Trần Văn Huệ
Trần Văn Huệ
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 101 lượt xem

6 tính năng mà người dùng nên biết cách làm trong Excel

Dec 19 2020

Trong bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn một số tính năng trong Excel rất có ích trong công việc hàng ngày. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé:

Sắp xếp dữ liệu

Thông thường, các bảng tính rất hữu ích để lưu trữ và sắp xếp toàn bộ thông tin — chẳng hạn như danh sách liên hệ của 800 người mà bạn muốn mời tới bữa tiệc trưa của công ty mình.

Bây giờ, giả sử bạn muốn sắp xếp những người đó cho phù hợp. Có lẽ bạn muốn chúng được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Hoặc, có thể bạn muốn nhóm chúng lại với nhau theo thành phố.

Excel giúp bạn dễ dàng xem xét toàn bộ tập dữ liệu của mình và sắp xếp mọi thứ vào một bảng tính sạch sẽ và dễ đọc.

Đây là cách bạn làm điều đó:

Bước 1: Đánh dấu toàn bộ dữ liệu bạn muốn sắp xếp bằng cách kéo con trỏ qua tất cả các ô hoặc kích vào hình tam giác ở phía trên bên trái của bảng tính để chọn toàn bộ bảng dữ liệu.

Bước 2: Trên thanh công cụ ribbon, chọn thẻ Data.

Bước 3: Tiếp theo bấm nút Sort.

Bước 4: Chọn cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu của mình (trong ví dụ bên dưới, Gitiho đã chọn sắp xếp dữ liệu theo tên thành phố).

cách sắp xếp dữ liệu trong excel

Bước 5: Bấm nút OK và sau đó, dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp tương ứng. Trong trường hợp này là thứ tự bảng chữ cái theo thành phố.

Lưu ý: Điều quan trọng là bạn phải chọn toàn bộ dữ liệu muốn sắp xếp chứ không chỉ một cột. Bằng cách đó, các hàng của bảng dữ liệu sẽ không thay đổi cùng với địa chỉ tương ứng. Nhưng nếu bạn chỉ chọn cột đầu tiên, Excel sẽ chỉ sắp xếp một cột đó theo thứ tự bảng chữ cái và các địa sẽ lộn xộn không khớp.

Xóa các dữ liệu trùng lặp

Khi bạn đang làm việc với các tập dữ liệu Excel lớn, chắc chắn sẽ có nhiều bản sao của cùng một dữ liệu trong tập dữ liệu. Lúc này thay vì phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm các bản sao đó, Excel có thể thực hiện tất cả công việc đó cho bạn và xóa các bản sao chỉ bằng một nút bấm. Dưới đây là cách bạn thực hiện:

Bước 1: Đánh dấu toàn bộ tập dữ liệu.

Bước 2: Truy cập vào thẻ Data trên thanh công cụ ribbon.

Bước 3: Bấm vào nút Remove Duplicates.

hướng dẫn xóa các file trùng lặp trong excel

Bước 4: Trong hộp thoại mới hiển thị, bạn kích chọn những cột mà mình muốn Excel tìm các bản sao trong đó.

Bước 5: Bấm vào nút OK để hoàn tất công việc.

Lưu ý: Hãy đảm bảo bạn chọn đủ tiêu chuẩn để loại bỏ các bản sao thực sự. Ví dụ như trong hình ở trên chúng tôi chọn loại bỏ các bản sao chỉ trong cột A (nghĩa là Excel sẽ tìm kiếm các bản sao có tên “Oprah”), nó sẽ tìm và sẽ xóa một Oprah thực sự trùng thành phố và tiểu bang, còn những Oprah có địa chỉ khác nhau thì vẫn giữ nguyên.

Điểm mấu chốt là sử dụng đủ thông tin để có thể loại bỏ các hàng là bản sao giống hệt nhau thực sự. 

Các hàm toán học cơ bản

Như chúng ta đã biết, Excel có thể xử lý tất cả các loại hàm toán học cho bạn. Tất cả những gì cần làm là nhập một vài công thức đơn giản. Dưới đây là các công thức cơ bản mà hầu hết người dùng Excel cần biết:

- Tính tổng: Nhập “SUM =” vào một ô trống mà bạn muốn tổng số xuất hiện, kích vào các ô bạn muốn cộng lại với nhau, sau đó nhấn “Enter”.

- Phép trừ: Nhập “=” vào ô trống mà bạn muốn số chênh lệch xuất hiện, bấm vào ô bạn muốn trừ, nhập dấu “-”, bấm vào ô bạn muốn trừ rồi nhấn “Enter”.

- Phép nhân: Nhập “=” vào ô trống mà bạn muốn tổng xuất hiện, nhấp vào ô cho một số bạn muốn nhân, nhập dấu “*”, nhấp vào ô cho số khác mà bạn muốn nhân, rồi nhấn “Enter”.

- Phép chia: Nhập “=” vào một ô trống mà bạn muốn phần còn lại xuất hiện, bấm vào ô cho số bạn muốn chia, nhập dấu “/”, bấm vào ô cho số bạn muốn chia, rồi nhấn “Enter”.

Dưới đây là ví dụ về hàm tính tổng SUM sử dụng như thế nào trong thực tế:

những hàm toán học cơ bản trong excel

Mẹo: Nếu bạn muốn sử dụng cùng một công thức toán học của hàng này qua hàng khác, rất đơn giản, sau khi nhập công thức vào một ô hãy kích vào ô đó nơi tổng số xuất hiện, tiếp theo kích vào hộp nhỏ màu xanh lục xuất hiện ở góc dưới bên phải của ô kết quả và kéo sang các hàng còn lại nơi bạn cần áp dụng cùng một công thức đó.

những hàm toán học cơ bản trong excel

Đóng băng, cố định vùng dữ liệu trong Sheet 

Không có gì tệ hơn việc phải cuộn qua một bảng tính với rất nhiều trang dữ liệu đòi hỏi bạn phải liên tục quay trở lại đầu trang để xem tiêu đề cột là gì.

Tuy nhiên Excel có cách giúp bạn đặt tiêu đề cột và số hàng của mình ở đúng vị trí của chúng, nghĩa là bạn luôn nhìn thấy hàng tiêu đề bất kể bạn di chuyển đến trang nào của bảng dữ liệu. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng tính năng "Freeze Panes" tiện dụng của Excel. Dưới đây là cách thực hiện:

đóng băng trong excel

Bước 1: Kích vào hàng bên dưới tiêu đề cột của bảng dữ liệu.

Bước 2: Truy cập vào thẻ View trên thanh công cụ ribbon.

Bước 3: Bấm vào nút "Freeze Panes".

Cuộn xuống và lên trên bảng tính bạn sẽ thấy hàng tiêu đề với những thông tin bạn cần sẽ luôn hiển thị ở trên đầu.

Chèn ngày hiện tại bằng phím tắt

Nếu bạn thường xuyên phải nhập ngày tháng vào bảng dữ liệu Excel của mình bằng cách nhìn vào lịch hiển thị ở góc dưới cùng bên phải của thanh Taskbar thì thấy việc này khá nhàm chán. Excel có thể giúp bạn thực hiện điều này nhanh chóng và dễ dàng chỉ với một phím tắt:

Ctrl +;

Bằng cách đặt con trỏ vào ô mà bạn muốn ngày tháng xuất hiện, bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +; và Excel sẽ tự động điền ngày hôm nay cho bạn, rất nhanh và dễ dàng.

Chèn ngày hiện tại trong excel

Lưu ý: Ngày được nhập bằng phím tắt trên là ngày tĩnh, nghĩa là chúng sẽ không thay đổi khi bảng tính của mở vào ngày hôm sau.

Làm việc trên nhiều worksheet cùng lúc

Khi bạn đang làm việc với nhiều worksheet, sẽ rất phức tạp khi phải lướt qua tất cả chúng và thực hiện thay đổi lặp đi lặp lại cùng một việc của mỗi sheet. Tuy nhiên Excel có cách giúp bạn thực hiện điều này.

Bạn có thể chọn các worksheet thích hợp trong workbook của mình nơi thay đổi đó sẽ xuất hiện. Thực hiện thay đổi một lần và nó sẽ được áp dụng trên tất cả các worksheet đã chọn. Dưới đây là cách thực hiện. 

Bước 1: Nhấn giữ phím “Command” trên bàn phím nếu sử dụng máy Mac hoặc “Control” nếu sử dụng Windows.

Bước 2: Kích chọn các sheet trong workbook mà bạn muốn áp dụng các thay đổi đồng thời.

Bước 3: Thực hiện những thay đổi cần thiết cho một ô trong một sheet.

Bước 4: Toàn bộ những thay đổi trên ô đó của một sheet cũng sẽ tự động áp dụng cho các sheet khác. Kiểm tra lại từng sheet để đảm bảo nó được áp dụng trên tất cả các worksheet còn lại.

Thực hiện cùng một thay đổi trên các worksheet

Giống như trong ví dụ dưới đây, chọn đồng thời cả 3 sheet và sau đó thay đổi họ của Kat từ Boogaard thành Rodgers (ô B2). Ngay lập tức thay đổi này cũng được áp dụng cho các sheet còn lại. 

Lưu ý: Để áp dụng cùng một thay đổi cho nhiều sheet khác nhau, điều quan trọng là tất cả các sheet phải có cấu trúc giống hệt nhau về số cột, số hàng, vị trí … nếu không những thay đổi sẽ không được áp dụng đúng vị trí mà bạn muốn. 

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn 6 tính năng mà người dùng nên biết cách làm trong Excel. Nhưng nếu bạn vẫn muốn học và tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật hay của Excel để áp dụng trong công việc văn phòng thường ngày. Vậy thì không thẻ bỏ qua khóa học Thủ thuật Excel cập nhật hàng tuần cho dân văn phòng hoặc Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ. Chi tiết xem thêm tại Gitiho. Chúc các bạn thành công.

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 101 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội