2 kỹ thuật khóa Workbook trong Excel để bảo mật dữ liệu

Excel là phần mềm mà chúng ta sử dụng rất thường xuyên trong công việc hàng ngày. Để tránh cho dữ liệu trên Excel của bạn bị rò rỉ ra ngoài hay bị sao chép thì các bạn cần phải nắm rõ 2 kỹ thuật khóa Workbook trong Excel để bảo mật dữ liệu trong Excel dưới đây.

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ

3 cơ chế bảo mật dữ liệu của Excel

Trong Excel có 3 cơ chế bảo mật dữ liệu như sau:

1. Bảo mật bằng mật khẩu: Khi bạn mở file lên thì cần nhập mật khẩu mới xem được nội dung file.

2. Bảo mật về cấu trúc của file Excel: Có nghĩa là thiết lập chế độ khóa, không cho người dùng khác tự ý thêm, sửa, xóa thay đổi vị trí của các sheet trong file.

Dưới đây là hình ảnh một file Excel bị khóa cấu trúc, các bạn có thể thấy khi nhấp chuột phải vào thanh Sheet Tab thì không thực hiện được các thao tác như thêm mới, xóa, đổi tên, di chuyển hay copy.

3. Bảo mật cho từng ô trong bảng tính: Bạn có thể khóa các ô trong file, mở một số ô nhất định để người dùng nhập dữ liệu còn các ô khác thì không được thay đổi.

Xem thêm: Hướng dẫn khóa cột trong Excel siêu đơn giản để bảo vệ dữ liệu của bạn

2 kỹ thuật khóa Workbook trong Excel

Kỹ thuật khóa Workbook trong Excel

Với các file Excel bình thường thì người khác có thể mở lên xem và chỉnh sửa được ngay. Nhưng nếu bạn đặt mật khẩu để khóa Workbook trong Excel thì người khác sẽ không thể truy cập được nếu không biết mật khẩu.

Để thiết lập mật khẩu mở file Excel thì các bạn làm như sau:

Bước 1: Các bạn vào thẻ File > chọn mục Save As… Ngoài cách làm thủ công này thì các bạn có thể sử dụng phím tắt là phím F12.

Bước 2: Khi cửa sổ Save As hiện lên thì các bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống ở trong mục Tools rồi chọn vào General Options.

Bước 3: Khi hộp thoại General Options hiện lên thì các bạn có thể thiết lập hai cơ chế mật khẩu là: Password to Open (Mật khẩu để mở file) và Password to modify (Mật khẩu để sửa file).

Bước 4: Sau khi các bạn nhập mật khẩu rồi bấm nút OK thì Excel sẽ yêu cầu xác nhận lại mật khẩu. Hãy nhập đúng mật khẩu vào hộp thoại Confirm Password rồi bấm OK nhé.

Bước 5: Quay lại file Excel của bạn rồi vào thẻ File, chọn mục Save để lưu lại file là thao tác khóa Workbook đã thành công.

Để kiểm tra lại thì các bạn tắt file đi và mở lại thì sẽ thấy Excel hiển thị bảng thông báo yêu cầu nhập mật khẩu truy cập file như sau:

Do Excel không cung cấp tính năng lấy lại mật khẩu nên các bạn hãy ghi nhớ mật khẩu mà mình đã đặt nhé. Nếu bạn quên mật khẩu thì sẽ phải dùng một số phần mềm khác để phá mật khẩu chứ không thể làm trực tiếp trên Excel.

Để xóa mật khẩu trên file Excel của bạn thì các bạn vào thẻ File > chọn mục Save As > chỉnh tùy chọn trong mục Tools trên cửa sổ Save As thành General Options > xóa mật khẩu đã đặt trong cửa sổ General Options > bấm OK. Cuối cùng các bạn lưu đè file hiện tại lên file cũ là có thể xóa mật khẩu rồi nhé.

Xem thêm: 3 cách xử lý khi quên mật khẩu file Excel đơn giản, dễ dàng

Kỹ thuật khóa cấu trúc Workbook trong Excel

Trên một file Excel bình thường thì khi nhấp chuột vào thanh Sheet Tab thì dù là bạn hay người khác cũng đều thực hiện được các thao tác chỉnh sửa như thêm mới, xóa, đổi tên, di chuyển, ẩn….

Để khóa cấu trúc Workbook trong Excel cho người khác không thay đổi được cấu trúc file của bạn thì hãy làm như sau:

Bước 1: Các bạn vào thẻ Review trên thanh công cụ > chọn mục Protect Workbook. Sau đó các bạn sẽ thấy cửa sổ Protect Structure and Window hiện lên như sau:

Bước 2: Các bạn nhập mật khẩu rồi bấm OK. Trong trường hợp bạn chỉ muốn khóa các tính năng cho phép chỉnh sửa cấu trúc file để bản thân không thao tác nhầm thôi thì có thể không cần nhập mật khẩu mà bấm OK ngay cũng được nhé.

Bước 3: Để gỡ bỏ tính năng khóa cấu trúc Workbook này thì các bạn chỉ cần vào thẻ Review trên thanh công cụ > bỏ chọn ở mục Protect Workbook đi là được nhé. Nếu bạn có đặt mật khẩu khi khóa thì Excel sẽ yêu cầu nhập đúng mật khẩu mới cho gỡ nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách khóa và mở ô trong Excel nhanh chóng hiệu quả

Kết luận

Qua bài viết này, các bạn đã nắm được 2 kỹ thuật để khóa Workbook trong Excel nhằm bảo mật dữ liệu. Hãy áp dụng kiến thức mà chúng mình chia sẻ vào công việc thực tế của bạn nhé.

Nếu các bạn muốn sử dụng Excel thành thạo, nắm rõ về các hàm, công cụ và cách ứng dụng trong công việc thì hãy đăng ký chương trình học Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ nhé. Với các bài học kết hợp cả lý thuyết và thực hành, cùng sự hỗ trợ giải đáp thắc mắc nhiệt tình và tận tâm của giảng viên thì các bạn sẽ nhanh chóng hiểu rõ kiến thức và ứng dụng được để nâng cao hiệu quả công việc. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả nhé!