Các bước hoàn chỉnh để tự tay lập báo cáo chi tiết nhân sự trên Excel

Trong quản lý nhân sự, có rất nhiều thông tin cần được xem xét, bao gồm: hợp đồng, quá trình làm việc, đánh giá thành tích, tiến độ tăng lương, nghỉ phép. Bên cạnh đó, danh sách nhân sự cần quản lý có rất nhiều người chứ không chỉ có một, bao gồm những người đã, đang và sẽ làm việc tại doanh nghiệp.

Với số lượng nhân sự nhiều như vậy, làm thế nào để lập báo cáo chi tiết cho bất kỳ một nhân viên nào trong khoảng thời gian làm việc?  Trong bài viết này, Gitiho sẽ chỉ cho bạn các bước hoàn chỉnh để làm báo cáo tổng hợp nhân sự trên excel một cách chi tiết nhất nhé.

*Để các bạn có thể thực hiện tốt các thao tác về hàm, hãy tham khảo bài viết sau đây của chúng mình: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết dễ hiểu nhất

Xem thêm: Tìm hiểu kỹ năng phân tích số liệu để lập báo cáo Excel chuyên nghiệp

Chú ý trước khi lập báo cáo chi tiết nhân sự trên Excel

Để thực hiện công tác quản lý một cách tốt nhất, chúng ta cần phải lên trước danh sách nhân sự để quản lý được những người làm việc trong công ty. Một danh sách nhân sự cần phải có cấu trúc mang tính tổ chức thì mới có thể dùng Excel để quản lý được.

Không có một mẫu chung bắt buộc cho một bảng danh sách nhân sự. Tuy vậy, dựa trên những kinh nghiệm từ trước, Gitiho đưa ra cho bạn một số đề xuất về bảng danh sách nhân sự như sau

• Các thông tin cần quản lý trong bảng dữ liệu phải đầy đủ, có lính liên quan và nhất quán trong 1 sheet duy nhất. Điều này giúp các dữ liệu được đồng bộ, tránh thiếu sót và giúp cho việc xử lý dữ liệu để ra báo cáo một cách dễ dàng hơn. Nếu các dữ liệu có thuộc tính khác nhau cs thể đưa vào các bảng dữ liệu khác nhau.
• Mỗi cột sẽ chỉ chứa một thông tin. Tránh trộn ô trong bảng dữ liệu (do chức năng trộn ô – merge cell dễ gây lỗi), trong đó có phần tiêu đề. Việc làm này sẽ hạn chế các lỗi có thể xảy ra khi lọc dữ liệu để xuất ra báo cáo 
• Khi thay đổi thông tin cần phải có thời gian cụ thẻ, tách riêng ra các dòng dữ liệu mới, không ghi đè lên dữ liệu đã có. Giúp thông tin có tính hệ thống và nhất quán

Các bạn có thể tham khảo mẫu bảng theo dõi quá trình nhân sự làm việc dưới đây

Với bảng trên, mỗi diễn biến xảy ra đều được ghi vào dòng dưới. Thông tin này đều gắn liền với ngày áp dụng. Trong trường hợp cùng 1 nhân sự có thêm thông tin mới, thông tin đó sẽ thay đổi tại mục Đang áp dụng (cột 14) để xác định đâu là thông tin mới đang được áp dụng. Những thông tin cũ sẽ được lưu trữ để kiểm tra lịch sử làm việc (không đánh dấu x)

Nếu sử dụng trộn ô (merge cell) ở các dòng tiêu đề thì phải lập 1 dòng tiêu đề phụ (dòng 5) để đảm bảo nguyên tắc không sử dụng trộn ô trong phần tiêu đề và phần nội dung dữ liệu.

Tất cả các thông tin nằm đều trong cùng 1 Sheet, Điều đó sẽ giúp việc tổng hợp, lọc thông tin trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Bên cạnh theo dõi quá trình làm việc của nhân sự, chúng ta còn có thêm bảng theo dõi thông tin về hợp đồng lao động của mỗi nhân sự như ở dưới đây.

Xem thêm: Ứng dụng hàm SUBTOTAL để lập báo cáo Excel chuyên nghiệp

Cách xây dựng mẫu báo cáo chi tiết nhân sự trên Excel

Có rất nhiều các thông tin liên quan tới nhân sự trong một bảng báo cáo. Làm thế nào để vẽ được đầy đủ các nội dung mà vẫn đảm bảo tính trực quan của báo cáo?

Dưới đây là gợi ý của Gitiho về cách lập một báo cáo chi tiết nhân sự:

Một báo cáo chi tiết nhân sự gồm có 3 phần:

• Phần 1: Thông tin cá nhân của người lao động được lấy từ bảng theo dõi thông tin theo hợp đồng lao động
• Phần 2: Giới hạn mốc thời gian báo cáo, thời gian theo dõi chi tiết.
• Phần 3: Các thông tin về lịch sử làm việc của người lao động. Thông tin này được trích lọc từ bảng theo dõi quá trình làm việc.

Tạo danh sách chọn Họ tên của người lao động trong báo cáo chi tiết nhân sự trên Excel

Tại ô B3 chúng ta có thể thấy danh sách chọn họ tên của những nhân viên. Từ đó chúng ta có thể bấm vào nút Dropdown để chọn 1 nhân viên bất kỳ trong danh sách.

*Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Cách làm như sau:

• Tại ô B3, chọn Data Validation trong thẻ Data
• Trong cửa sổ Data Validation chọn như sau:

1. Allow: chọn List

2. Source: chọn tới danh sách tên nhân sự trong bảng Danh sách nhân viên

Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy thông tin nhân viên theo tên được chọn

Để tìm kiếm thông tin liên quan tới tên nhân viên được chọn, chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP. 

Rất đơn giản, chúng ta sẽ làm như sau:

Tại ô D5 (tra cứu số HĐLĐ của nhân viên được chọn) viết hàm như sau:

=VLOOKUP($B$3,Bang_DSNV,DSNV!$H$5,0)

Trong đó:

• lookup_value: là đối tượng cần tham chiếu, ở đây là tên nhân viên được chọn ở ô B3
• table_array: bảng dữ liệu cần tra cứu, ở đây là bảng danh sách nhân viên (đặt tên cho vùng bảng này là Bang_DSNV). Trong đó cột đầu tiên trong bảng là cột Họ tên
• col_index_num: cột chứa kết quả là cột thứ mấy trong bảng table_array. Dựa theo số cột đã được đánh ghi trong tiêu đề của bảng DSNV, chúng ta sử dụng ngay kết quả ở ô H5 trong sheet DSNV chính là số cột cần tìm (cột số HĐLĐ)
• range_lookup: phương thức tìm kiếm. Ở đây chúng ta tìm chính xác theo tên nhân viên, do đó sử dụng số 0

Bên cạnh đó, chúng ta có thể tránh lỗi khi ô B3 là ô trống (không có tên nhân viên được chọn tại ô B3) bằng cách kết hợp hàm IF để biện luận trường hợp này trước khi sử dụng hàm VLOOKUP

=IF($B$3=””,””,VLOOKUP($B$3,Bang_DSNV,DSNV!$H$5,0))

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm vlookup trong Excel đơn giản dễ hiểu

Sử dụng Advanced Filter để tra cứu lịch sử làm việc của nhân viên theo khoảng thời gian báo cáo

Đây là lúc chúng ta kết hợp điều kiện thời gian để lọc dữ liệu trong bảng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Chính vì vậy ta sẽ dùng tính năng Advanced Filter trong Excel để làm điều này.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Xây dựng vùng điều kiện bao gồm tên nhân viên và thời gian báo cáo. Mỗi điều kiện gắn với 1 tiêu đề của cột có liên quan trong bảng dữ liệu

• Bước 2: Xác định sẵn các kết quả cần lọc. Trong ví dụ này là toàn bộ các cột của bảng theo dõi quá trình làm việc.
• Bước 3: Áp dụng Advanced Filter để lọc kết quả ra báo cáo

Các bạn có thể sử dụng VBA để khiến báo cáo tự động sử dụng Advanced Filter giúp ra kết quả tương ứng mỗi khi thay đổi tên nhân viên tại ô B3.

Xem thêm: Tất tần tật về cách dùng Advanced Filter trong Excel có ví dụ chi tiết

Kết luận

Gitiho hi vọng qua bài viết trên, bạn đọc có thể hiểu được bản chất và cách lập bản báo cáo chi tiết nhân sự để quản lý nhân sự trên Excel. Chúc các bạn áp dụng thành công vào trong công việc của mình.

Để nắm được những kiến thức cơ bản nhất về Excel cũng như nâng cao kỹ năng Excel của mình hơn nữa, các bạn hãy tham gia khoá học Excel của Gitiho để nắm được tất cả các công cụ của Excel và ứng dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc nhé. 
 

 

 

.