Sử dụng từ điển Word để kiểm tra ngữ pháp - từ vựng

Trong bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu tới bạn đọc một tính năng cực kỳ hữu ích trong Word, đó chính là chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Tuy nhiên nếu như chúng ta đang sử dụng Microsoft Word bản tiếng Anh thì nó không thể nào kiểm tra ngữ pháp hay chính tả tiếng Việt được. Để đưa về được tiếng Việt thì người dùng bắt buộc phải tải Microsoft Word bản tiếng Việt hoặc cài đặt Add-in bên ngoài để có thể kiểm tra ngữ pháp, chính tả tiếng Việt. Còn trong bài viết này, Gitiho sẽ sử dụng tiếng Anh để bạn đọc hình dung ra cách làm với tiếng Việt cùng công cụ kiểm tra ngữ pháp trong Word

Cách bật tính năng kiểm tra ngữ pháp trong Word

Đầu tiên chúng ta phải bật tính năng kiểm tra ngữ pháp trong Word bằng cách vào tab File > Option rồi chọn mục Proofing. Từ đây, ở mục "When correcting spelling and grammar in Word", chúng ta sẽ tích vào ba ô như hình minh hoạ dưới đây để bật chức năng kiểm tra chính tả (spelling) và ngữ pháp (grammar). 

Lúc này, khi bạn viết sai chính tả thì ở bên dưới chữ sẽ bị gạch đỏ, còn sai ngữ pháp sẽ là gạch màu xanh

Ngược lại, khi người dùng bỏ tích ở mục cài đặt sửa ngữ pháp thì sẽ tắt hết các tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Khi tắt đi thì đồng nghĩa những gạch chân đánh dấu sai chính tả, sai ngữ pháp cũng bị lược bỏ đi

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng từ điển Word để kiểm tra chính tả - ngữ pháp

Cách Word kiểm tra ngữ pháp, chính tả

Chữa lỗi chính tả với công cụ kiểm tra ngữ pháp trong Word

Sau khi đã được Word kiểm tra ngữ pháp, chính tả rồi thì chắc chắn bước tiếp theo là sửa lại cho đúng. Có hai cách để sửa là sửa bằng tay nếu như bạn tự tin với trình độ ngữ pháp của mình hoặc sửa thông qua chính công cụ được cài đặt sẵn trong Word. Ta truy cập vào tab Review, nhóm Proofing rồi chọn Spelling & Grammar. Ở cửa sổ Spelling thì Word sẽ đưa ra các gợi ý về ngữ pháp giúp người dùng chỉnh sửa lại lỗi sai.

Ví dụ như từ "Resour" đã bị viết sai thì Word sẽ tự động đưa ra những lựa chọn chỉnh sửa sao cho từ ngữ được chữa lại đúng với ý nghĩa mà người viết muốn sử dụng. Cả cụm từ đúng ở đây là "Human Resource Manager" thì chúng ta sẽ chọn vào từ "Resource"

Để xác nhận sửa từ, ta nhấn vào Change

Lúc này từ viết sai đã được chữa đúng lại mà không cần người dùng phải xử lý bằng cách gõ trực tiếp, bên cạnh đó, khi đã chữa được từ ngữ bị sai thì Word tự động nhảy sang từ ngữ bị viết sai tiếp theo thay vì việc để người dùng đi tìm từng từ để chữa lỗi.

Chúng ta phải công nhận rằng Microsoft đã biết Word trở thành công cụ soạn thảo cực kỳ thông minh với khả năng phát hiện và chữa lỗi sai chính tả và ngữ pháp. Tuy nhiên thì tiếng Việt không phải ngôn ngữ phổ biến, vậy nên khi áp dụng vào ngôn ngữ tiếng Việt thì công cụ này vẫn chưa được hoạt động tốt.

Chữa lỗi ngữ pháp với công cụ kiểm tra ngữ pháp trong Word

Tiếp theo là chữa cấu trúc ngữ pháp, tương tự như cách chữa chính tả, Word sẽ đưa ra gợi ý cho người dùng để chữa lại lỗi ngữ pháp.

Khi văn bản của chúng ta đã sạch bóng lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp thì Word sẽ ra cửa sổ thông báo cho chúng ta rằng không còn lỗi nào trong văn bản.

Và trên đây là cách mà Word tự động kiểm tra ngữ pháp, kiểm tra chính tả cho người dùng, cũng như là sửa lại làm sao cho đúng nhất. Nhưng lưu ý rằng những cách này chỉ áp dụng cho tiếng Anh

Xem thêm: Giới thiệu ứng dụng PerfectIt để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp chuyên nghiệp trong MS Word

Kiểm tra ngữ pháp trong Word bằng tiếng Việt

Để kiểm tra ngữ pháp trong Word bằng tiếng Việt, chúng ta vào Google và gõ "Tải Microsoft Office tiếng Việt" để tải về bản Word hỗ trợ tiếng Việt. Mặc dù sử dụng tiếng mẹ đẻ nhưng Word tiếng Anh vẫn dễ sử dụng hơn bởi chúng ta, những người sử dụng đã quen dùng thuật ngữ trong Word bằng tiếng Anh 

Hoặc các bạn có thể search cách kiểm tra tiếng Việt bằng Add-in tại trang web này: https://bit.ly/3oxQo0b

Tuy nhiên thì do là Add-in của bên thứ 3 làm ra nên chắc chắn sẽ không tốt bằng đồ "chính hãng" từ Microsoft, vì vậy Gitiho vẫn khuyên các bạn hãy sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp trong Word bằng tiếng Anh.

Tổng kết

Bài viết trên đây là tổng hợp lại những cách để người dùng kiểm tra ngữ pháp trong Word cực kỳ đơn giản. Chúng ta chỉ cần lưu ý duy nhất một điều là công cụ kiểm tra ngữ pháp Word này chỉ hữu ích đối với tiềng Anh mà thôi, mong rằng trong thời gian tới đây Microsoft sẽ nâng cấp Word để nó có thể kiểm tra được ngữ pháp tiếng Việt.