Truyền thông nội bộ là gì? Tầm quan trọng và ví dụ về truyền thông nội bộ

Chắc hẳn trong một tổ chức, không một lãnh đạo mong muốn nhân viên chia rẽ, làm việc không chất lượng, không có tính minh bạch, nhân sự và quản lý mâu thuẫn với nhau… cùng nhiều vấn đề khác. 

Để không để việc này xảy ra, hoạt động truyền thông nội bộ là rất quan trọng. Nếu truyền thống nội bộ tốt, doanh nghiệp sẽ tạo nên môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy tinh thần nhân sự. 

Bài viết dưới đây, cùng Gitiho tìm hiểu tầm quan trọng và cách các công ty xây dựng như thế nào nhé!

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt thông tin, tin tức và thông điệp của công ty đến nhân viên và giữa nhân viên với nhau. Mục tiêu của việc truyền thông nội bộ là tạo ra sự hiểu biết, giao tiếp hiệu quả và tạo động lực, giúp tất cả mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung cũng như thể hiện văn hóa, giá trị của tổ chức. 

Một trong những công ty, tập đoàn xây dựng rất tốt các hoạt động truyền thông nội bộ phải kể đến FPT, Viettel, Vinamilk, Unilever, Thế giới di động, VNG… Đặc biệt, các chiến lược truyền thông nội bộ này không chỉ rất thành công trong tổ chức mà nó còn lan tỏa một cách mạnh mẽ và được đông đảo mọi người biết đến. 

Tập đoàn FPT có 8 công ty con và hơn 27.000 nhân viên đang làm việc tại Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới như Lào, Campuchia, Nhật Bản, Singapore, Nhật Bản… Để chuyển tải thông tin, thông điệp, sự kiện, khoảnh khắc thường ngày của tập đoàn, FPT đã xây dựng các kênh truyền thông trực tuyến như website chungta.vn, bản tin FPT News, kênh facebook… với các mục đích khác nhau. 

Một trong những cách làm truyền thông nội bộ rất đặc biệt đó là thực hiện đào tạo nhân viên của Unilever. Công ty đa quốc gia này đã xây dựng nền tảng học tập gồm các khóa học trực tuyến và giúp nhân viên xây dựng lộ trình học tập phát triển của riêng mình. Từ đó trau dồi kiến thức, mở rộng và nâng cao kỹ năng cần thiết để giải quyết công việc một cách hiệu quả. 

Những giá trị mà truyền thông nội bộ mang lại

Thực hiện chiến lược truyền thông nội bộ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp như:

1. Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp

Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của truyền thông nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bởi văn hóa doanh nghiệp thường được lồng ghép vào các thông điệp, các hoạt động truyền thông nội bộ, cuộc thảo luận… để truyền tải tới nhân viên một cách tự nhiên nhất. Qua đó nhân viên sẽ dần dần hiểu được các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức. 

Văn hóa doanh nghiệp nên được thực hiện từ lãnh đạo và lãnh đạo cũng chính là người nêu gương trong tổ chức. Theo một nghiên cứu, các công ty có văn hóa doanh nghiệp tốt khuyến khích sự tham gia của lãnh đạo và đánh giá cao đối với nhân viên đã đạt được mức tăng trưởng lên đến 682% về doanh thu. 

2. Tạo nên sự gắn kết trong tổ chức

Đại dịch toàn cầu vừa qua đã làm gián đoạn cách mà chúng ta làm việc, các nhà lãnh đạo buộc phải tìm kiếm những cách tốt hơn để giao tiếp và kết nối các nhóm lại với nhau thành một doanh nghiệp gắn kết. 

Theo một cuộc khảo sát gần đây, 74% nhân viên cảm thấy rằng như họ đã bỏ lỡ những thông tin liên quan đến công ty của họ. Trong khi đó, 72% nhân viên thiếu những hiểu biết chính xác về chiến lược công ty.

Một báo cáo khác cho biết, những nhân viên không gắn kết có thể tiêu tốn của các công ty Hoa Kỳ hơn 450 tỷ đô la mỗi năm. Sự tổn thất này được tính bằng tiền lương, thời gian đào tạo lại, lợi nhuận, doanh thu. 

Vì vậy yêu cầu đặt ra là tổ chức cần tạo sự liên kết giữa nhân viên với nhân viên và nhân viên với tổ chức. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo thường không hiểu mục đích của truyền thông nội bộ và cách nó có sự liên quan với các mục tiêu kinh doanh của công ty. 

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của truyền thông nội bộ là việc chia sẻ thông tin và mục tiêu chung của công ty. Bằng cách truyền tải một cách rõ ràng và chính xác các thông tin liên quan đến chiến lược của tổ chức, đảm bảo nhân viên cùng hiểu và thực hiện công việc hướng đến mục tiêu chung. 

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp xây dựng niềm tin từ phía nhân viên. Nhân viên cảm nhận được sự coi trọng từ phía lãnh đạo và quản lý, thông qua đó tạo nên môi trường làm việc ổn định và thúc đẩy sự tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức. 

Một số nghiên cứu chứng minh sự gắn kết trong tổ chức có ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh như:

Sự tham gia của nhân viên giúp tăng năng suất tại nơi làm việc. Các công ty có mức độ gắn kết cao sẽ có lợi nhuận cao hơn 21%

Sự gắn kết của nhân viên làm giảm tỷ lệ vắng mặt. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy những nơi làm việc có mức độ gắn kết cao có tỷ lệ vắng mặt thấp hơn 41%.

3. Cải thiện năng suất và hiệu suất

Báo cáo của Viện toàn cầu McKinsey cho thấy lực lượng lao động được kết nối có năng suất cao hơn từ 20% đến 25%. Sở hữu đội ngũ nhân viên gắn kết chính là chìa khóa để đạt được kết quả đầu ra và điều này có thể đạt được thông qua các công cụ liên lạc nội bộ. 

Tuy nhiên, năng suất không chỉ phụ thuộc vào cuộc đối thoại giữa nhiều người mà còn dựa vào cách các cá nhân và nhóm làm việc cùng nhau. Một doanh nghiệp có chiến lược truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo nên một môi trường làm việc tích cực, nhân viên có sự gắn kết và hỗ trợ nhau trong công việc. Từ đó, bản thân nhân viên cảm thấy có động lực làm việc và dẫn đến tăng sự tham gia vào các hoạt động nội bộ cũng như tăng năng suất.

4. Hỗ trợ sự thay đổi trong đội ngũ

Trong môi trường thay đổi liên tục, truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ về những thay đổi sắp diễn ra và tại sao chúng cần thiết. Điều này giúp giảm sự lo lắng và tạo sự ủng hộ từ phía nhân viên trong quá trình thay đổi.

5. Hạn chế thông tin gây hiểu lầm và tăng cường tính minh bạch

Nếu bộ phận nhân sự hay bộ phận truyền thông nội bộ không truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, cụ thể và chính xác thì sẽ gây ra những tin đồn truyền từ miệng người này đến người khác. Khi đó thông tin không còn tính nguyên vẹn mà có thể bị sai lệch, hiểu lầm, làm quá vấn đề. 

Vì vậy, các thông tin quan trọng cần được truyền tải ngay đến tổ chức thông qua cách kênh truyền thông như email nội bộ, bản tin, group nội bộ..  đảm bảo ai cũng nắm được thông tin, sự kiện một cách nhất quán và đúng sự thật. 

Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ bằng những cách nào?

Chiến lược truyền thông nội bộ là một phần quan trọng để tạo nên sự tương tác và sự tham gia trong tổ chức. Dưới đây là một số cách để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả:

Email và tin tức nội bộ: 

Sử dụng email để gửi thông báo, tin tức và sự kiện tới nhân viên. Bạn có thể gửi email để thông tin theo tuần, tháng hoặc định kỳ để nhân viên cập nhật về các sự kiện, thành tựu và các thông tin có liên quan khác trong công ty.

Mạng xã hội nội bộ: 

Sử dụng các nền tảng mạng xã hội nội bộ để chia sẻ thông tin, hình ảnh, sự kiện đang diễn ra trong tổ chức. Một tổ chức có thể dùng nhiều công cụ khác nhau, ví dụ như ở công ty giáo dục Gitiho, 2 công cụ truyền thông nội bộ chính là Facebook và Lark. 

Buổi họp nội bộ: 

Thường xuyên tổ chức các buổi họp nội bộ để trao đổi thông tin hay thảo luận về các dự án, mục tiêu và các vấn đề quan trọng khác. Đây là cơ hội để mọi người trong công ty giao tiếp và hiểu nhau hơn. 

Cuộc thi và các sự kiện nội bộ:

Tổ chức các cuộc thi, sự kiện và hoạt động nội bộ như cuộc thi ảnh, thể thao hay các hoạt động văn hóa khác để tạo cơ hội cho nhân viên gặp gỡ, giao lưu và tương tác. 

Hệ thống học tập nội bộ:

Để nhân viên có cơ hội học tập và phát triển, công ty có thể sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS và cung cấp các khóa học, tài liệu học tập để nhân viên trau dồi kiến thức và nâng cao kỹ năng của mình. 

Bảng tin và Áp-phích nội bộ:

Thiết kế một không gian có bảng tin và áp-phích nội bộ để hiển thị những thông tin quan trọng giúp nhân viên dễ dàng theo dõi. 

Khảo sát và phản hồi:

Tổ chức khảo sát và thu thập phản hồi từ nhân viên để đánh giá hiệu suất và kết quả của truyền thông nội bộ, từ đó cải thiện nó theo thời gian. 

Ở Tập đoàn FPT, hàng năm bộ phận truyền thông đều thực hiện các chương trình khảo sát các hoạt động truyền thông nội bộ bằng cách lập bảng khảo sát với 20 câu hỏi liên quan đến việc tiếp nhận thông tin. 

Sau đó, bộ phận truyền thông sẽ tổng hợp các ý kiến, đề xuất, chương trình hành động, góp ý… của nhân viên lên cấp trên. Qua những cuộc khảo sát như vậy, chiến lược truyền thông nội bộ sẽ ngày càng được cải thiện và phù hợp với nhân viên, được đông đảo mọi người hưởng ứng. 

Lưu ý rằng, đây là quá trình đòi hỏi sự liên tục, tương tác và tập trung vào việc tạo sự kết nối và tham gia trong tổ chức. 

Tiếp theo, cần xây dựng được một kế hoạch hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ chi tiết. Bạn có thể tham khảo tại đây: 

Xem thêm: 6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ thành công

Hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu được tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, đây là một kênh truyền thông cực kỳ quan trọng để đảm bảo mọi nhân sự đều nhận được đầy đủ thông tin, có động lực làm việc và thực hiện tốt công việc của mình, gắn kết với doanh nghiệp.