Bài 2: Hướng dẫn học Excel cơ bản – Tìm hiểu về Workbook

Workbook là gì?

Workbook là một tên gọi khác của tệp Excel. Khi bạn khởi động Excel, hãy bấm vào  Workbook trống để tạo workbook Excel từ đầu.

Cách mở một workbook hiện có

Để mở workbook bạn đã tạo trước đây, hãy thực hiện các bước sau.

Bước 1: Trên giao diện chính của Excel đang mở, truy cập vào menu File rồi chọn tùy chọn Open trong menu xổ xuống.

Bước 2: Trong cửa sổ Open hiển thị, bấm nút Recent sẽ hiển thị cho bạn danh sách các workbook đã được sử dụng gần đây. Bạn có thể nhanh chóng mở một workbook từ đây chỉ bằng cách kích vào tên tệp ở khung bên phải.

Bước 3: Trong trường hợp bạn không tìm thấy tên của workbook cần mở ở khung bên phải thì bấm nút Browse ở cột bên trái sau đó tìm và mở một workbook mà mình cần. 

Cách đóng workbook đang mở

Để đóng workbook (và Excel), hãy bấm vào nút chữ X ở góc trên cùng bên phải cửa sổ workbook đang mở. Nếu bạn có nhiều workbook đang mở, bấm vào chữ X phía trên bên phải nó chỉ đóng workbook đang hoạt động.

Cách tạo workbook mới

Đôi khi bạn muốn bắt đầu lại tất cả. Để tạo một workbook mới, hãy thực hiện các bước sau.

Bước 1: Trên giao diện chính của Excel đang mở, truy cập vào menu File rồi chọn tùy chọn New trong menu xổ xuống.

Bước 2: Bấm nút Blank workbook ở khung bên phải để tạo một bảng Excel mới hoàn toàn.

Cách tắt màn hình Start screen

Khi bạn khởi động Excel, nó sẽ hiển thị màn hình Start screen liệt kê tên các workbook đã mở và mẫu Excel được sử dụng gần đây. Để bỏ qua màn hình Start screen và luôn bắt đầu với workbook trống, hãy thực hiện các bước sau.

Bước 1: Trên giao diện chính của Excel đang mở, truy cập vào menu File và chọn tùy chọn Options trong menu xổ xuống.

Bước 2: Trong hộp thoại Excel Options hiển thị, kích tùy chọn General ở cột bên trái. Quan sát khung bên phải, ngay dưới mục Start up options, bỏ tùy chọn 'Show the Start screen when this application starts'.

Bước 3: Cuối cùng bấm nút OK để áp dụng.

Lưu workbook ở định dạng 97-2003

Theo mặc định những tệp Exel được tạo từ Excel 2007 trở đi sẽ không thể mở được bằng các phiên bản Excel cũ như Excel 97-2003 (.xls thay vì định dạng .xlsx mới). Điều này khá phiền phức vì khi bạn chia sẻ tệp Excel này với người khác, họ không thể mở được bằng các phiên bản Excel cũ hơn. 

Tuy nhiên từ Excel 2007 trở lên mặc định cũng có tùy chọn cho phép người dùng lưu tệp Excel ở định dạng cũ là Excel 97-2003, cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở workbook cần lưu dưới định dạng cũ.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Save As.

Bước 3: Trong hộp thoại Save As hiển thị. Chọn tùy chọn Workbook Excel 97-2003 (* .xls) từ danh sách thả xuống.

Bước 4: Cuối cùng bấm nút Save để lưu lại.

Nhưng nếu bạn muốn để sau này Excel tự động lưu các tệp mới của bạn ở định dạng 97-2003, hãy thực hiện các bước sau.

Bước 5: Truy cập vào menu File > Options.

Bước 6: Chọn tùy chọn Save ở cột bên trái, tiếp theo phía dưới mục Save workbooks ở khung bên phải, tại mục Save files in this format, chọn tùy chọn Workbook Excel 97-2003 từ danh sách thả xuống.

Bước 7: Bấm nút OK để lưu lại thay đổi.

Lưu ý: Excel sẽ luôn đưa ra cảnh báo nếu các tính năng không được hỗ trợ ở định dạng 97-2003, vì vậy bạn có thể lưu tệp ở định dạng .xlsx mới (Excel Workbook).

Cách xem nhiều workbook cùng lúc

Nếu bạn muốn xem nhiều workbook Excel cùng một lúc, hãy thực hiện các bước sau.

Bước 1: Đầu tiên, mở hai hoặc nhiều workbook cần xem.

Bước 2: Trên thanh công cụ ribbon, chọn thẻ View, trong nhóm tính năng Windows, bạn bấm nút Arrange All.

Bước 3: Trong hộp thoại Arrange Windows hiển thị, chọn cài đặt sắp xếp mong muốn. Ví dụ, kích vào tùy chọn Horizontal.

Bước 4: Bấm nút OK và kết quả sẽ hiển thị như hình dưới đây.

Lưu ý: Các tùy chọn ở đây cực kỳ hữu ích khi bạn cần so sánh nội dung, dữ liệu giữa hai tệp Excel khác nhau đồng thời.

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm Windows bạn cũng có thể bấm nút View Side by Side (theo mặc định, tùy chọn Synchronous Scrolling sẽ được kích hoạt), để cuộn cùng lúc cả hai workbook đồng thời.

Tìm hiểu AutoRecover 

Theo mặc định Excel sẽ định kỳ tạo một bản sao lưu cho tệp Excel của bạn. Dưới đây Gitiho sẽ giúp các bạn tìm hiểu cách khôi phục tệp chưa từng được lưu và cách khôi phục tệp đã được lưu ít nhất một lần.

Nếu Excel gặp sự cố, nó sẽ hiển thị bảng Document Recovery khi lần đầu tiên bạn mở lại Excel. Đây là một cách nhanh chóng để khôi phục tệp được lưu tự động cuối cùng, đơn giản để khôi phục tệp nào, chỉ cần kích vào tên của tệp đó ở khung bên trái.

Tệp chưa bao giờ được lưu

Nếu bạn chưa từng lưu tệp Excel đó và vô tình bấm vào Don’t Save bên dưới khi đóng Excel (hoặc Excel bị treo), hãy thực hiện các bước sau để khôi phục tệp được lưu tự động cuối cùng.

Lưu ý: Excel cho bạn biết liệu bản sao gần đây có khả dụng hay không.

Bước 1: Truy cập vào menu File > Info trong menu xổ xuống.

Bước 2: Bấm nút Manager workbook, trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Recover Unsaved Workbooks.

Bước 3: Sau đó kích vào tên tệp Excel được lưu tự động cuối cùng. Lưu ý quan sát thời gian và ngày tháng lưu để tránh khôi phục vào tệp cũ.

Đã lưu ít nhất một lần

Nếu bạn đã lưu tệp Excel đó ít nhất một lần và vô tình bấm nút Don’t Save bên dưới khi đóng Excel (hoặc Excel bị treo), hãy thực hiện các bước sau để khôi phục tệp được lưu tự động cuối cùng.

Bước 1: Mở tệp Excel như bình thường.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Info trong menu xổ xuống.

Bước 3: Ngay phía dưới mục Manager workbook sẽ là tên của tệp Excel được lưu tự động lần cuối gần nhất.

Phiên bản

Khi bạn đang làm việc trên tệp Excel, Excel sẽ lưu tất cả các tệp được lưu tự động trước đó dưới Manage Workbook. Để xem cụ thể các phiên bản đã lưu tự động của tệp Excel, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào menu File > Info trong menu xổ xuống.

Bước 2: Bất cứ lúc nào, bạn có thể quay lại phiên bản trước của tệp Excel của mình thông qua tên tệp được lưu tự động ngay dưới mục Manage Workbook, giống như trong hình dưới đây.

Lưu ý: Excel sẽ xóa tất cả các tệp được lưu tự động trước đó khi bạn đóng tệp Excel.

Tùy biến tính năng tự động khôi phục AutoRecovert

Để thay đổi các tùy chọn liên quan đến tính năng AutoRecovert, Gitiho cũng đã có bài hướng dẫn chi tiết, hãy tìm hiểu tại: Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Tự động lưu (AutoSave) trong Excel.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Hướng dẫn cách loại bỏ dấu phẩy trong Excel (Với Văn bản và Số)

Hướng dẫn cách thao tác trình bày định dạng bảng dữ liệu trong Excel chuẩn nhất

Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng

Hướng dẫn 10 bước quan trọng để sử dụng Excel thành thạo

Ngoài ra nếu bạn đang muốn biết nhiều hơn các thủ thuật, mẹo hay khi sử dụng Excel. Xin giới thiệu với các bạn khóa học EXG02 - Thủ thuật Excel cập nhật hàng tuần cho dân văn phòng hoặc EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ do Gitiho tổ chức. Khóa học sẽ do các chuyên gia có uy tín trực tiếp giảng dạy, sẽ giúp các bạn nhanh chóng nắm vững được những kiến thức về Excel.