5 thủ thuật thú vị với Pivot Tables trong Excel

Hôm nay chúng ta sẽ khám phá 5 thủ thuật siêu hay để sử dụng khi làm việc với Pivot Tables. Với những thủ thuật này, bạn khai thác hiệu quả hơn tính năng Pivot Tables trong Excel.

Xem giao dịch nào tạo nên giá trị trong Pivot Table

Bạn hãy quan sát ví dụ sau. Giả sử chúng ta có bảng Pivot Table như bên dưới.

Bây giờ, giả sử bạn muốn xem tất cả các giao dịch tạo nên giá trị 65.219 £ là doanh thu mà Maria đang có cho khu vực phía Đông. Rất đơn giản, chúng ta chỉ cần nhấp đúp chuột vào ô chứa € 65.219 là xong! Excel sẽ tạo một trang tính mới với tất cả các giao dịch tạo nên tổng số € 65.219.

Tổng hợp dữ liệu theo hàm Average hoặc bất kỳ hàm nào khác

Theo  mặc định, Excel tóm tắt dữ liệu dưới dạng Sum hoặc Count  tùy thuộc vào kiểu dữ liệu. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta muốn hiển thị giá trị trung bình hoặc giá trị lớn nhất?

Để thực hiển thị dữ liệu theo giá trị lớn nhất, khi đang ở trong một ô trong Pivot Table, bạn hãy bấm chuột phải và chọn Summarize values by, sau đó chọn Average hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn.

Chúng ta sẽ nhận được kết quả như sau:

Nhanh chóng "chia nhỏ" dữ liệu trong Pivot Table

Sửa đổi chế độ xem dữ liệu của bạn trong Pivot Table thực sự dễ dàng. Chỉ cần kéo các Trường hiện có trong cột sang hàng hoặc ngược lại. Hoặc di chuyển chúng đến các bộ lọc hoặc giá trị, hoặc xóa chúng hoặc đặt các bộ lọc hoặc giá trị khác. Tất cả điều này có thể được thực hiện nhanh chóng từ menu Pivot Table Fields.

Hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm của tổng số hoặc của tổng hàng hoặc cột

Như chúng ta đã thấy trong mẹo số 2, Excel sẽ tóm tắt dữ liệu theo mặc định dưới dạng Sum hoặc Count tùy thuộc vào kiểu dữ liệu. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta muốn hiển thị tỷ lệ của tổng số hoặc của tổng hàng hoặc cột.

Để thực hiện việc này, khi đang ở trong một ô trong Pivot Table, bạn hãy bấm vào nút bên phải và chọn Show Values As, sau đó chọn % of the Grand total hoặc bất kỳ ô nào khác. Như hình minh họa bên dưới.

Bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Thêm nhiều dimensions hơn vào báo cáo của bạn với các trường được tính toán

Pivot Table cho phép chúng ta sử dụng các trường được tính toán, là các cột lấy giá trị của chúng từ giao dịch giữa một số cột hiện có khác trong PivotTable. Hãy tưởng tượng rằng trong ví dụ ở bên trên, chúng ta cần biết tỷ lệ Lãi / lỗ và Doanh thu ròng.

Để tính được các số liệu đó điều này, chúng ta không cần thêm bất kỳ cột nào vào dữ liệu nguồn của mình. Chỉ cần sử dụng một trường được tính toán xác định % Lợi nhuận = (Lãi / Lỗ) / Doanh số ròng mà thôi. Trong tab Pivot Table Tools, hãy chọn Analyze> Fields, Items, & Sets> Calculated Field.

Sau khi hoàn tất, hộp thoại Insert Calculated Field sẽ hiển thị như bên dưới.

Ở đây chúng ta đặt tên cho trường được tính toán mới, trong trường hợp này là '% Profit' và chọn cách nó được tính, Lãi / Lỗ chia cho Doanh số ròng.

Trường mới được tự động thêm vào Pivot Table, vì vậy nếu bạn muốn chỉ hiển thị trường mới được tính toán, bạn sẽ phải xóa các trường cũ. Cũng sẽ cần phải định dạng các giá trị, ví dụ như chúng là  tỷ lệ phần trăm  như trong ví dụ trên.

Kết quả nhận được như sau:

Hy vọng với bài viết này, bạn đã biết thêm nhiều mẹo làm việc hữu ích với Pivot Table trong Excel. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác, hãy tham gia Gitiho ngay hôm nay.