25 Mẹo Google Docs vô cùng hữu ích có thể bạn chưa biết

Mặc dù bề ngoài của Google Documents vô cùng đơn giản, nhưng trên thực tế, công cụ này tràn ngập các tùy chọn ẩn bên trong có thể giúp bạn làm được nhiều điều hơn là những gì bạn mong đợi. Cho dù bạn là một người mới sử dụng Google Documents hay một chuyên gia trong việc soạn thảo văn bản, bạn vẫn sẽ khám phá được điều gì đó mới mẻ từ hướng dẫn này.

Tất cả những gì bạn phải làm là tìm chúng và sau đó sử dụng chúng. Vô cùng tiện lợi, phải không?

Lưu ý rằng tất cả các mục được liệt kê bên dưới chủ yếu dành riêng cho phiên bản Google Documents trên máy tính để bàn và laptop. Không phải tất cả các mẹo bên dưới đều sử dụng được trên điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Dù bạn là sinh viên hay người đi làm, việc tự trình bày văn bản hoặc có khả năng xử lý và chỉnh sửa văn bản theo đúng định dạng, formats, đẹp mắt là một kỹ năng cần thiết nhất là trong kỷ nguyên công nghệ số khi các văn bản không nằm trên giấy mà chủ yếu trên màn hình máy tính. Chúng tôi có sẵn các khóa học online vô cùng hữu ích giúp bạn trở thành Chuyên gia trong lĩnh vực soạn thảo văn bản.

 Bây giờ, chúng ta hãy khám phá 25 tính năng tuyệt vời của Google Documents mà có thể bạn chưa biết.

Chỉnh sửa văn bản của bạn một cách chuyên nhiệp trong Google Docs 

1. Di chuyển văn bản. Lần tới khi bạn cần di chuyển văn bản trong Google Documents, hãy bỏ qua việc cắt và dán. Bạn hoàn toàn có thể dịch chuyển văn bản nhanh hơn bằng cách

• Đánh dấu đoạn văn bạn muốn định vị lại, sau đó nhấp và kéo nó bằng chuột – hoặc thậm chí bạn chỉ cần đặt con trỏ của mình ở bất kỳ vị trí nào bên trong đoạn văn.
• Nhấn giữ đồng thời Alt và Shift, sau đó sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ đến bất cứ đâu bạn muốn.

2. Tăng hoặc giảm kích thước phông chữ. Bạn cần điều chỉnh kích thước văn bản của mình? Google Documents có một cặp phím tắt siêu tiện dụng giúp bạn có thể thay đổi kích thước phông chữ nhanh chóng

• Nhấn giữ Ctrl (hoặc Cmd) và Shift.
• Nhấn phím dấu chấm để tăng kích thước phông chữ lên.
• Nhấp phím dấu phẩy để giảm kích thước phông chữ xuống.

3. Sao chép định dạng. Chỉ với một vài cú nhấp chuột nhanh chóng, Google Documents có thể sao chép định dạng từ một vùng văn bản và áp dụng định dạng này cho cho vùng khác .

• Bí quyết nằm trong biểu tượng con lăn sơn đó ở góc trên bên trái của thanh công cụ Tài liệu (ngay bên phải của biểu tượng in). Đặt con trỏ lên văn bản có định dạng bạn muốn, bấm vào con lăn sơn, sau đó bấm vào đoạn mà bạn muốn áp dụng định dạng. Tất cả phông chữ, kích thước, kiểu chữ và màu sắc sẽ hiển thị ngay lập tức.
• Nếu bạn muốn áp dụng định dạng cho nhiều vùng văn bản khác nhau, hãy bấm đúp vào con lăn sơn khi bắt đầu quá trình. Thao tác này sẽ giúp định dạng của bạn thống nhất trên nhiều vùng văn bản.

4. Nhanh chóng truy cập bất kỳ tính năng nào có sẵn trên Google Documents. Bạn có thể truy cập bất kỳ tính năng có sẵn nào ngay lập tức bằng cách sử dụng lệnh tìm kiếm trên menu của chương trình mà không cần nhớ vị trí của nó.

• Sử dụng phím tắt Alt- / để tìm kiếm tất cả các tính năng có sẵn ngay lập tức.
• Ví dụ: giả sử bạn muốn chuyển dòng thành Tiêu đề. Thay vì tìm kiếm trong menu Định dạng, bạn chỉ cần đánh dấu văn bản được đề cập, nhấn Alt và sau đó /, nhập “ti” – và sau đó, khi “Tiêu đề” xuất hiện dưới dạng tùy chọn, bạn hãy nhấn Enter để áp dụng nó.
• 
  

5. Sử dụng outline để điều hướng nhanh hơn. Google Documents tự động sắp xếp tài liệu của bạn để giúp bạn di chuyển dễ dàng hơn:

• Mở menu Xem và chọn “Hiển thị bố cục tài liệu”, hoặc chỉ nhấp tổ hợp phím Ctrl-Alt-H (hoặc Cmd-Alt-H)
• Outline hoàn chỉnh của tài liệu sẽ ở khu vực bên trái của màn hình, với mỗi dòng văn bản tiêu đề đại diện cho một phần.
• Sau đó, bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong outline để chuyển trực tiếp đến phần đó của tài liệu.

Tính năng này cũng có sẵn trong ứng dụng dành cho thiết bị di động của Tài liệu; chỉ cần tìm tùy chọn “Đường viền tài liệu” trong menu chính của ứng dụng.

6. Nhập văn bản bằng giọng nói.

Miễn là máy tính của bạn có mic-rô, tất cả những gì bạn phải làm là mở menu Công cụ và chọn “Nhập liệu bằng giọng nói”, hoặc nhấn Ctrl-Shift-S (hoặc Cmd-Shift-S) và sau đó đọc phần văn bản bạn muốn nhập.

Google Documents sẽ sử dụng hệ thống chuyển giọng nói thành văn bản tiêu chuẩn của Google để nhận dạng và hiểu thị trên trang. Bất cứ khi nào bạn có một số âm thanh cần được chuyển thành văn bản – từ một cuộc phỏng vấn được ghi âm, một podcast hoặc bất cứ trường hợp nào – hãy tìm một căn phòng yên tĩnh, kích hoạt chế độ nhập liệu bằng giọng nói của Google Docs và phát âm thanh. Docs sẽ chuyển toàn bộ đoạn ghi âm đó thành giọng nói, hoàn toàn miễn phí.

7. Sử dụng giọng nói để định dạng văn bản. Chức năng chuyển giọng nói thành văn bản của Google Documents cũng cho phép bạn đọc các lệnh cho các dạng dấu câu và định dạng đoạn văn thường gặp . Bạn có thể nói những thứ như “dấu chấm”, “dấu phẩy” và “dấu chấm hỏi” hoặc đưa ra các hướng dẫn như “dòng mới” hoặc “đoạn mới”. Nếu bạn muốn nghỉ giải lao, hãy nói “ngừng nghe” và sau đó nói “tiếp tục” khi bạn đã sẵn sàng tiếp tục.

8. Chỉnh sửa nâng cao bằng giọng nói. Bên cạnh việc biến giọng nói thành văn bản, chế độ nhập liệu bằng giọng nói của Google Documents cho phép bạn thực hiện chỉnh sửa nâng cao thông qua lệnh nói . Hệ thống hỗ trợ một loạt các chức năng - chọn từ, cụm từ hoặc đoạn văn cụ thể; áp dụng các kiểu định dạng khác nhau cho văn bản; cắt, sao chép và dán; và thậm chí cuộn qua tài liệu hoặc chuyển đến các phần cụ thể của trang.

9. Kiểm tra lỗi chính tả. Google Documents hỗ trợ bạn kiểm tra chính tả Tiếng Việt tương đối tốt, bạn có thể ngay lập tức nhìn thấy lỗi sai của mình và đề suất chỉnh sửa ngay tại đó.

Tìm kiếm, chỉnh sủa hình ảnh, tra cứu từ điển trực tiếp trong Google Docs 

10. Sử dụng công cụ “Khám phá” để tìm kiếm thông tin ngay trong trình soạn thảo. Google Documents giúp bạn có thể thực hiện tất cả các nghiên cứu của mình mà không cần rời khỏi trình xử lý văn bản – cả trên máy tính để bàn và từ thiết bị di động của bạn.

• Mở công cụ Khám phá của Tài liệu bằng cách xem trong menu Khám phá (nhấn Ctrl-Alt-Shift-I hoặc Cmd-Alt-Shift-I)trên máy tính, hoặc Tìm tùy chọn “Khám phá” trong menu chính của ứng dụng dành cho thiết bị di động (trong khi bạn đang thực sự chỉnh sửa tài liệu).
• Docs sẽ hiển thị một loạt kết quả web, hình ảnh và các tài liệu liên quan từ công việc trước đây của bạn. Bạn cũng có thể thực hiện các tìm kiếm mới ngay trong cửa sổ đó.
• Khi bạn tìm thấy nội dung muốn đưa vào tài liệu hiện tại của mình, bạn có thể thêm nội dung đó và thậm chí đính kèm trích dẫn chú thích bằng một cú nhấp chuột hoặc nhấn.

11. Chèn hình ảnh từ Google Photos hoặc tìm kiếm hình ảnh ngay trong Google Docs. Bạn có thể dễ dàng thêm trực tiếp hình ảnh từ bộ sưu tập Google Hình Ảnh vào tài liệu của mình.

• Nhấp vào menu Chèn và chọn “Hình ảnh” để tìm tùy chọn.
• Bạn cũng có thể thêm hình ảnh từ bộ nhớ Google Drive của mình, bằng URL hoặc bằng cách tìm kiếm trên web từ cùng khu vực đó.

12. Chỉnh sửa hình ảnh trực tiếp trong tài liệu.

Google Documents có công cụ riêng cho phép bạn cắt hoặc chỉnh sửa hình ảnh

• Nhấp vào hình ảnh trong tài liệu của bạn
• Nhấp vào menu Định dạng và chọn “Hình ảnh”.
• Bạn sẽ tìm thấy lệnh cắt xén cũng như lựa chọn “Tùy chọn hình ảnh” rộng hơn chứa các chức năng đổi màu và điều chỉnh độ trong suốt, độ sáng và độ tương phản của hình ảnh.
  

13. Tra cứu nghĩa của từ ngay trong tài liệu. Bạn không tự tin về nghĩa của một từ và muốn tra cứu từ đó trong từ điển. 

• Hãy đặt con trỏ ngay từ cần tra cứu
• Nhấn Ctrl-Shift-Y (hoặc Cmd-Shift-Y).
• Google Docs sẽ tìm ra định nghĩa cho bạn và hiển thị định nghĩa đó cho bạn ở bên phải màn hình.
  

14. Thêm và xem ghi chú từ Google Keep. Nếu bạn sử dụng Google Keep làm công cụ ghi chú của mình, bạn có thể truy cập ghi chú của mình khi đang làm việc trên tài liệu và thậm chí chèn toàn bộ ghi chú vào trang hiện tại của mình. Tìm tùy chọn “Keep notepad” trong menu Công cụ để kéo thanh bên Keep lên.

Sau đó, bạn có thể xem và chỉnh sửa ghi chú của mình và nếu bạn muốn chuyển nội dung của ghi chú vào tài liệu của mình, hãy di chuột qua ghi chú rồi nhấp vào biểu tượng menu ba chấm xuất hiện.

Cộng tác và chia sẻ tốt hơn trong Google Docs 

15. Dịch tài liệu của bạn trực tiếp trong Google Documents. Đừng để rào cản ngôn ngữ ngăn cản bạn giao tiếp. Google Documents có thể dịch toàn bộ tài liệu sang các ngôn ngữ khác.

• Nhấp vào menu Công cụ
• Chọn “Dịch tài liệu”.
• Chọn ngôn ngữ bạn muốn và đặt tên mới cho tệp đã dịch của mình.

16. Gắn thẻ người cộng tác. Có thể bạn chưa biết, Google Documents cho phép bạn gắn thẻ những người dùng khác để thu hút sự chú ý của họ khi cộng tác.

• Thêm nhận xét – bằng cách nhấp vào biểu tượng hình tròn xuất hiện khi bạn di chuột qua phía bên phải của tài liệu trên màn hình hoặc bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng rồi chọn “Nhận xét” trong ứng dụng dành cho thiết bị di động
• Nhập @ hoặc + theo sau bởi một vài chữ cái đầu tiên của tên một người. Google Documents sẽ bắt đầu cung cấp các tùy chọn từ danh sách Danh bạ Google của bạn. Và nếu bạn muốn thêm ai đó không có trong danh sách liên hệ của mình, chỉ cần sử dụng địa chỉ email thay vì tên.

Hệ thống gắn thẻ của Google Tài liệu có thể giúp các hoạt động cộng tác hiệu quả hơn. Nếu người bạn chọn đã có quyền truy cập vào tài liệu, họ sẽ nhận được email thông báo về đề cập đó. Nếu không, Google Documents sẽ nhắc bạn chia sẻ tài liệu với họ trước khi tiếp tục.

17. Gửi email trực tiếp từ Google Documents. Bạn cũng có thể dễ dàng gửi email cho các cộng tác viên của mình, cùng với phần đính kèm của tài liệu , trực tiếp từ Google Docs. Tìm tùy chọn “Gửi email cho cộng tác viên” trong menu Tệp để bắt đầu. (Thư của bạn sẽ đến từ địa chỉ email chính được liên kết với tài khoản Google của bạn.)

18. Thêm tài liệu của bạn vào nội dung email. Có thể bạn muốn gửi một bản sao tài liệu của mình cho ai đó qua email mà không cần thêm họ làm cộng tác viên, để cung cấp tệp cho khách hàng chẳng hạn hoặc chia sẻ tệp đó với ai đó bên ngoài tổ chức của bạn chẳng hạn. Google Documents có thể giúp bạn làm điều đó: Chỉ cần mở menu Tệp và chọn “Gửi email dưới dạng tệp đính kèm”. Bạn sẽ có thể chọn từ nhiều định dạng khác nhau hoặc thậm chí chọn đưa thẳng văn bản vào nội dung email của bạn.

19. Xuất bản tài liệu dưới dạng Web. Google Documents có thể biến bất kỳ tài liệu nào thành một trang web đang hoạt động, sau đó bạn có thể chia sẻ hoặc nhúng tùy ý. Xem tùy chọn “Xuất bản trên web” trong menu Tệp để khám phá khả năng này.

20. Làm nổi bật nội dung quan trọng. Nếu bạn muốn hướng mọi người đến một phần cụ thể trong tài liệu của mình, hãy sử dụng tính năng đánh dấu trang của Tài liệu để tạo liên kết trực tiếp đến bất kỳ vùng nào của văn bản.

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn liên kết nằm, sau đó mở menu Chèn và chọn “Đánh dấu”.
• Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cùng với liên kết. Bạn vẫn cần đảm bảo chia sẻ tài liệu một cách thích hợp (thiết lập quyền xem, quyền chỉnh sửa,...) trước khi gửi liên kết cho bất kỳ ai khác ngoài bạn.
  

21. Chuyển tài liệu thành file .pdf trực tiếp trên trình duyệt. Bạn có muốn gửi cho ai đó liên kết đến phiên bản PDF của tài liệu của bạn không?

Hãy sao chép URL đầy đủ trong thanh địa chỉ của trình duyệt trong khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu, sau đó thay đổi  / edit ở cuối thành / export? Format = pdf. Miễn là những người mà bạn đang gửi có quyền truy cập vào tài liệu, họ sẽ nhận được bản PDF tài liệu của bạn ngay khi họ mở liên kết.

Ví dụ chuyển

docs.google.com/document/d/....OH/edit

thành

docs.google.com/document/d/....OH/export?Format=pdf

22. Yêu cầu tạo bản sao tài liệu. Bạn có thể sử dụng một thủ thuật tương tự để biến tài liệu của mình thành một bản san để người khác sử dụng liên tục. Một lần nữa, hãy sao chép URL đầy đủ vào thanh địa chỉ của trình duyệt trong khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu — nhưng lần này, hãy thay đổi /edit ở  cuối thành /copy . Gửi liên kết đó cho bất kỳ ai mà bạn đã chia sẻ tệp và khi họ mở tệp, họ sẽ được nhắc tạo một bản sao trong bộ nhớ Tài liệu của riêng họ và sau đó làm việc trên file đó.

Mở rộng hơn nữa kỹ năng soạn thảo văn bản của bạn với Google Docs 

23. Sử dụng thư viện mẫu để nâng tầm thiết kế của bạn

Google Docs có thể giúp bạn thiết kế nhờ thư viện mẫu tích hợp sẵn của nó.

• Mở thư viện để duyệt qua các tùy chọn có sẵn,bao gồm từ lý lịch đến đề xuất dự án và thậm chí một số định dạng tài liệu pháp lý và kinh doanh nâng cao
• Chọn bất kỳ mục nào để mở mục đó trong Docs và sử dụng mục đó làm điểm bắt đầu.

Thư viện mẫu của Docs có nhiều định dạng tài liệu khác nhau có sẵn để bạn sử dụng.

24. Nhanh chóng tạo tài liệu mới từ trình duyệt

Bạn có thể nhanh chóng bắt đầu một tài liệu mới từ bất kỳ đâu trong trình duyệt của mình bằng cách thêm docs.google.com/create làm dấu trang để mở nhanh chóng, hoặc có thể tạo một lối tắt tùy chỉnh đến liên kết này.

25. Thêm các phông chữ khác vào Google Docs

Đừng giới hạn bản thân trong danh sách phông chữ mặc định của Docs. Bạn có thể thêm hàng chục phông chữ vào thiết lập xử lý văn bản của mình. Sau khi được thêm vào, các phông chữ này luôn có sẵn trong menu thả xuống phông chữ thông thường. Tất cả những gì bạn phải làm là mở menu phông chữ và tìm tùy chọn “Thêm phông chữ” ở trên cùng. Nhấp vào đó và duyệt hoặc tìm kiếm kho lưu trữ phông chữ web của Google để tìm kiểu phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau đó viết ngay với giao diện phù hợp cho mọi dự án bạn mà xử lý.

Có rất nhiều tính năng thú vị phải không nào? Hy vọng lần tới đây, khi bạn mở Google Docs để soạn thảo văn bản, bạn sẽ ứng dụng được ít nhất một trong hơn 20 mẹo hữu ích được liệt kê ở trên. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác, hãy tham gia Gitiho ngay hôm nay.