Sabrina
Sabrina
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 37 lượt xem

Văn hóa giao tiếp điện thoại nơi công sở (Phần 3)

Jul 31 2022

Một số điểm cần lưu ý khi nói chuyện qua điện thoại: 

· Khi bạn gọi điện thoại đi quốc tế, nếu cuộc gọi hỏng có thể thực hiện lại, lưu ý đến múi giờ nơi gọi đến, giá cước và thời gian giảm giá; 

· Nói chuyện điện thoại không nên kéo dài, nhất là điện thoại đường dài. Có tín hiệu đường dài là phải nói ngay những thông tin cần nói; 

· Tránh “buôn dưa lê”, “nấu cháo điện thoại” hoặc gọi điện thoại đường dài, vào máy di động bừa bãi như “điện thoại chùa”. Vô tình bạn đã đánh mất hình ảnh của mình trong con mắt của “Sếp” và các đồng nghiệp. Bạn nên biết rằng chi phí điện thoại sẽ được tính vào giá thành sản phẩm. Như thế doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ bị giảm đi, tiền thưởng, phúc lợi hay ngân sách dành cho đào tạo nhân viên, tái đầu tư sẽ bị cắt giảm mà bạn cũng phải chia sẻ gánh nặng đó cùng với doanh nghiệp; 

· Không nên dập máy xuống khi người gọi đang nói với bạn (dù rằng bạn không muốn nghe nữa). Nếu thấy cần thì xin lỗi người gọi rồi ngắt máy; 

· Khi bạn gọi đi, không nên nóng vội bỏ máy xuống khi chuông reo dược 3 hồi. Hãy kiên nhẫn chờ tới hồi thứ 7 hoặc thứ 8 rồi mới đặt máy xuống; 

· Khi kết thúc cuộc nói chuyện đừng nên quên lời chào như: “Chào tạm biệt; chào anh; cảm ơn; không có chi…” tuỳ theo câu nói của đầy dây bên kia và đặt máy xuống sau khi bạn nghe thấy tiếng dập máy ở đầu dây bên kia. 

Văn hoá điện thoại di động: 

Ngày nay, điện thoại di động (ĐTDĐ) đã trở thành thứ phương tiện liên lạc rất phổ biến trong các công sở, cuộc sống đời thường. Tuy nhiên, có một số người đã lạm dụng chức năng của ĐTDĐ để hợm hĩnh, khoe của. Các nguyên tắc sau sẽ giúp bạn trở thành người lịch sự, có văn hoá khi sử dụng thiết bị liên lạc thông tin này: 

· Không nên đặt những bản nhạc chuông chói tai, kinh dị; 

· Không được chụp ảnh người khác khi chưa được sự đồng ý của họ. Một số người thấy con gái xinh đẹp đi ngoài đường là giơ máy ĐTDĐ có chức năng quay phim, chụp ảnh lên để chụp họ rồi phát tán, truyền cho nhau xem; 

· Nếu bạn phải nghe, gọi ĐTDĐ ở những nơi công cộng như: trên xe bus, trong cơ quan, trong thang máy… bạn nên nói vừa phải, đủ nghe, tránh nói oang oang lên. Những người xung quanh sẽ rất khó chịu khi nghe thấy bạn nói quá lớn tiếng làm cắt ngang câu chuyện của họ; 

· Khi đến làm việc với các cơ quan, nhất là chính quyền, các cơ quan ngoại giao, các tổ chức nước ngoài… bạn phải để ĐTDĐ sang chế độ rung kẻo bạn sẽ bị mắng té tát vì để điện thoại đổ chuông trong phòng làm việc của họ. 

· Trong các hội nghị, cuộc họp, lớp học… hầu hết họ đều nhắc mọi người tắt chuông ĐTDĐ. Tuy nhiên, một số người vẫn “cố tình quên”, để rồi lại ngồi thụp xuống hoặc cúi gục đầu xuống bàn nghe ĐTDĐ. Việc này sẽ gây sự mất tập trung cho cả người nói lẫn người nghe xung quanh. Bạn hãy chuyển ĐTDĐ sang chế độ rung và khi có cuộc gọi đến hãy đứng dậy đi ra ngoài hành lang, ban công để nghe. Bạn phải tập sao cho động tác đó trở thành thói quen in sâu trong tiềm thức của bạn. 

+ Mà nên nói: “Ông Giám đốc hiện không có ở văn phòng, tôi có thể báo lại để ông Giám đốc gọi điện thoại cho ông được không ?” hoặc “Ông Giám đốc hiện không có ở văn phòng, ông có điều gì cần nhắn lại không ?” 

· Khi người gọi không chịu cho biết tên và lý do gọi đến. Trong trường hợp này thư ký phải cố gắng hỏi cho đủ chi tiết nhưng thật khéo léo tránh để người gọi phật ý: 

Thí dụ: “Ông Giám đốc đang bận họp, nếu ông cho biết quý danh và số điện thoại, tôi sẽ báo để Giám đốc gọi lại cho ông sau khi cuộc họp kết thúc.”. Hoặc “Ông Giám đốc không có mặt tại đây, ông có điều gì cần nhắn lại không? Xin ông vui lòng cho biết quý danh để tôi thưa lại với Giám đốc.” hay “Ông Giám đốc đang bận họp, xin ông cho biết quý danh và liệu tôi có thể giúp được gì ?”. 

· Trường hợp phải ghi lại lời nhắn: Thư ký phải luôn đặt tập phiếu nhắn tin và bút viết dự phòng bên cạnh điện thoại để ghi lại những điều cần thiết khi trả lời điện thoại. Khi trở về, lãnh đạo có thể xem và trả lời người gọi. Thư ký phải ghi lại chính xác và đầy đủ để lãnh đạo nắm được nội dung và giải quyết một cách nhanh chóng, thuận tiện. Trong lúc ghi chép, nếu chỗ nào chưa rõ phải hỏi lại ngay. Đối với các vấn đề quan trọng phải đọc lại cho người nhắn để xác nhận lại; 

· Trường hợp chuyển số máy: 

+ Người gọi có thể gọi nhầm số điện thoại của phòng, ban khác trong cùng cơ quan; 

+ Người gọi muốn hỏi một việc gì đó liên quan đến cơ quan mình, nhưng lại không biết rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng hoặc những điều nào đó mà người khác có thể trả lời rõ ràng hơn. Khi chuyển số máy, thư ký phải giải thích và phải biết chắc chắn là chuyển đúng số máy cho người am hiểu và có trách nhiệm giải quyết được vấn đề đó: 

Thí dụ: Rất tiếc là chị đã gọi nhầm số, để giải quyết chế độ trợ cấp thai sản, chị hãy gọi theo số 8XXXXXX số máy lẻ: 15, gặp chị Trang, Tổ trưởng Tổ chế độ - Chính sách của phòng Tổ chức-Hành chính để được hướng dẫn giải quyết. 

· Chấm dứt cuộc gọi: thư ký phải biết chấm dứt các cuộc nói chuyện điện thoại một cách lịch thiệp và thân mật. Khi người gọi muốn kết thúc, thư ký phải cám ơn người gọi trước khi có lời chào. 

Thí dụ: “Cám ơn anh đã gọi điện thoại cho chúng tôi, xin chào anh!”. Hoặc “Cảm ơn ông đã có lời nhắn, tôi sẽ báo lại với Giám đốc ngay khi ông có mặt ở công ty, xin chào ông!”, hay “Cảm ơn ông đã cho chúng tôi biết đầy đủ tin tức cần thiết, tôi sẽ báo lại với ông Giám đốc và sẽ gọi điện thoại trả lời ông.”. + Sau khi đã nói lời “Chào anh” hoặc “Xin chào ông”, thư ký đặt ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng. Nếu thư ký là người nhận thì phải chờ cho người gọi đặt ống nghe xuống trước rồi mới mình đặt sau. Làm như vậy để tỏ ra mình quan tâm đến cuộc nói chuyện này, để lại cho người nghe ấn tượng tốt về công ty, nét đẹp văn hoá của bản thân người thư ký. 

Gọi điện thoại:

Sử dụng danh bạ điện thoại: Mỗi thư ký phải có một cuốn danh bạ điện thoại đặt bên cạnh máy điện thoại và biết cách tra danh bạ. Ngoài cuốn danh bạ điện thoại, thư ký phải có sổ ghi chép số điện thoại của các cơ quan đối tác, khách hàng, cán bộ nhân viên, cơ quan chính quyền, các tổ chức nước ngoài, đại sứ quán… Khi có sự thay đổi số điện thoại của cơ quan, cá nhân đơn vị đó thì phải bổ sung kịp thời; 

Các thao tác khi gọi điện thoại: 

+ Chọn số điện thoại cần gọi; 

+ Nhấc ống nghe, bắt tín hiệu rồi bấm số; 

+ Nhận lời đáp, tự xưng danh, nói tên người cần gặp và công việc cần gặp; + Nếu gọi nhầm máy thì phải xin lỗi người nghe rồi đặt ống nghe xuống và gọi lại số khác; 

+ Khi kết thúc cuộc nói chuyện, chờ cho người nghe đặt máy xuống, thư ký mới đặt ống nghe xuống để biểu thị sự tôn trọng người nghe. 

Những điều cần ghi nhớ đối với thư ký khi sử dụng điện thoại: · Không được lạm dụng điện thoại công và việc riêng; 

· Khi có việc ra ngoài lâu, phải nhờ người khác làm giúp, tránh bỏ mặc cho điện thoại đổ chuông quá lâu làm nhỡ các cuộc gọi đến mà cứ nghĩ là mình ra ngoài một lát thì có sao đâu; 

· Không nói những điều bí mật trong điện thoại; 

· Không được cung cấp số điện thoại di động, số nhà riêng của lãnh đạo cho dù người gọi cứ nhận là người nhà, khách hàng, đối tác quan trọng, hay quan chức chính quyền. Thay vào đó thư ký phải khéo léo hỏi tên, số điện thoại của người gọi để báo lại cho lãnh đạo. Sau này lãnh đạo sẽ tự biết cách giải quyết với những thông tin như thế; 

· Khi chưa chọn được số máy thì không được nhắc ống nghe lên; 
· Những điều cần nói trong điện thoại phải được chuẩn bị kỹ càng, nếu cần thì ghi ra giấy để khỏi quên và không bị nhầm lẫn thứ tự;
· Khi cầm máy phải có thói quen cầm theo bút và phiếu nhắn tin; 
· Giọng nói: 

+ Nói rõ ràng; 

+ Nói bình thường, đủ nghe (không quá to hoặc quá nhỏ); 

+ Nói với tốc độ vừa phải. Nói chậm hơn một chút so với những cuộc nói chuyện bình thường. Trong trường hợp người nghe cần phải ghi chép những điều mình nói thì cần nhắc lại; 

+ Không nên hạ thấp giọng làm người nghe cảm thấy khó chịu; 

+ Giọng nói cần có âm điệu lên hoặc xuống một chút để người nghe khỏi bị nhàm chán. 

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 37 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội