chậm tiến độ ? 3. Trở ngại và khó khăn nào đang gây ảnh hưởng đến tiến độ của các KRs? 4. Cần làm gì để vượt qua trở ngại, kế hoạch cụ thể cho tới lần check-in tiếp theo là gì? 5. Mức độ tự tin hoàn thành OKRs như thế nào? (Rất tốt – Ổn – Không ổn lắm) |
| Bước 2: | Trao đổi 1:1 với quản lý về OKRs | Buổi Check-in nên là lúc để cho người nhân viên chủ động báo cáo, người quản lý sẽ là người lắng nghe. Tránh trường hợp người quản lý “nói nhiều hơn nghe” như vậy nhân viên rất dễ bị cuốn theo các câu hỏi của người quản lý và làm phá vỡ cấu trúc của buổi check-in. Vai trò của người quản lý là lắng nghe, tư vấn hỗ trợ giải đáp thắc mắc, đặt ra những câu hỏi để gọi mở và đưa ra lời khuyên nếu nhân viên không có phương án để giải quyết những trở ngại. Ngoài ra, khi nhận được phản hồi, góp ý từ người quản lý, người làm OKRs cũng cần tiếp thu, cân nhắc và có phản biện nếu cần. Những ý kiến đưa ra được lắng nghe và đánh giá từ cả 2 góc độ quản lý và nhân viên, từ đó mà đi tới cách giải quyết toàn vẹn nhất. | Nhân sự | |
| Bước 3 | Cập nhập tiến độ và phản hồi OKRs | Cuối buổi check-in, các kết quả, các vấn đề tồn tại, các trở ngại cần phải được ghi chép lại cẩn thận để tạo cơ sở so sánh cho các lần check-in tiếp theo | Nhân sự Quản lý: phản hồi | Bên cạnh đó người quản lý và nhân viên cần thực hiện các công việc: • Phản hồi thẳng thắn: Người quản lý phải đưa ra những phản hồi thẳng thắn về từng KR, những việc gì người nhân viên đã làm tốt cần phát huy, những việc làm chưa thật sự tốt cần nỗ lực hơn nữa. Bản chất của việc phản hồi là giúp cho mọi người nhìn nhận được vấn đề để hướng tới kết quả tốt hơn trong tương lai. • Ghi nhận sự nỗ lực: Nếu người nhân viên thực hiện tốt OKRs của mình và tạo ra một giá trị lớn, người quản lý cần ghi nhận công khai nỗ lực đó của người nhân viên. Việc ghi nhận kịp thời sẽ giúp cho người nhân viên có thêm động lực để thực hiện công việc |
| Bước 4 | Update công việc cần làm sau Checkin | Nhân sự | Sự dụng các công cụ liên quan tới lên kế hoạch hoặc công cụ plan để hoạch định kế hoạch sắp tới một cách dễ dàng nhất |
Form lên kế hoạch
| Giai đoạn | Bước | Chi tiết | Thời gian | Bắt đầu | Kết thúc | Tình trạng |
| 1. Chia sẻ về quý cũ và một số định hướng quý mới | Bước 1: CEO chia sẻ về tình hình OKRs Quý 2, chuẩn bị cho OKRs Quý 3 | CEO trò chuyện về tình hình công ty, tình hình OKRs quý 2 để toàn thể CBNV nắm thông tin | 1 ngày | 17/6 | 17/6 | Done |
| 2. Chiều Dưới -> Trên | Bước 2: Các thành viên suy nghĩ và đề xuất Objective công ty | Mỗi thành viên viết ra PPT tối đa 3 mục tiêu mình cho rằng quan trọng và viết rõ Tại Sao cho rằng điều đó quan trọng. Mỗi Mục tiêu là 1 trang PPT. | 2 ngày | 18/6 | 19/6 | Done |
| Bước 3: Các thành viên chia sẻ về Objective | Giám đốc cùng các thành viên họp bàn về OKRs cấp công ty. Các thành viên lần lượt trình bày Objective mình đã đề xuất, cùng thảo luận. | 1 ngày | 20/6 | 20/6 | Done | |
| Bước 4: CEO lựa chọn và công bố mục tiêu công ty | Công bố các Objective cấp công ty | 1 ngày | 21/6 | 21/6 | Done | |
| Bước 5: Các cá nhân viết OKRs lần 1 | Mỗi cá nhân tự viết 2-3 Objective, mỗi Objective có tối đa 5 KRs | 2 ngày | 21/6 | 23/6 | Done | |
| Bước 6: Các trưởng phòng ban họp 1:1 với CEO lần 1 | CEO - Phòng Account | 1 ngày | 24/6 | 24/6 | Done | |
| CEO - Phòng SEO | 24/6 | 24/6 | Done | |||
| CEO - Phòng Marketing | 24/6 | 24/6 | Done | |||
| 3. Chiều Trên -> Xuống | Bước 7: Giám đốc tạo và công bố OKRs công ty (OKRs của Giám đốc) | CEO viết OKRs công ty và công khai cho toàn bộ công ty | 1 ngày | 24/6 | 25/6 | Done |
| Bước 8: Các cá nhân viết OKRs lần 2 | Các thành viên điều chỉnh OKRs của mình theo OKRs mà CEO đã công bố | 1 ngày | 25/6 | 26/6 | Done | |
| Bước 9: Các cá nhân họp 1:1 với CEO (Lần 2) | CEO - Phòng Account | 1 ngày | 27/6 | 27/6 | Done | |
| CEO - Phòng SEO | 27/6 | 27/6 | Done | |||
| CEO - Phòng Marketing | 27/6 | 27/6 | Done | |||
| Bước 11: Các phòng ban họp nhóm để trưởng nhóm chia sẻ về bộ OKRs đã chốt với CEO | Trưởng nhóm chia sẻ để cho thành viên trong phòng hiểu về mục tiêu | 1 ngày | 2/7 | 2/7 | Done | |
| Bước 12: Các thành viên trong từng phòng ban edit lại OKRs | Sau khi đã hiểu OKRs của trưởng nhóm, các thành viên edit lại OKRs | 1 ngày | 2/7 | 3/7 | Done | |
| Bước 13: Các phòng ban Họp 1-1 với nhau để chốt OKRs | Trưởng phòng họp với các thành viên hoặc leader bên dưới | 2 ngày | 5/7 | 5/7 | Done | |
| Bước 14: Hoàn thiện OKRs của những thành viên khác (các SEO Leader tự tổ chức dựa trên quy trình trên) | Các nhóm trong từng phòng tiến hành quy trình tương tự để chốt OKRs của nhau | 3 ngày | 5/7 | 7/7 | Done | |
| 4. Chiều ngang | Bước 15: Các thành viên hoàn thành liên kết chéo | All thành viên kiểm tra liên kết chéo toàn công ty để thực hiện liên kết chéo với nhau | 1 ngày | 7/7 | 8/7 | Done |
| 5 Xét duyệt lần cuối và lên kế hoạch | Bước 16: Các trưởng phòng ban kiểm tra OKRs các thành viên | Các trưởng nhóm đi xem từng OKRs của từng thành viên, đảm bảo đúng rồi bắt đầu báo cáo là phòng đã xong OKRs, nếu bất ổn lập tức chỉnh sửa | 1 ngày | 8/7 | 8/7 | Done |
| Bước 17: CEO kiểm tra lại lần cuối | CEO tiếp tục đi kiểm tra từng bạn | 1 ngày | 8/7 | 8/7 | Done | |
| Bước 18: Nhập OKRs lên Tools | 1 ngày | 9/7 | 9/7 | Done | ||
| Bước 19: Lên kế hoạch thực thi | 1 ngày | 10/7 | 10/7 | Done |
Form checkin hàng tuần
| CHECK IN OKRs HÀNG TUẦN | ||||||||||||||
| OKRs 1 | 34% | |||||||||||||
| Ngày Check In | Người Check In | Mục Tiêu | Tên kết quả | Định Lượng KRs | Kết Quả Đạt Được | Đơn Vị Đo Lường | Tiến Độ (%) | Mức độ tự tin hoàn thành | Tiến độ, kết quả công việc ? | Công việc nào đang và sẽ chậm tiến độ ? | Trở ngại, khó khăn là gì ? | Cần làm gì để vượt qua trở ngại | Quản lý phản hồi | Chi Tiết Quản Lý Phản Hồi |
| 18/6 | Hạnh Nhi | Đảm bảo an toàn tài chính | Thành lập dự phòng rủi ro khẩn cấp 100 triệu | 100,000,000 | 30,000,000 đ | VND | 30% | 100% | ||||||
| 18/6 | Hạnh Nhi | Đạt doanh thu 800 triệu | 400,000,000 đ | 159,947,500 đ | VND | 39.99% | 90% | |||||||
| 18/6 | Hạnh Nhi | Xây dựng thang bảng lương và thưởng dự án rõ ràng | 1 | 0 | Bộ | 0 | 100% | |||||||
| 18/6 | Hạnh Nhi | Hoàn thiện hệ thống quản trị tài chính cho mỗi dự án | 1 | 0 | Bộ | 0 | 100% | |||||||
| 18/6 | Hạnh Nhi | Tỉ lệ khách hàng thanh toán đúng hạn là 8 (theo thang điểm công ty) | 100% | 100% | Điểm | 100% | 100% | |||||||
| OKRs 2 | 22% | |||||||||||||
| Ngày Check In | Người Check In | Mục Tiêu | Tên kết quả | Định Lượng KRs | Kết Qủa Đạt Được | Đơn Vị Đo Lường | Tiến Độ (%) | Mức độ tự tin hoàn thành | Tiến độ, kết quả công việc ? | Công việc nào đang và sẽ chậm tiến độ ? | Trở ngại, khó khăn là gì ? | Cần làm gì để vượt qua trở ngại | Quản lý phản hồi | Chi Tiết Quản Lý Phản Hồi |
| 18/6 | Hạnh Nhi | Nâng cao chất lượng thực thi dự án | Hoàn thành bộ phương pháp SEO Branding được BGĐ thông qua | 1 | 0 | Bộ | 0% | 100% | ||||||
| 18/6 | Hạnh Nhi | 100% nhân sự áp dụng quy trình và check list theo cẩm nang SEO Branding | 100 | 0 | % | 0% | 100% | |||||||
| 18/6 | Hạnh Nhi | Mức độ đúng KPI 95% của dự án | 90 | 60 | % | 66.67% | 85% | |||||||
Bài viết liên quan
Top
@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội
Giấy phép mạng xã hội số: 588, cấp bởi Bộ thông tin và truyền thông
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội
Giấy phép mạng xã hội số: 588, cấp bởi Bộ thông tin và truyền thông