4 chức năng cơ bản của Conditional Formatting trong Excel

Conditional Formatting trong Excel là công cụ tuyệt vời để định dạng dữ liệu với nhiều ứng dụng đa dạng trong Excel. Hãy cùng tìm hiểu 4 chức năng cơ bản của công cụ này nhé.

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ

4 chức năng cơ bản của Conditional Formatting trong Excel

Conditional Formatting trong Excel có rất nhiều chức năng khác nhau. Các bạn có thể sử dụng công cụ này để đánh dấu những ô chứa dữ liệu cần được chú ý như: dữ liệu trùng nhau, các ngày cuối tuần và lễ trong lịch, ẩn lỗi #N/A,… và nhiều thao tác khác. Công cụ này có thể sử dụng cho mọi kiểu dữ liệu trong Excel từ Text, Number hay Date/Time. Dưới đây là 4 chức năng cơ bản của Conditional Formatting trong Excel: 

Highlight ô bằng Conditional Formatting trong Excel

Conditional Formatting trong Excel cho phép chúng ta đánh dấu một ô nào đó bằng màu sắc với điều kiện cụ thể. Ngoài các điều kiện Excel gợi ý sẵn thì các bạn có thể tự tạo ra điều kiện. Để highlight các ô lớn hơn một giá trị nào đó, bạn hãy thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Chọn vùng A1: A10.

Bước 2: Click vào Home > Styles > Conditional Formatting:

Bước 3: Click vào Highlight Cells Rules > Greater than;

Bước 4: Nhập giá trị 80 và chọn kiểu định dạng:

Bước 5: Click OK.

Bây giờ bạn có thể nhìn thấy các ô có giá trị lớn hơn 80 đã được highlight.

Bước 6: Thay đổi giá trị của ô A1 thành 81.

Kết quả thu về: Excel tự động thay đổi định dạng của ô A1.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng category này (xem bước 3) để highlight các ô nhỏ hơn một giá trị, nằm giữa hai giá trị, bằng một giá trị nào đó, các ô chứa văn bản cụ thể, ngày tháng (hôm nay, tuần trước, tháng sau, v.v. ), các ô trùng lặp nhau hoặc có chứa giá trị duy nhất. 

Xem thêm: Ứng dụng của Conditional Formatting với dữ liệu ngày tháng trong Excel

Xóa Conditional Formatting trong Excel

Để xóa quy tắc Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) trong Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn vùng A1: A10.

Bước 2: Click vào Home > Styles > Conditional Formatting.

Bước 3: Click vào Clear Rules > Clear Rules from Selected Cells.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng định dạng có điều kiện cho 2 cell có dữ liệu giống nhau trong Excel

Quy tắc Top/Bottom của Conditional Formatting trong Excel

Để highlight các ô có giá trị lớn hơn mức trung bình, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Chọn vùng A1: A10.

Bước 2: Click vào Home > Styles > Conditional Formatting.

Bước 3: Click vào Top/Bottom Rules > Above Average.

Bước 4: Chọn một kiểu định dạng.

Bước 5: Click OK.

Kết quả thu về: Excel sẽ tính toán mức trung bình (42,5) và định dạng các ô có giá trị lớn hơn mức trung bình này.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng category này (xem bước 3) để highlight các giá trị/phần trăm cao nhất, các giá trị/phần trăm thấp nhất hoặc các ô có giá trị dưới trung bình.

Xem thêm: Hướng dẫn cách so sánh hai tập dữ liệu trong Excel tìm ra sự trùng lặp và khác biệt

Sử dụng Conditional Formatting trong Excel với công thức

Ở phần này bạn sẽ cần tới các kỹ năng Excel nâng hơn: sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng. Các công thức để áp dụng định dạng có điều kiện phải đánh giá TRUE hoặc FALSE.

Bước 1: Chọn vùng A1 : E5.

Bước 2: Click vào Home > Styles > Conditional Formatting.

Bước 3: Click vào New Rules.

Bước 4: Chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 5: Nhập công thức =ISODD(A1)

Bước 6: Chọn một kiểu định dạng sau đó click vào OK.

Kết quả thu về: Excel đã đánh dấu tất cả các số lẻ.

.

Giải thích: Luôn viết công thức cho ô phía trên bên trái trong vùng đã chọn. Vì Excel tự động sao chép công thức sang các ô khác cho nên ô A2 sẽ chứa công thức = ISODD(A2), ô A3 chứa công thức = ISODD(A3), v.v.

Dưới đây là một ví dụ khác.

Bước 7: Chọn vùng A2: D7

Bước 8: Lặp lại các bước 2-4.

Bước 9: Nhập công thức =$C2="USA".

Bước 10: Chọn một kiểu định dạng sau đó click vào OK.

Kết quả thu về: Excel đã đánh dấu tất cả các đơn hàng từ Hoa Kỳ.

Giải thích: chúng ta thay đổi tham chiếu đến cột C bằng cách thêm biểu tượng $ ở phía trước ký tự cột ($C2). Kết quả là ô B2, C2 và ô D2 cũng chứa công thức =$C2="USA", ô A3, B3, C3 và D3 chứa công thức =$C3="USA", v.v.

Xem thêm: Cách tô màu trong Excel theo điều kiện bằng Conditional Formatting

Kết luận

Trên đây là các chức năng cơ bản của Conditional Formatting. Hi vọng các bạn có thể vận dụng nó trong thực tế để làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn học thêm kiến thức về Excel để nâng cao hiệu quả công việc thì hãy đăng ký khóa học Tuyệt đỉnh Excel Gitiho nhé.

Khóa học sẽ giúp các bạn rèn luyện kỹ nắng Excel từ cơ bản đến nâng cao. Các bạn sẽ được học song song cả lý thuyết và thực hành để thành thạo các công cụ trong Excel. Hoàn thành khóa học, các bạn còn nắm vững được kiến thức về 150+ hàm thông dụng dành cho dân văn phòng. Trong quá trình học, các bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc chi tiết và nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!