Đối với vị trí quản lý như trưởng phòng chẳng...

Chào em, Với vai trò là quản lý thì chúng ta cần có năng lực quản lý và quản trị,

Trong quyển sách “Xây dựng và lãnh đạo tập đoàn” Jacma có nói 1 câu rất hay:

“CHÚ TRỌNG TIỂU TIẾT QUAN TRỌNG TRONG CÔNG VIỆC”

Việc làm từ nhỏ tới lớn, từ dễ tới khó

Không phải chú trọng tiểu tiết là săm soi mà là các công việc nhỏ phải được thực hiện hoàn hảo, đừng vì nghĩ việc nhỏ mà làm qua loa đại khái.

Có nhiều người muốn làm đại sự nhưng không làm việc nhỏ một cách tỉ mỉ, chúng ta không thiếu những nhà chiến lược vĩ đại mà thiếu những người thực thi tỉ mỉ, tinh tế, không thiếu các quy chế quản lý quy củ mà thiếu sự chấp hành nghiêm chỉnh.

Vì vậy, nếu tốt nhất thì mình phải giỏi tư duy và tính hệ thống logic để quản lý việc đó thay vì phải làm chi tiết, nên cần phải:

1) Nắm “xương sống nghiệp vụ” thay vì học hết kỹ thuật nghiệp vụ

TP không cần thuộc hết thao tác, nhưng phải nắm:

Mục tiêu đầu ra (Output): nghiệp vụ này tạo ra cái gì? chuẩn chất lượng là gì?

Luồng công việc (Process): 5–7 bước chính, điểm bàn giao, chứng từ/dữ liệu đi kèm

Rủi ro & lỗi thường gặp (Risk): sai ở đâu gây hậu quả gì (tiền, pháp lý, uy tín, khách hàng)?

Nguyên tắc/Quy định lõi (Rule): 10–20% quy định tạo ra 80% rủi ro

TP phải “đọc được nghiệp vụ”, không nhất thiết “làm được như nhân viên”.

2) Thiết kế “bộ kiểm soát” để quản lý bằng tiêu chuẩn

Muốn kiểm soát được thì phải có chuẩn. Tối thiểu TP cần 4 thứ:

SOP 1 trang (hoặc checklist): bước – người làm – thời gian – đầu ra

Checklist chất lượng: tiêu chí pass/fail (có ví dụ đúng/sai)

RACI: ai làm – ai kiểm – ai phê duyệt – ai phối hợp

Bằng chứng kiểm soát: file mẫu, log, ticket, biên bản, chữ ký số…

Không có 4 thứ này thì TP chỉ “quản bằng cảm giác”.

3) Quản lý bằng KPI + KRI (chỉ số + rủi ro), không quản lý bằng “hỏi miệng”

TP yếu chuyên môn càng phải dựa vào chỉ số:

KPI vận hành: đúng hạn, năng suất, tỉ lệ hoàn thành, backlog

KPI chất lượng: tỉ lệ lỗi, tỉ lệ trả về, số lần sửa, audit pass rate

KRI rủi ro: lỗi nghiêm trọng, sai quy định, sai tiền/thuế/BHXH, khiếu nại, phát sinh phạt

….