Các bước xây dựng Quy chế Tiền lương trong Doanh nghiệp (Phần 2)

Trong phần 1 của bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu kết cấu của quy chế tiền lương cũng như những quy định chung khi xây dựng quy chế tiền lương. Trong bài viết này, Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu phần 2: Chi phí và cấu trúc của chi phí nhân sự trong quy chế tiền lương của doanh nghiệp này nhé!

Chi phí nhân sự và nguồn hình thành chi phí nhân sự trong quy chế tiền lương

Chi phí nhân sự: Là tổng các khoản tiền chi lương, thưởng, phúc lợi, BHXH, BHYT, BHTN và các chi khác cho người lao động. Hàng năm, các phòng/ban và bộ phận nhân sự thực hiện kiểm soát chi phí nhân sự thực tế chi trả trong năm và xây dựng chi phí nhân sự kế hoạch cho năm tiếp theo.

Nguồn hình thành chi phí nhân sự: Chi phí nhân sự được xác định dựa trên kế hoạch kinh doanh và định biên nhân sự hàng năm của Công ty do TGĐ/người điều hành được ủy quyền của Công ty quyết định, là một khoản mục chi phí cho hoạt động kinh doanh của Công ty, phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam.

Thực hành nghiệp vụ Hành chính - Nhân sự cho người mới bắt đầu

Quỹ lương trong cơ chế tiền lường

Kết cấu quỹ lương

Quỹ lương thực tế năm trước: 

QTT = QTTVT + QPC + QK + QHH

Trong đó:

• QTT: Là chi phí lương thực tế chi trả trong năm trước năm tài chính kế hoạch (gọi là Quỹ lương thực tế năm trước);
• QTTVT: Là quỹ lương được xác định dựa trên vị trí công việc, chức danh công việc của NLĐ;
• QPC: Là quỹ hỗ trợ mà Công ty trả cho người lao động để cân bằng cuộc sống và công việc. Mức phụ cấp được xác định dựa trên mức độ công việc của từng cá nhân;
• QK: Là Quỹ lương khoán thực tế chi trả áp dụng cho một số đối tượng nhân sự trả lương theo hình thức khoán sản phẩm/doanh thu/thêm giờ hoặc lương hiệu quả công việc theo Quyết định của HĐQT;
• Q­HH: Là Quỹ hoa hồng trả theo chính sách hoa hồng từng thời kỳ.

Quỹ lương kế hoạch cho năm tài chính: 

QKH = QTT + QĐCĐB + QPCKH + QĐCL  + QKKH + QHH

Trong đó:

• QKH: Là Quỹ lương kế hoạch tính cho năm tài chính;
• QĐCĐB: Là Quỹ lương điều chỉnh do tăng/giảm định biên lao động;
• QPCKH: Là Quỹ Phụ cấp theo lương kế hoạch;
• QĐCL: Là Quỹ điều chỉnh lương theo kế hoạch;
• QKKH: Là Quỹ lương khoán/lương hiệu quả công việc kế hoạch tăng thêm;
• QHH: Là Quỹ hoa hồng theo kế hoạch tăng thêm.

Cách thức xây dựng quỹ lương kế hoạch

Quỹ lương là chi phí lương trả trong vòng 1 năm tài chính (12 tháng). Quỹ lương xác định chi phí lương trả cho CBNV và làm cơ sở xây dựng chi phí kế hoạch cho năm tài chính;

Quỹ lương kế hoạch được xác định dựa trên Quỹ lương thực tế của năm liền kề trước năm tài chính và các Quỹ lương thay đổi trong năm tài chính, gồm:

• Xây dựng Quỹ lương điều chỉnh do tăng/giảm định biên lao động trong năm tài chính căn cứ trên các yếu tố sau:
  • Số lượng nhân sự tăng/giảm và thời gian gia nhập của nhân sự mới trong năm tài chính tính theo tháng gia nhập;
  • Thu nhập vị trí và các loại phụ cấp trung bình theo từng cấp bậc;
• Công thức: 

QĐCĐB = (QLCB + QPC) BQ x Số NS tăng/giảm  x Số tháng làm việc trong năm tài chính

• Xây dựng Quỹ phụ cấp theo lương kế hoạch căn cứ vào các yếu tố:
  • Quỹ phụ cấp theo lương thực tế chi trả trong năm liền kề trước năm tài chính;
  • Tỷ lệ Quỹ phụ cấp theo lương/Quỹ lương năm trước và tình trạng nhân sự trong năm tài chính dự kiến.
• Xây dựng Quỹ tăng lương căn cứ vào các yếu tố:
  • Quỹ tăng lương thực tế chi trả trong năm liền kề trước năm tài chính;
  • Tỷ lệ Quỹ tăng lương năm trước/Quỹ lương năm trước đã chi trả, kết quả đánh giá nhân sự năm trước và chính sách của Công ty cho năm tài chính;
  • Tỷ lệ lạm phát của năm liền kề trước năm tài chính đảm bảo tỷ lệ tăng lương cao hơn tỷ lệ lạm phát.
• Xây dựng Quỹ lương khoán/lương hiệu quả công việc kế hoạch căn cứ vào các yếu tố:
  • Số lượng sản phẩm, doanh thu kế hoạch áp dụng khoán trong năm tài chính;
  • Định mức lao động hoặc chỉ tiêu hiệu quả công việc cho đối tượng lương khoán lương hiệu quả công việc.
• Xây dựng Quỹ Hoa hồng kế hoạch căn cứ vào các yếu tố:
  • Tỷ lệ hoa hồng áp dụng của năm;
  • Tỷ lệ hoa hồng trong ngành, lĩnh vực kinh doanh.

6 hình thức trả lương phổ biến nhất hiện nay

Quỹ thưởng trong quy chế tiền lương

Kết cấu quỹ thưởng

QT = QTKQHĐ + QTTC + QTKQKD + QTK

Trong đó:

• QTKQHĐ; QTTC; QTKQKD: là quỹ thưởng theo kết quả kinh doanh của công ty và kết quả công việc của cá nhân.
• QTK: là quỹ thưởng đột xuất cho những sáng kiến, thành tích xuất sắc, những dự án…

Xây dựng quỹ thưởng

a. Xây dựng Quỹ thưởng căn cứ vào các yếu tố:

• Quỹ thưởng thực tế trong năm liền kề trước năm tài chính;
• Tỷ lệ Quỹ thưởng / Quỹ lương năm trước đã chi trả, kết quả đánh giá nhân sự và chính sách của Công ty cho năm tài chính.

b. Xây dựng Quỹ thưởng đột xuất căn cứ vào các yếu tố:

• Quỹ thưởng đột xuất thực tế trong năm liền kề trước năm tài chính.

Quỹ phúc lợi trong quy chế tiền lương

• Phúc lợi là các khoản chi bao gồm: ma chay, hiếu hỉ, các ngày lễ tết, chi cho khám sức khỏe định kỳ, sinh nhật, teambuilding,…

Ví dụ:

STT	Danh mục chi phí	MỨC CHI
		Nhân viên	Chuyên viên	Trưởng nhóm	Trường phòng, phó phòng, trợ lý Ban TGĐ, cố vấn HĐQT	Giám đốc chức năng, Phó Tổng giám đốc, Tổng giám đốc
1	Sinh nhật/Các ngày lễ tết trong năm	300,000	300,000	500,000	700,000	1,000,000
2	Ốm đau (nằm viện từ 3 ngày trở lên) - NLĐ - Tứ thân phụ mẫu - Vợ/chồng - Con đẻ/con nuôi hợp pháp	300,000	300,000	500,000	700,000	1,000,000
3	Hiếu (Bản thân NLĐ)	2,000,000	2,000,000	3,000,000	5,000,000	10,000,000
4	Hiếu (Người thân NLĐ - Tứ thân phụ mẫu, vợ/chồng, con đẻ/con nuôi hợp pháp)	1,000,000	1,000,000	1,000,000	3,000,000	5,000,000
5	Hỉ (NLĐ kết hôn)	1,000,000	1,000,000	1,000,000	3,000,000	5,000,000
6	Nghỉ mát	5,000,000	5,000,000	5,000,000	5,000,000	5,000,000
7	Khám sức khỏe hàng năm	500,000	500,000	500,000	500,000	500,000

• Căn cứ vào chế độ phúc lợi đã chi trong năm liền kề trước năm tài chính và kế hoạch nhân sự, kinh doanh của Công ty để xây dựng Quỹ phúc lợi kế hoạch.

Quỹ BHXH, BHYT, BHTN và các Quỹ khác trong quy chế tiền lương

• Quỹ Bảo hiểm xã hội được tính dựa trên Thang bảng lương tham gia bảo hiểm xã hội

Cụ thể như sau:

STT	Chức danh, công việc		Bậc lương
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Nhóm 1	Nhân viên	4,730,000	4,970,000	5,220,000	5,485,000	5,760,000	6,050,000	6,355,000	6,675,000	7,010,000	7,365,000
2	Nhóm 2	Chuyên viên	4,830,000	5,075,000	5,330,000	5,600,000	5,880,000	6,175,000	6,485,000	6,810,000	7,155,000	7,515,000
3	Nhóm 3	Trưởng nhóm	5,070,000	5,325,000	5,595,000	5,875,000	6,170,000	6,480,000	6,805,000	7,150,000	7,510,000	7,890,000
4	Nhóm 4	Trường phòng, phó phòng, trợ lý Ban TGĐ, cố vấn HĐQT	5,500,000	6,050,000	6,660,000	7,300,000	8,000,000	8,800,000	9,680,000	10,650,000	11,750,000	12,950,000
5	Nhóm 5	Giám đốc chức năng, Phó Tổng giám đốc, Tổng giám đốc	6,500,000	7,450,000	8,550,000	9,800,000	11,250,000	13,450,000	16,100,000	19,300,000	23,200,000	29,800,000

• Căn cứ vào Quỹ BHXH, BHYT, BHTN đã chi trong năm liền kề trước năm tài chính và kế hoạch nhân sự của Công ty để xây dựng Quỹ BHXH, BHYT, BHTN kế hoạch.

Mức điều chỉnh tiền lương tham gia BHXH theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP

Quản lý chi phí nhân sự trong quy chế tiền lương

• Quỹ lương, Quỹ thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ BHXH và các Quỹ khác kế hoạch của Công ty được TGĐ/người được ủy quyền phê duyệt.
• Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm phối hợp với các ban, phòng thực hiện và kiểm soát các Quỹ trên.
• Các ban, phòng liên quan có trách nhiệm thực hiện chi trả lương, thưởng và các chế độ phúc lợi trong quỹ đã được phê duyệt.
• Định kỳ ngày mồng 10 của tháng đầu tiên quý tiếp theo và ngày 10/01 hàng năm Bộ phận Nhân sự gửi theo dõi việc sử dụng Quỹ lương kế hoạch của ban, phòng theo quý/theo năm cho trưởng ban, phòng.
• Quỹ thực tế chi thấp hơn Quỹ kế hoạch sẽ được chuyển vào Quỹ kế hoạch năm sau.
• Quỹ thực tế chi vượt Quỹ kế hoạch nếu: 
  • Ban, phòng có giải trình lý do hợp lý và được Tổng Giám đốc/Người được ủy quyền chấp thuận thì xem xét chuyển phần vượt và Quỹ còn lại hoặc tạm ứng Quỹ năm sau;
  • Ban, phòng không có giải trình lý do hợp lý thì xem xét chuyển phần vượt vào Quỹ còn lại hoặc tạm ứng Quỹ năm sau và truy thu phần vượt theo trách nhiệm của các cá nhân liên quan.

Tổng kết

Trên đây là phần 2: Chi phí và cấu trúc của chi phí nhân sự trong quy chế tiền lương của doanh nghiệp. Hãy theo dõi các bài viết sau để tìm hiểu các bước tiếp theo của quy trình xây dựng quy chế lương của doanh nghiệp nhé!