Back office là gì? Bạn phù hợp với vị trí back office hay front office

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần sự kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Ngoài bộ phận trực tiếp đem lại doanh thu và duy trì “sự sống” cho doanh nghiệp là front office, còn một bộ phận khác không kém phần quan trọng đó là back office. Vậy back office là gì? Back office và front office khác nhau như thế nào? Back office bao gồm những vị trí nào? Làm thế nào để biết mình có phù hợp với vị trí back office hay không? Nếu bạn cũng đang có những thắc mắc trên thì hãy cùng Gitiho đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây nhé. 

Tìm hiểu về khối back office trong một tổ chức

Back office là gì?

Back office (tên viết tắt là BO), đây là từ ngữ được sử dụng để chỉ những bộ phận chịu trách nhiệm hỗ trợ cho các bộ phận khác trong tổ chức. Các hoạt động thường thấy trong back office như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý hệ thống,…

Nói đơn giản back office là những bộ phận chỉ làm việc với nhân viên nội bộ, chuyên hỗ trợ các công việc nội bộ và các công việc theo chỉ đạo của cấp trên.

Phân biệt Back Office và Front Office?

Có back office thì chắc chắn phải có front office. Nếu bạn đang nhầm lẫn giữa 2 bộ phận này thì dưới đây là những điểm khác nhau giữa 2 back office và front office.

Back Office

• Làm việc trực tiếp với nội bộ doanh nghiệp.
• Công việc chủ yếu: chuẩn bị phòng họp, hỗ trợ tuyển dụng các vị trí còn thiếu trong các phòng ban, tổ chức sinh nhật, team building, tiếp nhận và gửi đơn thư,...

Front Office

• Làm việc trực tiếp với khách hàng, với đối tác bên ngoài.
• Công việc chủ yếu: chào hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, tập trung đưa ra giải pháp giúp khách hàng giải quyết vấn đề, thanh toán hóa đơn,..

Tại sao  Back office lại quan trọng?

Back office đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một tổ chức. Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp nhưng: 

• Giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc: Nhờ vào việc hỗ trợ kịp thời, cung cấp thông tin khi cần thiết, đảm bảo các bộ phận khác làm việc đúng quy trình, không bị trì trệ.
• Giúp bảo mật dữ liệu: Có rất nhiều dữ liệu trong doanh nghiệp, nếu không thể sắp xếp bài bản, các dữ liệu có thể bị quá tải. Ngoài ra nếu dữ liệu quan trọng bị lộ ra ngoài chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc phát triển của doanh nghiệp.

Các hoạt động back office cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các quy trình và chính sách của tổ chức được thực hiện đúng cách, đồng thời tăng cường tính minh bạch và khả năng kiểm soát của tổ chức. 

Back Office bao gồm những bộ phận nào?

Bộ phận kế toán

Là bộ phận quản lý tài chính của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp. 

Xem thêm: Kế toán giỏi thì cần biết làm gì?

Các công việc chính của bộ phận kế toán bao gồm:

• Kiểm soát chứng từ kế toán
• Kiểm tra và quản lý các khoản thu chi
• Theo dõi và ghi chép vào sổ sách kế toán
• Lập báo cáo tài chính

Bộ phận nhân sự

Là bộ phận làm các công việc liên quan trực tiếp đến người lao động và các công tác nội bộ. Các hoạt động chính mà bộ nhân sự thường làm bao gồm:

• Tuyển dụng nhân viên
• Đề xuất chính sách, phúc lợi cho nhân viên
• Lập quy chế, quy tắc, đảm bảo toàn bộ nhân viên tuân theo quy tắc đó.
• Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề lương, thưởng, bảo hiểm cho người lao động

Bộ phận IT

Những hoạt động về quản lý mạng, phần mềm, cơ sở dữ liệu,… là những hoạt động do bộ phận IT phụ trách. Các hoạt động này được thực hiện chủ yếu trên máy tính và các phần mềm của máy tính. Hiểu đơn giản bộ phận IT chính là bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu, quản lý website, kiểm tra và xử lý các vấn đề của máy tính, phân tích và tạo ra phần mềm đáp ứng nhu cầu khách hàng,…

Những tố chất cần có cho các vị trí Back office

Tính cẩn thận

Tỉ mỉ, cẩn thận là tố chất bắt buộc không chỉ đối với vị trí back office mà vị trí nào cũng cần có. Ở các vị trí back office đặc biệt là kế toán và quản trị dữ liệu, bạn phải làm việc với số liệu rất nhiều. Đây đều là những thông tin quan trọng, vì vậy bạn phải liên tục kiểm tra cẩn thận, đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.

Tinh thần học hỏi cao

Back office là những vị trí hỗ trợ các phòng ban, nhân viên nội bộ. Khi làm ở vị trí này bạn sẽ nhận được rất nhiều yêu cầu, việc này đòi hỏi bạn phải luôn cập nhật học hỏi những kiến thức mới để giải quyết những yêu cầu đó. 

Xem thêm: 7 cách giúp bạn làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn

Ngoài ra nếu muốn là một “mắt xích” trong back office bạn cần có chuyên môn cao cũng như nắm vững kỹ năng mềm như: kỹ năng quan sát, giao tiếp, giải quyết vấn đề, quản lý công việc,…

Kết luận

Tóm lại back office giống như đội hậu cần luôn luôn lắng nghe và hỗ trợ kịp thời khi các phòng ban, nhân viên yêu cầu. Là bộ phận không tiếp xúc với khách hàng nhưng đóng vai trò quan trọng việc phát triển tổ chức. 

Hi vọng bài viết này của Gitiho đã giúp bạn hiểu được back office là gì cũng như các vị trí công việc trong back office. Nếu bạn có tính cẩn thận, tinh thần học hỏi và không ngại thử thách bạn có thể thử dấn thân vào khối back office. 

Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn tìm được công việc như ý trong khối back office nhé!