3d5s là gì? Học người Nhật quy tắc tạo nên sự phát triển doanh nghiệp

3d5s là quy tắc làm việc phổ biến tại Nhật Bản - quốc gia sở hữu nền kinh tế hàng đầu thế giới. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu 3d5s là gì qua bài viết này nhé.

3d5s là gì?

3d - bộ quy tắc làm việc người quản lý nên áp dụng

3d là nguyên tắc điều hành tổ chức bao gồm 3 tiêu chí là:

Directing: Chỉ đạo

Mỗi người quản lý sẽ có một phong cách quản trị riêng. Nhưng trong quy tắc 3d thì việc mà một người quản lý cần làm với nhân viên sẽ bao gồm:

1. Nói về việc họ phải làm gì
2. Nói cho họ về việc làm sao để thực hiện điều đó
3. Nói cho họ biết về thời hạn cần hoàn thành nó

Tiêu chí này chỉ ra rằng bạn không thể làm một người lãnh đạo chỉ giao việc rồi để mặc nhân viên tự xoay sở. Bạn giao nhiệm vụ cho nhân viên nhưng sẽ phải đi kèm với sự hướng dẫn và theo dõi sát sao từ bạn cho đến khi công việc hoàn thành.

Discussing: Thảo luận

Thảo luận là phương pháp để tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi, công bằng và dân chủ. Khi một vấn đề được lãnh đạo đưa ra để mọi người cùng thảo luận và tìm hướng giải quyết thì sẽ nhận được nhiều ý kiến khác nhau để chọn ra cách làm tốt nhất. Qua đó, nhân viên cũng thấy được sự quan trọng của mình với doanh nghiệp.

Delegating: Ủy thác

Ủy thác hay sự trao quyền là điều được nhắc đến nhiều trong quản trị doanh nghiệp. Người làm quản lý cần trao quyền cho những nhân viên mà họ tin tưởng để thực hiện một việc nào đó. Khi công việc được hoàn thành, người quản lý sẽ kiểm tra và đánh giá về chất lượng. Trao quyền cho nhân viên là cách để giảm tải áp lực cho quản lý, không cần phải quản tất cả mọi chuyện từ nhỏ đến lớn. Đồng thời trao quyền cũng giúp cho nhân viên có trách nhiệm hơn.

Xem thêm: Top 7 cách quản lý nhân viên cực hiệu quả dành cho quản lý

5s - bộ quy tắc quản lý môi trường làm việc

Quy tắc 5s được sử dụng đầu tiên tại hệ thống nhà máy của Toyota tại Nhật Bản. Ban đầu chỉ có 4 tiêu chí, sau được mở rộng thêm 1 tiêu chí nữa và trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Trong đó, 5s là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật đại diện cho các giai đoạn trong quá trình tổ chức và sắp xếp môi trường làm việc bao gồm:

Seiri: Sàng lọc

Chúng ta luôn có rất nhiều đồ đạc tại nơi làm việc nhưng không phải tất cả chúng đều cần thiết. Vậy thì việc Sàng lọc (Seiri) này sẽ giúp bạn tìm ra những thiết bị cần thiết để giữ lại và không cần thiết để bỏ đi hoặc cất vào đâu đó. Sàng lọc sẽ mang lại cho bạn những lợi ích sau:

• Dễ dàng tìm thấy một vật dụng, thiết bị nào đó đang cần sử dụng cho công việc.
• Giảm bớt tình trạng phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm một vật dụng nào đó mà làm gián đoạn công việc.
• Tạo không gian làm việc thoải mái, thoáng đãng thay vì ngồi giữa rất nhiều đồ đạc.

Seiton: Sắp xếp

Sau khi trải qua bước Sàng lọc thì bạn nên tiến hành sắp xếp lại nơi làm việc. Hãy để các vật dụng thường xuyên sử dụng ở gần bạn để nhanh chóng lấy được nó. Ngoài ra, dùng giấy note để đánh dấu các vật dụng theo nhóm hoặc ghi tên người đang sử dụng hoặc sở hữu nó cũng là một cách hay để mọi thứ trở nên ngăn nắp. Thực hiện Sắp xếp (Seiton) sẽ mang lại cho bạn những lợi ích sau:

• Tạo không gian làm việc khoa học, luôn có sẵn đồ bạn cần dùng ở vị trí dễ thấy nhất.
• Hạn chế tình trạng gián đoạn công việc chỉ vì tìm một món đồ nào đó.

Seiso: Sạch sẽ

Không ai muốn làm việc trong một môi trường không sạch sẽ. Do đó, nhân viên cần có ý thức giữ gìn vệ sinh cho góc làm việc để tạo môi trường làm việc thư thái cho chính mình.

Ngoài trách nhiệm giữ gìn sự sạch sẽ của cá nhân thì doanh nghiệp cũng cần có các hoạt động kiểm tra và dọn vệ sinh định kỳ để không gian làm việc luôn được đảm bảo sự sạch đẹp, mang lại cảm hứng làm việc.

Seiketsu: Săn sóc

Săn sóc ở đây được hiểu là việc chuẩn hóa 3 bước Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ, đảm bảo những điều đã làm tốt ở các bước này được diễn ra thường xuyên như một thói quen. Để làm được điều này thì doanh nghiệp cần xây dựng lịch trình cụ thể, có sự phân công trách nhiệm cho từng người để duy trì thói quen tốt đều đặn và dài lâu.

Shitsuke: Sẵn sàng

Sẵn sàng ở đây thể hiện tính tự giác của nhân viên khi thực hiện các bước được đề cập ở trên. Điều này có nghĩa là nhân viên luôn sẵn sàng tự thực hiện các công việc để có môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, sạch đẹp với đồ đạc được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm mà không cần cấp trên phải nhắc nhở. Điều này cần tốn nhiều thời gian để hình thành tính kỷ luật cho nhân viên. Các doanh nghiệp nên bổ sung thêm một số hoạt động như lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên về thực hiện 5s để cải tiến cách làm cho hiệu quả.

Xem thêm: Quản trị nhân sự - 7 điều cần tránh khi xây dựng khung năng lực

Kết luận

Hy vọng bài chia sẻ về 3d5s này của chúng mình sẽ giúp các bạn hiểu được về quy tắc làm việc và quản trị môi trường doanh nghiệp để mang lại sự phát triển mạnh mẽ. Hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để đón đọc những bài chia sẻ kiến thức thú vị hơn nhé. Chúc các bạn luôn làm việc hiệu quả!