5 phong cách giao tiếp phổ biến nhất và cách cải thiện

Sau khi đọc bài viết dưới đây, bạn sẽ biết về các phong cách giao tiếp khác nhau, điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách mà mọi người giao tiếp. 

Không những thế sẽ giúp bạn cải thiện được giao tiếp giữa các nhân viên, nâng cao quá trình đào tạo, tuyển dụng và nhiều quy trình khác trong tổ chức. 

Bởi nếu không hiểu phong cách giao tiếp khi đang nói chuyện có thể dẫn đến những hiểu lầm nơi làm việc và thực hiện các công việc không hiệu quả. Vì vậy, bằng cách tìm hiểu các đặc điểm riêng của mỗi người và làm chủ phong cách giao tiếp của bạn, bạn sẽ biết cách truyền tải những thông điệp quan trọng một cách rõ ràng và hiệu quả. 

Bài viết dưới đây, cùng Gitiho tìm hiểu 5 phong cách giao tiếp cơ bản cũng như cách cải thiện nhé!

5 phong cách giao tiếp cơ bản

Trong một số tình huống sẽ yêu cầu phải giao tiếp bằng những phong cách nhất định hoặc bạn có thể thấy một số nhân viên sẽ phù hợp với một phong cách nào đó, trong khi các phong cách khác lại hiệu quả hơn với người khác. 

Khi giao tiếp có thể kết hợp nhiều phong cách và thay đổi phong cách giao tiếp của mình dựa trên đối tượng mà bạn đang giao tiếp.

Sẽ không linh hoạt nếu bạn chỉ cứng nhắc sử dụng một phong cách giao tiếp duy nhất để giao tiếp với mọi người bạn gặp ở nơi làm việc, trong khi một số phong cách khác đem lại hiệu quả hơn.

1. Phong cách giao tiếp quyết đoán

Đây là phong cách giao tiếp hiệu quả nhất hiện nay.

Một người sử dụng phong cách này sẽ tự tin hơn khi trình bày quan điểm của mình và họ cũng không làm mất lòng hay ảnh hưởng đến người khác trong cuộc trò chuyện. 

Họ không tìm cách kiểm soát người khác và ép buộc họ, mà thay vào đó họ tìm kiếm sự đồng tình và đồng lòng thông qua việc chủ động lắng nghe và diễn đạt rõ ràng những mong muốn, nhu cầu của mình. 

Những người giao tiếp quyết đoán thường là những người có lòng tự trọng cao và họ sẽ không chuyển qua giao tiếp thụ động hoặc độc đoán. 

Một đặc điểm nổi bật của giao tiếp quyết đoán là sử dụng chủ ngữ “Tôi”, chẳng hạn như “Tôi cảm thấy như thể bạn đang ngắt lời tôi trong cuộc họp với khách hàng và làm giảm đi sự uy tín của tôi” thay vì “Bạn cần im lặng trong các cuộc họp với khách hàng thay vì bạn cứ liên tục ngắt lời như vậy.”

Phong cách giao tiếp này được khuyến khích sử dụng hầu hết trong các môi trường làm việc.

Hãy bình tĩnh, cân nhắc và tích cực để có thể xử lý các tình huống và giải quyết vấn đề bằng cách sử dụng phong cách giao tiếp quyết đoán. 

Làm thế nào để trở thành người giao tiếp quyết đoán?

1. Hãy tin tưởng vào bản thân mình. Nếu bạn không phải là người luôn tự tin, hãy cố gắng để có được sự tự tin cho đến khi bạn trình bày xong vấn đề. Bạn biết rõ điều gì khiến bạn thành công và hãy tin rằng mình làm được. 
2. Hãy xem xét nhu cầu của bạn và nhu cầu của đối tượng mà bạn đang giao tiếp. Cố gắng tập trung tìm giải pháp cho vấn đề, có tinh thần tích cực và tôn trọng quan điểm của họ.
3. Xem xét các hành động của bạn. Hãy giao tiếp một cách trung thực và rõ ràng. Hãy nói “sẽ” thay vì “có thể” hoặc “nên”. Ví dụ như hãy nói “Tôi sẽ hoàn thành dự án này” thay vì “Tôi có thể hoàn thành dự án này”. 

Làm thế nào để bạn làm việc hiệu quả với một người giao tiếp quyết đoán?

1. Hãy cho họ không gian để nói chuyện. Họ sẽ cho bạn biết ý tưởng và giải pháp của họ, bạn chỉ cần lắng nghe họ chia sẻ. 
2. Hãy hỏi họ ý kiến và đừng từ chối họ nếu họ có ý kiến phản hồi lại. Nếu họ nghĩ rằng bạn đang làm lãng phí thời gian của họ, thì lần sau họ sẽ không muốn giúp đỡ bạn.
3. Mong rằng họ cũng hỏi ý kiến của bạn. Họ muốn có một cuộc trò chuyện và hướng đến giải pháp. Đưa ra các giải pháp và lời góp ý của bạn, mong đợi có một cuộc trò chuyện diễn ra lịch sự. 

2. Phong cách giao tiếp độc đoán

Đây là phong cách mang tính thù địch, đe dọa, nó xuất phát từ việc muốn giành chiến thắng bằng mọi giá. 

Một người giao tiếp độc đoán thường có cách cư xử như thể đóng góp của họ trong cuộc trò chuyện là quan trọng nhất và nội dung của thông điệp thường bị lu mờ đi do cách mà họ truyền đạt.

Kiểu giao tiếp này có thể khiến cho mọi người cảm thấy bị khó chịu và coi thường. 

Trong một số trường hợp khác, mọi người có thể phản ứng lại một người giao tiếp độc đoán bởi vì không phải là họ nói sai mà đơn giản là vì họ truyền tải thông điệp gây khó chịu khiến mọi người không thể đón nhận. 

Phong cách giao tiếp này thường thấy ở một số nhà lãnh đạo, họ là người có khả năng kiểm soát phong cách của họ để truyền tải một ấn tượng mạnh mẽ và làm được điều này cần phải đòi hỏi kỹ năng.

Trong cuộc sống hằng ngày, đây không phải là kiểu phong cách khiến đồng nghiệp quý mến và tôn trọng, vì vậy bạn nên hạn chế sử dụng phong cách này trong hầu hết các trường hợp. 

Cách điều chỉnh phong cách giao tiếp độc đoán để giao tiếp tốt hơn:

1. Sự tự tin của người giao tiếp độc đoán rất giống với sự tự tin của người giao tiếp quyết đoán. Tuy nhiên, sự khác biệt chính là người giao tiếp quyết đoán coi trọng cảm xúc của người khác còn người giao tiếp độc đoán thì không. Hãy thay đổi bằng cách xem xét nhu cầu của bạn - cách bạn truyền đạt tới mọi người - nó sẽ ảnh hưởng đến người mà bạn đang nói chuyện như thế nào. 
2. Hãy chú ý ngôn ngữ cơ thể của bạn. Những người giao tiếp độc đoán thường sử dụng cơ thể, giọng nói, cử chỉ một cách quá mạnh mẽ và điều này không giúp bạn đạt được thành công. Thay vào đó, hãy giảm giọng điệu nói chuyện xuống, bình tĩnh hơn và đồng nghiệp của bạn sẽ thấy dễ chịu với điều đó. 
3. Hãy thay đổi quan điểm của bạn trong những cuộc giao tiếp. Thay vì bạn muốn thắng trong cuộc trò chuyện thì hãy tập trung vào việc giải quyết vấn đề. Bằng cách làm việc cùng người khác, bạn sẽ có cơ hội để đạt được mục tiêu của mình.

Làm thế nào để bạn có thể làm việc hiệu quả với người giao tiếp độc đoán?

1. Điều này có thể sẽ khó khăn bởi những người giao tiếp độc đoán thường khó làm việc cùng. Nếu bạn không thể giúp họ điều chỉnh cách giao tiếp của họ, thì hãy chuẩn bị tinh thần rằng họ sẽ luôn độc đoán trong những cuộc giao tiếp.
2. Nếu bạn thân thiết với người giao tiếp độc đoán, hãy khuyên họ nên thay đổi và gợi ý cho họ những phong cách giao tiếp tích cực hơn cũng như đưa ra những lời khuyên để họ biết cách sửa đổi.
3. Yêu cầu họ đi thẳng vào vấn đề chính ngay lập tức và cố gắng tối giản cuộc trò chuyện để tránh những khó chịu không đáng có. 

3. Phong cách giao tiếp thụ động

Kiểu giao tiếp này còn gọi là “giao tiếp phục tùng” hay một cách nói khác là “giao tiếp làm hài lòng mọi người”. 

Phong cách giao tiếp này mang tính khiêm tốn, dễ chịu và tránh được những xung đột. 

Điều đó không có nghĩa là một người giao tiếp thụ động luôn vui vẻ vì trên thực tế, phong cách giao tiếp này có thể dẫn đến sự khó chịu lâu ngày vì người đó không thể truyền đạt rõ ý kiến, nhu cầu và mong muốn của họ. 

Những người giao tiếp thụ động có xu hướng lùi lại trong khi những người khác lại tự tin, quyết đoán trong cuộc giao tiếp.  

Họ cảm thấy có một rào cản nào đó trong việc thể hiện bản thân và luôn muốn tránh tranh luận bằng mọi giá. Hành vi này có thể dẫn đến những ý tưởng tuyệt vời của họ không bao giờ được lắng nghe hoặc gây ra những thông tin không chính xác.

Trong công ty, phong cách giao tiếp này thường được sử dụng để phản ứng với người có giao tiếp độc đoán. Đặc biệt là xử lý khách hàng hoặc với người khác mà những phong cách giao tiếp khác không phát huy hiệu quả.

Tuy nhiên, trong một nhóm hoặc các phòng ban, nhà quản lý nên làm việc để giúp những người giao tiếp thụ động được đào tạo, rèn luyện phong cách quyết đoán hơn, để tạo cơ hội cho họ phát triển và những ý tưởng giá trị của họ sẽ không bị bỏ qua.

Xem thêm: Làm sao để tự tin giao tiếp? Khám phá 5+ tuyệt chiêu cải thiện sự tự tin khi giao tiếp

Cách điều chỉnh phong cách giao tiếp thụ động để giao tiếp tốt hơn?

1. Hãy tin vào những ý tưởng của bạn. Nếu điều này khó khăn với bạn, hãy bắt đầu hành động như mình đã thành công và tự tin trong những gì bạn làm. Cứ bắt đầu từ những điều nhỏ nhất. 
2. Học cách nói “không”. Bạn chỉ có thể đảm nhận một số lượng công việc nhất định và thiết lập ranh giới làm việc giúp bạn đảm bảo không bị quá tải công việc vì những người cố tình lợi dụng bản chất làm hài lòng mọi người của bạn. 
3. Bạn rất giỏi trong việc thỏa hiệp nhưng hãng nhớ rằng không thỏa hiệp mọi thứ. Tìm kiếm những giải pháp mà mọi người đều được lợi và đề xuất những giải pháp đó. 

Làm thế nào bạn có thể làm việc hiệu quả với một người giao tiếp thụ động?

1. Chủ động hỏi họ về các vấn đề. Cung cấp cho họ không gian trong những cuộc trò chuyện để đưa ra quan điểm và cho phép họ thời gian để trình bày những ý tưởng đó. 
2. Không nên bác bỏ ý tưởng của họ. Họ cũng đang làm việc chăm chỉ để củng cố sự tự tin của mình, nếu ý tưởng họ đưa ra không tốt, hãy chỉ ra những khía cạnh tích cực của nó, thay vì đưa ra nhận định “Ồ, điều đó sẽ không hiệu quả đâu”. 
3. Hãy duy trì cuộc trò chuyện tích cực và hướng đến giải pháp. Đừng tỏ ý khó chịu và đối đầu với họ vì điều đó có thể khiến họ thu mình lại.

4. Phong cách giao tiếp thụ động - độc đoán

Giống như tên gọi, đây là phong cách giao tiếp kết hợp 2 kiểu giao tiếp trên là thụ động và độc đoán. 

Đặc điểm của người giao tiếp phong cách này là bên ngoài thì dịu dàng, dễ gần nhưng bên trong lại vô cùng khó chịu, tức giận. 

Bề ngoài, họ tỏ ra là người thân thiện và dễ tính nhưng thực tế lại không hề như vậy. 

Điều này thông qua cách học dùng từ ngữ mỉa mai, tỏ ra thượng đẳng, nói xấu sau lưng người khác.

Thái độ của họ sẽ thông qua những hành vi gián tiếp này và gây ảnh hưởng tương tự như người giao tiếp độc đoán và thụ động; đồng nghiệp sẽ không muốn làm việc cùng họ.

Phong cách này gây hại nghiêm trọng trong môi trường làm việc, lan truyền sự không hài lòng và sự tức giận trong toàn bộ nhóm và các phòng ban.

Trong môi trường công sở, không có hoàn cảnh nào là phù hợp để sử dụng phong cách giao tiếp này. Nếu trong tổ chức của bạn có những người giao tiếp như vậy, hãy giúp họ thay đổi và chuyển sang kiểu giao tiếp tích cực khác.

Cách điều chỉnh phong cách giao tiếp thụ động - độc đoán để trở nên tốt hơn?

1. Hãy xác định xem cơn giận của bạn đến từ đâu. Bạn có cảm thấy như nhóm của bạn không lắng nghe bạn? Bạn có cảm thấy như những đóng góp của bạn thường bị bỏ qua? Hãy tìm hiểu vấn đề và thông báo đến quản lý của bạn. 
2. Hãy xem xét mục đích của bạn khi giao tiếp. Bạn có mong muốn giải quyết vấn đề hay chỉ đang tức giận và chỉ trích? Hãy thay đổi cách tiếp cận trong các cuộc trò chuyện và tập trung vào những lời khích lệ cũng như hướng tới giải pháp. 
3. Tiếp cận các cuộc trò chuyện một cách tự tin theo cách tích cực và dễ chịu có thể cải thiện đáng kể cuộc sống, công việc của bạn. Bạn không thể kiểm soát được cách mọi người đối xử với bạn nhưng bạn có thể kiểm soát cách bạn phản ứng với họ. Khi thay đổi phong cách giao tiếp có thể mang lại sự thay đổi lớn cho những mối quan hệ của bạn tại nơi làm việc. 

Làm thế nào để làm việc hiệu quả với một người giao tiếp thụ động - độc đoán?

1. Nếu có thể, hãy cố gắng hiểu những động cơ đằng sau phong cách giao tiếp này. Nếu có một yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến cách họ giao tiếp như vậy, bạn có thể giúp đỡ trong khả năng của mình để giải quyết vấn đề đó. Liệu họ sử dụng phong cách này khi giao tiếp với những người giao tiếp độc đoán không? Có phải điều này chỉ xảy ra khi họ đối mặt với áp lực thời gian ngắn? Hãy suy nghĩ về việc này và thông cảm cho họ.
2. Hãy tránh sử dụng cùng phong cách giao tiếp vì nó sẽ tạo ra một vòng giao tiếp không lành mạnh. Thay vào đó, tập trung vào giao tiếp quyết đoán. Nếu bạn đưa ra phản hồi nhấn mạnh đóng góp của họ, đề xuất những giải pháp có lợi cho cả hai bên và không đánh giá thấp họ, họ sẽ nhìn ra giá trị của một phong cách giao tiếp tích cực hơn.
3. Hãy tập trung vào ý kiến mà họ đang truyền đạt và sau đó tranh luận một cách quyết đoán và rõ ràng. Thay đổi cách diễn đạt để phản ánh phong cách giao tiếp mà bạn muốn thông điệp của họ được truyền tải.

5. Phong cách giao tiếp thao túng

Phong cách giao tiếp này tận dụng sự mánh khóe, lừa dối để chi phối cuộc trò chuyện và ảnh hưởng hành động của những người xung quanh.

Người giao tiếp thao túng hiếm khi nói thẳng những gì họ ý muốn, thay vào đó, họ sẽ che giấu mục tiêu thực sự của mình bên trong để đạt được mục đích mà không để người khác nhận ra.

Phong cách này thường được nói là không chân thành và đầy sự khinh miệt và khi mọi người nhận ra rằng họ đã bị chơi xấu, họ sẽ không đối xử tốt với người có phong cách giao tiếp này trong những lần nói chuyện tiếp theo.

Mặc dù việc giao tiếp thao túng có thể hữu ích trong vai trò làm việc với khách hàng khi cần phải xoa dịu một khách hàng bực tức, nhưng phong cách này sẽ dẫn đến mâu thuẫn trong các nhóm và bộ phận nếu một nhân viên liên tục sử dụng nó.

Nếu có thể, người giao tiếp thao túng nên được hướng vào giao tiếp quyết đoán.

Họ biết mục tiêu của mình và có những mục tiêu rõ ràng, chỉ đơn giản là họ không đang chọn con đường tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Bằng cách ưu tiên đáp ứng nhu cầu của mọi người, không chỉ riêng bản thân, họ có thể đạt được kết quả tốt hơn mà không làm mất lòng đồng nghiệp.

Cách điều chỉnh phong cách giao tiếp thao túng của bạn để giao tiếp tốt hơn

1. Tập trung vào việc truyền đạt một cách thẳng thắn những mong muốn và nhu cầu của bạn. Thực hành yêu cầu trực tiếp những gì bạn muốn, và có lòng khoan dung nếu câu trả lời không phù hợp với ý muốn của bạn.
2. Phong cách giao tiếp này thường khiến đồng nghiệp khó chịu. Khi bạn điều chỉnh phong cách này, có thể họ sẽ có chút cảnh giác với bạn. Nhưng hãy kiên định trong sự thay đổi của bản thân và hãy tìm kiếm giải pháp có lợi cho tất cả mọi người chứ không chỉ của riêng bạn.
3. Hãy tránh sử dụng các lập luận dựa trên cảm xúc. Hãy mang đến những thông tin chính xác, rõ ràng và trực tiếp trong giao tiếp của bạn.

Làm thế nào bạn có thể làm việc hiệu quả với một người giao tiếp thao túng?

1. Tương tự như với người giao tiếp độc đoán, bạn nên cố gắng điều chỉnh họ sang phong cách giao tiếp quyết đoán. Bạn có thể thử chuyển hướng họ khi họ cố gắng sử dụng các lập luận dựa trên cảm xúc, không cho phép họ lạc khỏi chủ đề của cuộc trò chuyện và kiên trì bám sát chủ đề của cuộc trò chuyện. 
2. Đừng chỉ trích khi giao tiếp với họ, mà hãy sử dụng dẫn chứng cụ thể để làm rõ vấn đề. Hãy tỉnh táo đối với những người giao tiếp kiểu này để đảm bảo rằng họ không âm thầm đưa bạn vào cuộc trò chuyện mục tiêu của mình.  
3. Hãy kiên nhẫn và giữ bình tĩnh trong các cuộc trò chuyện. Giữ vững niềm tin của bạn và họ sẽ thấy rằng bạn không phải là mục tiêu hiệu quả cho phong cách giao tiếp của họ. Bằng cách từ chối một cách vững chắc nhưng lịch sự để cho họ không thể vận dụng mánh khóe vào bạn, họ sẽ điều chỉnh cách tiếp cận của mình.

Xem thêm: Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp hiệu quả?

Kiểu giao tiếp của bạn có thể ảnh hưởng đến thông tin bạn truyền tải như thế nào?

Các phong cách này tập trung vào cách người nói truyền đạt thông tin trong cuộc trò chuyện. 

Mỗi người sẽ có phong cách giao tiếp riêng và cố gắng sử dụng phong cách đó có thể giúp đảm bảo bạn truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả. 

Bất kể phong cách của bạn là gì, bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với bốn loại này, tùy thuộc vào phong cách của người bạn đang giao tiếp. Điều này có thể đòi hỏi phải thực hành, nhưng nó sẽ làm cho bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn.

1. Người có tư duy phân tích

Một người giao tiếp bằng cách phân tích thường dựa trên dữ liệu và những con số “biết nói”.

Họ muốn thông tin có thể định lượng và không thích những thông tin mang tính cảm xúc, mơ hồ.

Điều này có nghĩa là họ sẽ thích những thông tin như "trong quý này, doanh số tăng 8,2%, và chúng tôi sẽ vượt kế hoạch của mình 1,4%" hơn là một câu như "chúng tôi sẽ tăng doanh số bán hàng trong tháng này". 

Khi giao tiếp với người như vậy, hãy nghiên cứu số liệu thật kỹ lưỡng! Đưa ra các số liệu rõ ràng, sau đó hãy yêu cầu họ phản hồi theo dữ liệu của bạn.

Mặt tích cực của phong cách giao tiếp phân tích là họ giỏi trong việc nhìn nhận các vấn đề một cách logic. Không có bất cứ vấn đề gì với cảm xúc làm trở ngại cho họ. 

Nếu một người giao tiếp phân tích làm việc không hiệu quả, bạn có thể cung cấp cho họ các con số chỉ ra họ còn thiếu sót ở đâu, và họ sẽ chấp nhận rằng họ cần cải thiện trong các vấn đề mà bạn đưa ra.

Mặt tiêu cực là người giao tiếp phân tích có thể bị coi là lạnh lùng hoặc không có cảm xúc. Họ có thể làm cho đồng nghiệp cảm thấy không thoải mái hoặc sa thải những người không cùng phong cách giao tiếp với họ. 

Điều này có thể gây ra một số vấn đề trong các nhóm có các phong cách giao tiếp khác nhau, như người giao tiếp cá nhân. Họ cũng có thể mất quá nhiều thời gian phân tích, tính toán và kiểm tra chi tiết, dẫn đến thời gian phản hồi chậm với các vấn đề và đánh mất cơ hội.

2. Người nhìn tổng thể

Một người có trực giác tập trung vào bức tranh tổng thể.

Đây là kiểu người không thích đi sâu vào những vấn đề chi tiết của một dự án, họ thích có cái nhìn tổng quát hơn.

Họ nhanh chóng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và có thể dễ dàng đi đến kết luận, đôi khi đưa ra những hiểu biết sâu sắc về cách tốt nhất để hoàn thành một dự án.

Khi bạn giao tiếp với người này, hãy đưa ra phiên bản Cliff’s Notes: “Dự án Marketing mới này sẽ sử dụng một thuật toán mới để nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với độ chính xác cao hơn!” thay vì “Đầu tiên, chúng tôi sẽ thử nghiệm thuật toán mới A/B, tiếp theo chúng tôi sẽ phát triển ba cấp độ nội dung phù hợp, sau đó chúng tôi sẽ triển khai dự án, sau đó chúng tôi sẽ sử dụng các chỉ số này để đo lường thành công.”

Ưu điểm là người giao tiếp này hiểu ý tưởng nhanh chóng và sẽ có những đề xuất giải pháp cho những thách thức có thể xảy ra. 

Họ không cần ai phải hướng dẫn, họ tự tin và tự mình tiến về phía trước. Họ thường có thể đưa ra những ý tưởng vượt trội và thích thử thách bản thân mình.

Nhược điểm của những người này đó là sự thiếu kiên có nhẫn thể dẫn đến những sai lầm. Những người giao tiếp trực giác ghét phải ngồi đọc những chi tiết nhàm chán, nhưng nếu bỏ qua điều đó, họ có nguy cơ bỏ sót thông tin quan trọng. 

Họ cũng sẽ khó chịu với những người giao tiếp cần giải thích ý tưởng hoặc dự án từng bước, giống như những người giao tiếp chức năng.

3. Người chú ý đến chi tiết

Những người chi tiết trái ngược với giao tiếp tổng thể. 

Họ thích xem qua các bước của quy trình, phác thảo từng bước cho đến khi đi đến kết luận và có thể gói gọn tất cả lại một cách gọn gàng.

Họ là người định hướng chi tiết, hiểu rõ quy trình nào sẽ hữu ích nhất để đảm bảo thành công và họ có thể được tin cậy để tạo các mốc thời gian chức năng, phân bổ nhiệm vụ và chạy dự án.

Khi nói chuyện với một người giao tiếp chi tiết, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị chi tiết sẵn sàng!

Họ sẽ muốn biết toàn bộ chi tiết của dự án, bạn phải đảm bảo rằng khi giao tiếp với họ bạn không bị cuốn vào các số liệu, cảm xúc hoặc suy nghĩ về tổng thể.

Khi giao tiếp với những người dạng này hãy nói những câu nói như “Chúng tôi muốn tạo một hướng dẫn sử dụng cải tiến. Chúng tôi muốn bạn viết đề cương, tham khảo ý kiến ​​​​của các nhà phát triển, thuê một người viết kỹ thuật và chỉnh sửa thành phẩm” sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn so với những câu như “Bạn có nghĩ rằng hướng dẫn người dùng cần được cải thiện không? Bạn có thể làm điều đó không?”

Ưu điểm của một người giao tiếp chi tiết là họ sẽ chắc chắn không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào. Họ dễ dàng tập trung vào việc thực hiện các dự án và có hiểu biết chi tiết về những gì sẽ cần để hoàn thành. Bản chất kỹ lưỡng của họ sẽ đảm bảo rằng dự án vận hành thành công.

Mặt trái của điều này là họ quá tập trung vào quy trình, cải thiện từng bước và từng giai đoạn, đôi khi có thể khiến họ đánh mất tầm nhìn tổng thể và không đạt được các mục tiêu thực tế của dự án.

4. Những người cảm xúc

Người giao tiếp cảm xúc đối lập với người giao tiếp phân tích.

Họ thích sử dụng ngôn ngữ cảm xúc và coi trọng mối liên hệ giữa con người với nhau, hiểu được đồng nghiệp của họ đang cảm thấy thế nào cũng như họ đang nghĩ gì.

Kiểu người giao tiếp này có xu hướng trở thành một nhà ngoại giao, giúp giải quyết xung đột và tìm kiếm giải pháp “dĩ hòa vi quý” cho các vấn đề trong công ty.

Đối với kiểu người giao tiếp này, bạn sẽ làm việc trên tình cảm. Đại loại như “Bạn có cảm thấy gần đây nhóm chăm sóc khách hàng của chúng tôi đang cảm thấy kiệt sức không? Số lượng nhân viên đã giảm. Hãy tìm hiểu xem họ có cần hỗ trợ gì không” sẽ tốt hơn là “Nhân viên chăm sóc khách hàng đã giảm 11% trong năm nay và như vậy không thể đạt được các mục tiêu. Chúng tôi cần tìm và khắc phục vấn đề đó, nâng cao doanh số trong quý này”.

Ưu điểm của phong cách này là một người giao tiếp cảm xúc sẽ dễ dàng xây dựng mối quan hệ sâu sắc trong nhóm của họ. Họ tập trung vào việc xây dựng sự gắn kết và thường đóng vai trò giải quyết vấn đề khi những người khác gặp khó khăn trong giao tiếp.

Nhược điểm của phong cách giao tiếp này là nó có thể trở nên quá cảm xúc đối với những người giao tiếp khác. Những người giao tiếp phân tích đặc biệt sẽ không đánh giá cao cách tiếp cận này và có thể bỏ qua những gì người giao tiếp cá nhân nói, điều này có thể dẫn đến cảm giác bị tổn thương hoặc thù hận trong nội bộ.

Không phải ngẫu nhiên mà trong vô số những điều cần phải học, ông cha ta lại đề cao giao tiếp, ứng xử “Học ăn, học nói, học gói, học mở”. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp sẽ tạo điều kiện dẫn lối cho sự thành công và mở rộng mối quan hệ của mỗi người. Bạn có thể tham khảo khóa học Kỹ năng Giao tiếp Lắng nghe và Phản hồi tích cực, Kỹ năng Giao tiếp ứng xử… được nhiều sinh viên, người đi làm ưu tiên học nhiều nhất hiện nay. 

Kết luận

Tất cả các phong cách giao tiếp này tồn tại trên một phạm vi. Mọi người sẽ hiếm khi áp dụng 100% theo một phong cách, thay vào đó họ sẽ có phong cách chính và phụ, và đôi khi thậm chí linh hoạt giữa các phong cách.

Một người có thể chủ yếu là phân tích, nhưng chi tiết là thứ yếu. Bạn sẽ thấy nhiều người chuyển đổi linh hoạt giữa các phong cách khi cần thiết, dựa trên tình huống, đối tượng giao tiếp và nhiều yếu tố khác.

Nói chung, bạn sẽ thấy rằng việc kết hợp tất cả các phong cách giao tiếp này sẽ tạo nên một nhóm tốt hơn.

Mỗi phong cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, và có sự kết hợp chặt chẽ của cả bốn phong cách sẽ giúp bạn tránh được những thiếu sót.

Nếu bạn chỉ có một đội ngũ các nhà phân tích, bạn sẽ thấy mình bị chậm tiến độ vì đội ngũ của bạn chỉ kiểm tra và kiểm tra lại dữ liệu mà không bao giờ thực hiện hành động. Tương tự, một đội ngũ chỉ gồm những người có trực giác, bức tranh tổng thể của bạn sẽ hoàn hảo nhưng quá trình để đạt đến đó sẽ bị bỏ dở, bởi vì đội ngũ của bạn cho rằng nó không thú vị và không quan trọng.

Vì vậy cần phải kết hợp khéo léo các phong cách giao tiếp trên để tạo nên một đội ngũ tinh thông, linh hoạt và biết cách ứng biến, giải quyết trong mọi tình huống thông qua giao tiếp.