TẠI SAO NÊN DÙNG HÀM FILTER ĐỂ LỌC DỮ LIỆU TRONG EXCEL OFFICE 365

Khi phải lọc dữ kiệu trong Excel, có phải các bạn thường sử dụng AutoFilter, Advanced Filter hay các công thức mảng phải không? Nhưng các thao tác này lại khiến bạn vất vả, khó khăn và tốn nhiều thời gian để thực hiện.

Đừng lo, Gitiho sẽ mang tới cho các bạn giải pháp đơn giản, dễ dàng để lọc dữ liệu và kết xuất dữ liệu ra một vị trí khác với hàm FILTER. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu các ưu điểm nổi bật của hàm FILTER nhé!

CÔNG THỨC HÀM FILTER (FILTER FUNCTION)

=FILTER(array,include,[if_empty])

Trong đó:

- array: Vùng dữ liệu cần lọc

- include: Điều kiện cần lọc, xác định điều kiện này nằm trong cột nào

- if_empty: Kết quả trả về khi không có kết quả (không bắt buộc nhập)

Ví dụ: Lọc các bạn học sinh có học lực khá dưới đây

=FILTER(A1:B10;B1:B10="Khá")

Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trong Excel-Phần 1: Cách tạo và sử dụng bộ lọc Filter

CÁC TRƯỜNG HỢP HÀM FILTER TRẢ KẾT QUẢ LỖI

Trường hợp 1: Không có kết quả theo điều kiện lọc

Nếu không có kết quả ứng với điều kiện và cũng không được quy định trong if_empty, hàm FILTER sẽ trả về kết quả lỗi không tính toán được.

=FILTER(A1:B10;B1:B10="Trung bình") => Kết quả #CALC!

Để khắc phục trường hợp này, bạn cần nhập giá trị ("" - hai dấu nháy kép liền nhau) vào if_empty để không thể hiện lỗi hay xác định việc không tìm có kết quả.

Trường hợp 2: Vùng kết quả có lẫn các kí tự khác

Hàm FILTER trả kết quả dạng mảng, theo số cột array và số dòng mà kết quả thu được, vì vậy nếu trường kết quả có lẫn các kí tự khác thì kết quả trả về sẽ tràn lên dữ liệu đang có và xảy ra lỗi #SPILL.

Để khắc phục lỗi này, bạn cần đảm bảo trường kết quả là khoảng trống, không lẫn bất kì kí tự nào khác.

ƯU ĐIỂM CỦA HÀM FILTER SO VỚI CÁC HÀM LỌC KHÁC TRONG EXCEL OFFICE 365

Trong khi AutoFilter, Advanced Filter và công thức mảng có nhiều nhược điểm khiến bạn khó khăn thực hiện, thì hàm FILTER như một cứu cánh giúp bạn đơn giản hóa trong việc lọc và kết xuất dữ liệu.

SO VỚI AUTOFILTER: NHANH HƠN

Các thao tác khi sử dụng AutoFilter:

1. Áp dụng AutoFilter cho vùng dữ liệu cần lọc

2. Lọc dữ liệu theo tiêu đề

3. Sao chép kết quả lọc được

4. Dán kết quả vào những vị trí báo cáo

Hàm FILTER với một công thức đơn giản đã khắc phục nhược điểm 4 bước phức tạp, dài dòng khi thực hiện lọc bằng AutoFilter mang đến sự dễ dàng, ngắn gọn trong lọc và kết xuất dữ liệu.

SO VỚI ADVANCED FILTER:

- Ngược lại với hàm Filter tự động hoàn toàn thì Advanced Filter không tự động trả kết quả mà phải sử dụng kết hợp với VBA. 

- Việc xây dựng vùng điều kiện của Advanced Filter gặp rất nhiều khó khăn, phức tạp

- Phụ thuộc hoàn toàn vào tiêu đề của bảng dữ liệu. Vì vậy, sẽ không thể thực hiện được nếu bảng dữ liệu không có tiêu đề. 

- Nhược điểm của Advanced Filter là lấy đúng định dạng của dữ liệu gốc nên không thể định dạng lại dữ liệu.

Trong khi đó, sử dụng hàm FILTER bạn không cần VBA, không cần tạo vùng dữ liệu, không sợ tiêu đề của bảng dữ liệu ảnh hưởng đến kết quả cũng như dễ dàng định dạng lại dữ liệu theo ý muốn.

SO VỚI CÔNG THỨC MẢNG: ĐƠN GIẢN HƠN

Trước đây, công thức mảng như một nỗi sợ cho nhân viên văn phòng khi phải lập báo cáo vì công thức vừa dài vừa khó. 

Công thức mảng yêu cầu người dùng phải sử dụng nhiều hàm, nhiều thao tác một lúc, đòi hỏi phải thực hiện 2 yêu cầu trong một câu lệnh là lọc ra kết quả đúng và kết xuất các kết quả với nội dung phải liền nhau ra báo cáo.

Nhưng với hàm FILTER với 1 thao tác, việc làm báo cáo trở nên dễ dàng và nhanh chóng.=FILTER(D2:D10>=H3)*(D2:D10<=H4)*(A2:A10="Áo thun"),"")

Xem thêm: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ HÀM FILTER TRONG GOOGLE SHEETS

KẾT LUẬN

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn khám phá cách sử dụng và ưu điểm nổi trội của hàm FILTER trong lọc và kết xuất dữ liệu ở Excel Office 365.

Một số lưu ý: Hàm FILTER trả về kết quả là dạng mảng, theo số cột array và số dòng. Hàm FILTER không phụ thuộc vào tiêu đề của bảng dữ liệu, không sử dụng công thức mảng, VBA, tự động hoàn toàn và kết quả trả về không kèm định dạng của dữ liệu gốc.

Hơn nữa, so với các cách lọc dữ liệu khác, hàm FILTER đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng hơn nhất, giúp cho việc làm báo cáo trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Gitiho là lựa chọn hàng đầu cho kế toán, quản lý, người bán hàng, marketer phát triển bản thân, kĩ năng Excel hay tự học Excel tại nhà một cách chính xác ngay từ đầu mà không mất quá nhiều thời gian.