6 tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp

Chấm công là phương thức hữu hiệu để đánh giá mức độ chuyên cần và quản lý sự vắng mặt của nhân sự. Hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm những phần mềm chấm công để giúp đỡ cho bộ phận Hành chính - Nhân sự trong quá trình thực hiện công việc này. Vậy, giữa hàng trăm phần mềm chấm công đang có mặt trên thị trường hiện nay, làm thế nào để lựa chọn ra được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu 6 tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp trong bài viết này nhé!

Nhận miễn phí các biểu mẫu Hành chính Nhân sự như file quản lý tài sản, văn phòng phẩm; biểu mẫu liên quan đến thuế thu nhập cá nhân…..khi đăng kí khóa học “Thực hành nghiệp vụ hành chính nhân sự từ A đến Z”  

6 tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công

Dù tính chất, đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp có thể khác nhau, tuy nhiên việc lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp; đồng thời mang lại hiệu quả đầu tư (ROI) cho doanh nghiệp đều là vấn đề quan tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn được giao nhiệm vụ tìm kiếm một phần mềm chấm công phù hợp với doanh nghiệp bạn nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo 6 tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công dưới đây nhé!

Tiêu chí 1: Phần mềm chấm công phải thân thiện với người dùng

Đối với một phần mềm được phổ biến tới toàn nhân sự công ty, đặc biệt là phần mềm quan trọng và được sử dụng hàng ngày như phần mềm chấm công thì sự thân thiện với người dùng của phần mềm là điều quan trọng nhất. Phần mềm chấm công có được quảng cáo với các tính năng mới lạ hay giao diện đẹp mắt tới đâu mà không thân thiện, dễ dàng sử dụng cho người dùng thì không phải là lựa chọn thông minh. 

Hãy đảm bảo rằng: Phần mềm chấm công bạn lựa chọn có giao diện dễ nhìn; hệ thống dễ sử dụng; các thao tác đơn giản, không cần thực hiện qua quá nhiều bước để tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng mà không cần tốn nhiều thời gian, công sức.  

Tiêu chí 2: Phần mềm chấm công phải phù hợp với quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp với đặc điểm hoạt động, vận hành khác nhau, ví dụ như: Khác biệt về giờ làm việc, cách chia ca, ngày nghỉ phép…, vì vậy, quy tắc tính lương cũng có thể khác biệt với nhau. Sẽ rất khó khăn và mất thời gian cuối tháng khi bạn phải trích xuất dữ liệu từ phần mềm chấm công, và chỉnh sửa lại theo quy tắc chấm công của doanh nghiệp phải không nào? Vì vậy, hãy tham khảo trước dữ liệu về khách hàng hiện tại của đơn vị cung cấp phần mềm để xem sự phù hợp về quy mô, lĩnh vực kinh doanh; hoặc liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp để được tư vấn cụ thể nhé

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel

Tiêu chí 3: Phần mềm chấm công cần tích hợp với bảng lương

Việc nhập dữ liệu từ bảng chấm công vào hệ thống tính lương không chỉ gây mất thời gian, mà còn là nguyên nhân hàng đầu gây ra những sai lệch trong quá trình tính lương. Vì vậy. hãy lựa chọn phần mềm chấm công có thể liên kết với chương trình tính lương (tích hợp bảng lương)

Tiêu chí 4: Phần mềm chấm công có thể truy cập ở mọi nơi

Đối với các doanh nghiệp mà nhân sự không chỉ làm việc ở văn phòng mà có thể làm việc tại nhà hoặc đi công tác, việc sử dụng phần mềm chấm công có thể truy cập ở mọi nơi là giải pháp hữu hiệu để quản lý sự chuyên cần của nhân sự. Các phần mềm chấm công này cho phép nhân viện đăng nhập và chấm công trên web hoặc ứng dụng di động. Đây là xu hướng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong thời kỳ mô hình làm việc Hybrid ngày càng được ưa chuộng bởi chi phí trả trước thấp và hầu như không có phí bảo trì liên tục

Tiêu chí 5: Phần mềm chấm công cần có tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu

Tính bảo mật của phần mềm chấm công thể hiện ở việc xác thực người dùng và ủy quyền người dùng được thực hiện những thao tác gì. Hầu hết các hệ thống chấm công đều hoạt động trên hệ thống bảo mật dưới dạng tên người dùng và mật khẩu. Bên cạnh đó, phần mềm chấm công còn cần lưu trữ và bảo toàn dữ liệu để không làm mất dữ liệu chấm công của nhân viên, gây mất thời gian giải quyết, xác thực và ảnh hưởng tới tính lương cho nhân sự.

Tiêu chí 6: Đơn vị cung cấp phần mềm chấm công có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, đáng tin cậy

Không ai nói trước được liệu có thể xảy ra sự cố kỹ thuật khi sử dụng phần mềm chấm công hay không. Những lúc như vậy, doanh nghiệp cần tới sự giúp đỡ của đội ngũ hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm chấm công. Chắc chắn bạn không muốn phải làm việc với đội ngũ hời hợt, hỗ trợ mang tính chất “cho có” thôi phải không? Vì vậy, hãy tham khảo ý kiến về đội ngũ hỗ trợ của đơn vị đó từ những người đã sử dụng, hoặc có thể đánh giá qua sự tư vấn ban đầu nhé!

Mẫu bảng chấm công chuẩn thông tư 133 mới nhất năm 2022

Tổng kết

Mặc dù hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã không còn thực hiện chấm công để đánh giá mức độ chuyên cần của nhân sự, nhưng chấm công vẫn là công cụ dễ dàng nhất và mang lại hiệu quả cao trong quản lý sự vắng mặt và sợ chuyên cần của nhân sự. Để công tác này diễn ra hiệu quả nhất, phần mềm chấm công sẽ đóng góp một vai trò không nhỏ, hỗ trợ bộ phận nhân sự thực hiện công tác này. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ theo 6 tiêu chí kể trên để lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp nhé!

Chúc bạn thành công!