6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ thành công

Mặc dù truyền thông nội bộ có tác động trực tiếp đến trải nghiệm, hiệu suất, sự gắn kết của nhân viên nhưng hầu hết các doanh nghiệp không có chiến lược dài hạn. Theo nghiên cứu cho biết: 

60% doanh nghiệp không có chiến lược hay tầm nhìn dài hạn cho truyền thông nội bộ.

Hơn 21% người làm truyền thông nội bộ thừa nhận không có kế hoạch gắn gắn liền với công ty. 

Sự thiếu sót này thực sự là một điều đáng lo ngại, nếu hệ thống giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp không có kế hoạch rõ ràng sẽ dễ dàng gặp phải những khó khăn và thất bại.

Vậy xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ như thế nào đem lại hiệu quả và lâu dài, cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Tầm quan trọng và ví dụ về truyền thông nội bộ

Bước 1. Xem lại chiến lược hiện tại

Đầu tiên, hãy đánh giá chiến lược hiện tại của công ty và xác định điểm mạnh điểm yếu. Hãy tìm hiểu những gì bạn muốn cải thiện qua những câu hỏi như:

Chiến lược hiện tại đang được thực hiện như thế nào?

Bạn đang sử dụng kênh nào để thực hiện truyền thông nội bộ?

Kế hoạch truyền thông nội bộ có đạt hiệu quả như bạn kỳ vọng không?

Nó có tác động gì đến văn hóa công ty? 

Có những phản hồi nào mà bạn nhận được khi thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ?

Trả lời được những câu hỏi này sẽ cung cấp cho bạn một cơ sở vững chắc để bắt đầu. Sau đó, bạn có thể xây dựng và cải thiện những điều này bằng chiến lược mới của mình.

Bước 2. Đặt mục tiêu rõ ràng

Điều quan trọng tiếp theo mà bạn phải làm là xác định được mục tiêu và thời gian cụ thể của kế hoạch truyền thông nội bộ. Bằng cách đưa ra các mốc thời gian hợp lý cho việc lập kế hoạch, lên ý tưởng và thực hiện sẽ giúp bạn đạt được thành công. 

Khi đưa ra các mục tiêu, bạn có thể dựa trên nguyên tắc SMART: 

S = Specific - tính cụ thể: mục tiêu cần phải cụ thể hóa, tuyệt đối không chung chung, không mơ hồ. 

M = Measurable - có thể đo lường được: Mục tiêu phải được đo lường thông qua các chỉ số. 

A = Achievable - có thể đạt được: Hãy đảm bảo rằng các mục tiêu là thực tế dựa trên nguồn lực hiện tại. 

R = Realistic - có khả thi: Mục tiêu phải được liên kết trực tiếp với kỳ vọng của công ty. 

T = Time bound - giới hạn thời gian: Mục tiêu phải có thời hạn để bạn luôn đi đúng hướng. 

Bước 3. Xác định một kế hoạch truyền thông nội bộ mới

Sau khi đã xác định được mục tiêu, đã đến lúc bạn nên vạch ra tầm nhìn cho kế hoạch truyền thông nội bộ. Kế hoạch mới nên bao gồm: 

Ai chịu trách nhiệm về kế hoạch truyền thông nội bộ?

Bạn cần xác định rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức. Hãy chỉ định vai trò cụ thể cho các bên liên quan khác nhau như: 

Một số thành viên trong nhóm lãnh đạo nên là người thúc đẩy hoạt động truyền thông nội bộ thành công. 

Các thành viên trong nhóm nhân sự và truyền thông, những người sẽ thực hiện đo lường và xem xét hiệu quả của chương trình truyền thông nội bộ. 

Để thực hiện thành công một sáng kiến nội bộ, cần phải chỉ định cho các đối tượng cụ thể. Nếu không có sự phân công rõ ràng, chiến lược sẽ rất khó để thành công. 

Giải pháp để thực hiện truyền thông nội bộ là gì?

Phần lớn, các công ty thường sử dụng facebook là nền tảng để thực hiện truyền thông nội bộ. Bởi có một điều chắc chắn rằng, 100% nhân sự công ty đều sử dụng Facebook và thường xuyên truy cập vào mạng xã hội này. 

Bộ phận HR hoặc truyền thông có thể lập fanpage và thường xuyên đăng tải hình ảnh, video về các hoạt động thường ngày của công ty để nhân sự nắm bắt và lan tỏa những giá trị của công ty đến với nhiều người. 

Đồng thời, bạn cũng nên kết hợp với các nền tảng khác để đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách hiệu quả và có sự tương tác đa dạng, đồng thời tạo cơ hội để mọi người tham gia và đóng góp vào quá trình truyền thông nội bộ. 

Bạn nên chia sẻ loại nội dung nào để nhận được sự hưởng ứng của nhân viên?

Đây chắc hẳn là thắc mắc của khá nhiều người đang thực hiện xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Vậy nên chia sẻ những gì để nhận được sự hưởng ứng của đội ngũ nhân viên?

Tham khảo một số nội dung như: 

Chia sẻ câu chuyện thành công của những nhân sự nổi bật, có sự đóng góp cho công ty 

Thông tin về các sự kiện nội bộ

• Thông tin về các dự án mới

• Thông tin về hoạt động kinh doanh

• Ghi nhận nhân viên

• Bài viết chia sẻ kiến thức

Sự đa dạng về nội dung truyền tải sẽ giúp duy trì sự hứng thú và hưởng ứng tích cực của nhân viên, tạo nên môi trường làm việc tích cực và hạnh phúc. 

Bước 4. Tối ưu hóa việc phân phối nội dung

Hầu hết nhân viên sẽ bị choáng ngợp nếu bạn đem đến quá nhiều thông tin. Vậy làm thế nào để đảm bảo rằng lượng thông tin bạn mang đến là vừa đủ và đúng thời điểm? 

Bạn cần phân loại nội dung theo nhiều chủ đề khác nhau như nội dung về thông báo, sự kiện nội bộ, chia sẻ kiến thức, ghi nhận nhân viên, thành tựu công ty… và phân bổ nội dung một cách đan xen để nhân viên tiếp nhận đa dạng thông tin mà không bị nhàm chán. 

Bước 5. Đo lường sự tiến bộ

Khi đã bắt đầu triển khai chiến lược mới, hãy sử dụng các số liệu mà bạn đo được hoặc bạn có thể thu thập phản hồi của nhân viên để đo lường hiệu quả. 

Một số số liệu phổ biến như:

Chỉ số tương tác: Đây bao gồm số lượng bình luận, lượt thích, chia sẻ và tương tác khác trên các bài viết, email hoặc thông điệp truyền thông nội bộ. Chỉ số này thể hiện mức độ tham gia và tương tác của nhân viên với thông tin.

Năng suất và sự gắn kết của nhân viên: Theo dõi sự thay đổi trong năng suất làm việc và mức độ gắn kết của nhân viên sau khi triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Nếu năng suất và sự gắn kết tăng lên, điều này cho thấy chiến lược đang có tác động tích cực.

Khảo sát và phản hồi: Thực hiện các cuộc khảo sát hoặc thu thập phản hồi từ nhân viên để đánh giá sự hài lòng và hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ. Phản hồi từ nhân viên giúp bạn biết được điều gì đang hoạt động tốt và điều gì cần được cải thiện. 

Thống kê sự tham gia: Theo dõi số lượng nhân viên tham gia vào các hoạt động nội bộ như buổi họp, sự kiện, cuộc thi hoặc khóa học. Sự tham gia chứng tỏ mức độ quan tâm và tham gia của nhân viên trong các hoạt động truyền thông nội bộ.

Bước 6. Xem lại chiến lược một cách thường xuyên

Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, do đó, kế hoạch truyền thông nội bộ cũng cần được cập nhật liên tục để phản ánh sự thay đổi trong tổ chức và mỗi nhân sự. Thường xuyên đánh giá lại và điều chỉnh chiến lược để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp và hiệu quả.

Đồng thời, việc có một kế hoạch mạnh mẽ quan trọng hơn bao giờ hết. Chiến lược tốt nhất sẽ đảm bảo nhân viên đã sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi và được thông tin một cách chính xác, cụ thể. 

Gitiho tin rằng, nếu như doanh nghiệp chú trọng xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ thì sẽ xây dựng được một môi trường làm việc tích cực, đội ngũ nhân sự tiềm năng và đoàn kết trong công việc.