6 bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Mặc dù truyền thông nội bộ có tác động trực tiếp đến trải nghiệm, hiệu suất, sự gắn kết của nhân viên nhưng hầu hết các doanh nghiệp không có chiến lược dài hạn. Theo nghiên cứu cho biết: 

60% doanh nghiệp không có chiến lược hay tầm nhìn dài hạn cho truyền thông nội bộ.

Hơn 21% người làm truyền thông nội bộ thừa nhận không có kế hoạch gắn gắn liền với công ty. 

Sự thiếu sót này thực sự là một điều đáng lo ngại, nếu hệ thống giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp không có chiến lược rõ ràng sẽ dễ dàng gặp phải những khó khăn và thất bại.

Vậy xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ như thế nào đem lại hiệu quả và lâu dài, cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt thông tin, tin tức và thông điệp của công ty đến nhân viên và giữa nhân viên với nhau. Mục tiêu của việc truyền thông nội bộ là tạo ra sự hiểu biết, giao tiếp hiệu quả và tạo động lực, giúp tất cả mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung cũng như thể hiện văn hóa, giá trị của tổ chức. 

Một trong những công ty, tập đoàn xây dựng rất tốt các hoạt động truyền thông nội bộ phải kể đến FPT, Viettel, Vinamilk, Unilever, Thế giới di động, VNG… Đặc biệt, các chiến lược truyền thông nội bộ này không chỉ rất thành công trong tổ chức mà nó còn lan tỏa một cách mạnh mẽ và được đông đảo mọi người biết đến. 

Tập đoàn FPT có 8 công ty con và hơn 27.000 nhân viên đang làm việc tại Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới như Lào, Campuchia, Nhật Bản, Singapore, Nhật Bản… Để chuyển tải thông tin, thông điệp, sự kiện, khoảnh khắc thường ngày của tập đoàn, FPT đã xây dựng các kênh truyền thông trực tuyến như website chungta.vn, bản tin FPT News, kênh facebook… với các mục đích khác nhau. 

Một trong những cách làm truyền thông nội bộ rất đặc biệt đó là thực hiện đào tạo nhân viên của Unilever. Công ty đa quốc gia này đã xây dựng nền tảng học tập gồm các khóa học trực tuyến và giúp nhân viên xây dựng lộ trình học tập phát triển của riêng mình. Từ đó trau dồi kiến thức, mở rộng và nâng cao kỹ năng cần thiết để giải quyết công việc một cách hiệu quả. 

Những giá trị mà truyền thông nội bộ mang lại

Thực hiện chiến lược truyền thông nội bộ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp như:

1. Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp

Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của truyền thông nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bởi văn hóa doanh nghiệp thường được lồng ghép vào các thông điệp, các hoạt động truyền thông nội bộ, cuộc thảo luận… để truyền tải tới nhân viên một cách tự nhiên nhất. Qua đó nhân viên sẽ dần dần hiểu được các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức. 

Văn hóa doanh nghiệp nên được thực hiện từ lãnh đạo và lãnh đạo cũng chính là người nêu gương trong tổ chức. Theo một nghiên cứu, các công ty có văn hóa doanh nghiệp tốt khuyến khích sự tham gia của lãnh đạo và đánh giá cao đối với nhân viên đã đạt được mức tăng trưởng lên đến 682% về doanh thu. 

2. Tạo nên sự gắn kết trong tổ chức

Đại dịch toàn cầu vừa qua đã làm gián đoạn cách mà chúng ta làm việc, các nhà lãnh đạo buộc phải tìm kiếm những cách tốt hơn để giao tiếp và kết nối các nhóm lại với nhau thành một doanh nghiệp gắn kết. 

Theo một cuộc khảo sát gần đây, 74% nhân viên cảm thấy rằng như họ đã bỏ lỡ những thông tin liên quan đến công ty của họ. Trong khi đó, 72% nhân viên thiếu những hiểu biết chính xác về chiến lược công ty.

Một báo cáo khác cho biết, những nhân viên không gắn kết có thể tiêu tốn của các công ty Hoa Kỳ hơn 450 tỷ đô la mỗi năm. Sự tổn thất này được tính bằng tiền lương, thời gian đào tạo lại, lợi nhuận, doanh thu. 

Vì vậy yêu cầu đặt ra là tổ chức cần tạo sự liên kết giữa nhân viên với nhân viên và nhân viên với tổ chức. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo thường không hiểu mục đích của truyền thông nội bộ và cách nó có sự liên quan với các mục tiêu kinh doanh của công ty. 

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của truyền thông nội bộ là việc chia sẻ thông tin và mục tiêu chung của công ty. Bằng cách truyền tải một cách rõ ràng và chính xác các thông tin liên quan đến chiến lược của tổ chức, đảm bảo nhân viên cùng hiểu và thực hiện công việc hướng đến mục tiêu chung. 

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp xây dựng niềm tin từ phía nhân viên. Nhân viên cảm nhận được sự coi trọng từ phía lãnh đạo và quản lý, thông qua đó tạo nên môi trường làm việc ổn định và thúc đẩy sự tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức. 

Một số nghiên cứu chứng minh sự gắn kết trong tổ chức có ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh như:

Sự tham gia của nhân viên giúp tăng năng suất tại nơi làm việc. Các công ty có mức độ gắn kết cao sẽ có lợi nhuận cao hơn 21%

Sự gắn kết của nhân viên làm giảm tỷ lệ vắng mặt. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy những nơi làm việc có mức độ gắn kết cao có tỷ lệ vắng mặt thấp hơn 41%.

3. Cải thiện năng suất và hiệu suất

Báo cáo của Viện toàn cầu McKinsey cho thấy lực lượng lao động được kết nối có năng suất cao hơn từ 20% đến 25%. Sở hữu đội ngũ nhân viên gắn kết chính là chìa khóa để đạt được kết quả đầu ra và điều này có thể đạt được thông qua các công cụ liên lạc nội bộ. 

Tuy nhiên, năng suất không chỉ phụ thuộc vào cuộc đối thoại giữa nhiều người mà còn dựa vào cách các cá nhân và nhóm làm việc cùng nhau. Một doanh nghiệp có chiến lược truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo nên một môi trường làm việc tích cực, nhân viên có sự gắn kết và hỗ trợ nhau trong công việc. Từ đó, bản thân nhân viên cảm thấy có động lực làm việc và dẫn đến tăng sự tham gia vào các hoạt động nội bộ cũng như tăng năng suất.

4. Hỗ trợ sự thay đổi trong đội ngũ

Trong môi trường thay đổi liên tục, truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ về những thay đổi sắp diễn ra và tại sao chúng cần thiết. Điều này giúp giảm sự lo lắng và tạo sự ủng hộ từ phía nhân viên trong quá trình thay đổi.

5. Hạn chế thông tin gây hiểu lầm và tăng cường tính minh bạch

Nếu bộ phận nhân sự hay bộ phận truyền thông nội bộ không truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, cụ thể và chính xác thì sẽ gây ra những tin đồn truyền từ miệng người này đến người khác. Khi đó thông tin không còn tính nguyên vẹn mà có thể bị sai lệch, hiểu lầm, làm quá vấn đề. 

Vì vậy, các thông tin quan trọng cần được truyền tải ngay đến tổ chức thông qua cách kênh truyền thông như email nội bộ, bản tin, group nội bộ..  đảm bảo ai cũng nắm được thông tin, sự kiện một cách nhất quán và đúng sự thật. 

Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ bằng những cách nào?

Chiến lược truyền thông nội bộ là một phần quan trọng để tạo nên sự tương tác và sự tham gia trong tổ chức. Dưới đây là một số cách để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả:

Email và tin tức nội bộ: 

Sử dụng email để gửi thông báo, tin tức và sự kiện tới nhân viên. Bạn có thể gửi email để thông tin theo tuần, tháng hoặc định kỳ để nhân viên cập nhật về các sự kiện, thành tựu và các thông tin có liên quan khác trong công ty.

Mạng xã hội nội bộ: 

Sử dụng các nền tảng mạng xã hội nội bộ để chia sẻ thông tin, hình ảnh, sự kiện đang diễn ra trong tổ chức. Một tổ chức có thể dùng nhiều công cụ khác nhau, ví dụ như ở công ty giáo dục Gitiho, 2 công cụ truyền thông nội bộ chính là Facebook và Lark. 

Buổi họp nội bộ: 

Thường xuyên tổ chức các buổi họp nội bộ để trao đổi thông tin hay thảo luận về các dự án, mục tiêu và các vấn đề quan trọng khác. Đây là cơ hội để mọi người trong công ty giao tiếp và hiểu nhau hơn. 

Cuộc thi và các sự kiện nội bộ:

Tổ chức các cuộc thi, sự kiện và hoạt động nội bộ như cuộc thi ảnh, thể thao hay các hoạt động văn hóa khác để tạo cơ hội cho nhân viên gặp gỡ, giao lưu và tương tác. 

Hệ thống học tập nội bộ:

Để nhân viên có cơ hội học tập và phát triển, công ty có thể sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS và cung cấp các khóa học, tài liệu học tập để nhân viên trau dồi kiến thức và nâng cao kỹ năng của mình. 

Bảng tin và Áp-phích nội bộ:

Thiết kế một không gian có bảng tin và áp-phích nội bộ để hiển thị những thông tin quan trọng giúp nhân viên dễ dàng theo dõi. 

Khảo sát và phản hồi:

Tổ chức khảo sát và thu thập phản hồi từ nhân viên để đánh giá hiệu suất và kết quả của truyền thông nội bộ, từ đó cải thiện nó theo thời gian. 

Ở Tập đoàn FPT, hàng năm bộ phận truyền thông đều thực hiện các chương trình khảo sát các hoạt động truyền thông nội bộ bằng cách lập bảng khảo sát với 20 câu hỏi liên quan đến việc tiếp nhận thông tin. 

Sau đó, bộ phận truyền thông sẽ tổng hợp các ý kiến, đề xuất, chương trình hành động, góp ý… của nhân viên lên cấp trên. Qua những cuộc khảo sát như vậy, chiến lược truyền thông nội bộ sẽ ngày càng được cải thiện và phù hợp với nhân viên, được đông đảo mọi người hưởng ứng. 

Lưu ý rằng, đây là quá trình đòi hỏi sự liên tục, tương tác và tập trung vào việc tạo sự kết nối và tham gia trong tổ chức. 

6 bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thành công

Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp thành công không phải là điều đơn giản. Thực hiện 6 bước dưới đây đảm bảo rằng chiến lược được vận hành ổn định và mang lại lợi ích tối đa cho toàn bộ nhân viên. Bạn sẽ vượt qua được những rào cản giao tiếp lớn nhất và loại bỏ những thách thức mà các chuyên gia phải đối mặt trong việc xây dựng truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. 

1. Xem lại chiến lược hiện tại

Đầu tiên, hãy đánh giá chiến lược hiện tại của công ty và xác định điểm mạnh điểm yếu. Hãy tìm hiểu những gì bạn muốn cải thiện qua những câu hỏi như:

Chiến lược hiện tại đang được thực hiện như thế nào?

Bạn đang sử dụng kênh nào để thực hiện truyền thông nội bộ?

Chiến lược truyền thông nội bộ có đạt hiệu quả như bạn kỳ vọng không?

Nó có tác động gì đến văn hóa công ty? 

Có những phản hồi nào mà bạn nhận được khi thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ?

Trả lời được những câu hỏi này sẽ cung cấp cho bạn một cơ sở vững chắc để bắt đầu. Sau đó, bạn có thể xây dựng và cải thiện những điều này bằng chiến lược mới của mình.

2. Đặt mục tiêu rõ ràng

Điều quan trọng tiếp theo mà bạn phải làm là xác định được mục tiêu và thời gian cụ thể của chiến lược truyền thông nội bộ. Bằng cách đưa ra các mốc thời gian hợp lý cho việc lập kế hoạch, lên ý tưởng và thực hiện sẽ giúp bạn đạt được thành công. 

Khi đưa ra các mục tiêu, bạn có thể dựa trên nguyên tắc SMART: 

S = Specific - tính cụ thể: mục tiêu cần phải cụ thể hóa, tuyệt đối không chung chung, không mơ hồ. 

M = Measurable - có thể đo lường được: Mục tiêu phải được đo lường thông qua các chỉ số. 

A = Achievable - có thể đạt được: Hãy đảm bảo rằng các mục tiêu là thực tế dựa trên nguồn lực hiện tại. 

R = Realistic - có khả thi: Mục tiêu phải được liên kết trực tiếp với kỳ vọng của công ty. 

T = Time bound - giới hạn thời gian: Mục tiêu phải có thời hạn để bạn luôn đi đúng hướng. 

3. Xác định một chiến lược truyền thông nội bộ mới

Sau khi đã xác định được mục tiêu, đã đến lúc bạn nên vạch ra tầm nhìn cho chiến lược truyền thông nội bộ. Chiến lược truyền thông nội bộ mới nên bao gồm: 

Ai chịu trách nhiệm về chiến lược truyền thông nội bộ?

Bạn cần xác định rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức. Hãy chỉ định vai trò cụ thể cho các bên liên quan khác nhau như: 

Một số thành viên trong nhóm lãnh đạo nên là người thúc đẩy chiến lược truyền thông nội bộ thành công. 

Các thành viên trong nhóm nhân sự và truyền thông, những người sẽ thực hiện đo lường và xem xét hiệu quả của chương trình truyền thông nội bộ. 

Để thực hiện thành công một sáng kiến nội bộ, cần phải chỉ định cho các đối tượng cụ thể. Nếu không có sự phân công rõ ràng, chiến lược sẽ rất khó để thành công. 

Giải pháp để thực hiện truyền thông nội bộ là gì?

Phần lớn, các công ty thường sử dụng facebook là nền tảng để thực hiện truyền thông nội bộ. Bởi có một điều chắc chắn rằng, 100% nhân sự công ty đều sử dụng facebook và thường xuyên truy cập vào mạng xã hội này. 

Bộ phận HR hoặc truyền thông có thể lập fanpage và thường xuyên đăng tải hình ảnh, video về các hoạt động thường ngày của công ty để nhân sự nắm bắt và lan tỏa những giá trị của công ty đến với nhiều người. 

Đồng thời, bạn cũng nên kết hợp với các nền tảng khác để đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách hiệu quả và có sự tương tác đa dạng, đồng thời tạo cơ hội để mọi người tham gia và đóng góp vào quá trình truyền thông nội bộ. 

Bạn nên chia sẻ loại nội dung nào để nhận được sự hưởng ứng của nhân viên?

Đây chắc hẳn là thắc mắc của khá nhiều người đang thực hiện xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Vậy nên chia sẻ những gì để nhận được sự hưởng ứng của đội ngũ nhân viên?

Tham khảo một số nội dung như: 

• Chia sẻ câu chuyện thành công của những nhân sự nổi bật, có sự đóng góp cho công ty 
• Thông tin về các sự kiện nội bộ

• Thông tin về các dự án mới

• Thông tin về hoạt động kinh doanh

• Ghi nhận nhân viên

• Bài viết chia sẻ kiến thức

Sự đa dạng về nội dung truyền tải sẽ giúp duy trì sự hứng thú và hưởng ứng tích cực của nhân viên, tạo nên môi trường làm việc tích cực và hạnh phúc. 

4. Tối ưu hóa việc phân phối nội dung

Hầu hết nhân viên sẽ bị choáng ngợp nếu bạn đem đến quá nhiều thông tin. Vậy làm thế nào để đảm bảo rằng lượng thông tin bạn mang đến là vừa đủ và đúng thời điểm? 

Bạn cần phân loại nội dung theo nhiều chủ đề khác nhau như nội dung về thông báo, sự kiện nội bộ, chia sẻ kiến thức, ghi nhận nhân viên, thành tựu công ty… và phân bổ nội dung một cách đan xen để nhân viên tiếp nhận đa dạng thông tin mà không bị nhàm chán. 

5. Đo lường sự tiến bộ

Khi đã bắt đầu triển khai chiến lược mới, hãy sử dụng các số liệu mà bạn đo được hoặc bạn có thể thu thập phản hồi của nhân viên để đo lường hiệu quả. 

Một số số liệu phổ biến như:

Chỉ số tương tác: Đây bao gồm số lượng bình luận, lượt thích, chia sẻ và tương tác khác trên các bài viết, email hoặc thông điệp truyền thông nội bộ. Chỉ số này thể hiện mức độ tham gia và tương tác của nhân viên với thông tin.

Năng suất và sự gắn kết của nhân viên: Theo dõi sự thay đổi trong năng suất làm việc và mức độ gắn kết của nhân viên sau khi triển khai chiến lược truyền thông nội bộ. Nếu năng suất và sự gắn kết tăng lên, điều này cho thấy chiến lược đang có tác động tích cực.

Khảo sát và phản hồi: Thực hiện các cuộc khảo sát hoặc thu thập phản hồi từ nhân viên để đánh giá sự hài lòng và hiệu quả của chiến lược truyền thông nội bộ. Phản hồi từ nhân viên giúp bạn biết được điều gì đang hoạt động tốt và điều gì cần được cải thiện. 

Thống kê sự tham gia: Theo dõi số lượng nhân viên tham gia vào các hoạt động nội bộ như buổi họp, sự kiện, cuộc thi hoặc khóa học. Sự tham gia chứng tỏ mức độ quan tâm và tham gia của nhân viên trong các hoạt động truyền thông nội bộ.

6. Xem lại chiến lược một cách thường xuyên

Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, do đó, chiến lược truyền thông nội bộ cũng cần được cập nhật liên tục để phản ánh sự thay đổi trong tổ chức và mỗi nhân sự. Thường xuyên đánh giá lại và điều chỉnh chiến lược để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp và hiệu quả.

Đồng thời, việc có một chiến lược truyền thông mạnh mẽ quan trọng hơn bao giờ hết. Chiến lược tốt nhất sẽ đảm bảo nhân viên đã sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi và được thông tin một cách chính xác, cụ thể. 

Gitiho tin rằng, nếu như doanh nghiệp chú trọng phát triển truyền thông nội bộ thì sẽ xây dựng được một môi trường làm việc tích cực, đội ngũ nhân sự tiềm năng và đoàn kết trong công việc. Ngoài ra, các ý tưởng sáng tạo về truyền thông nội bộ cũng là cách để doanh nghiệp xây dựng thương hiệu của mình.