CÁC HÀM TÌM KIẾM THEO ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL VÀ CÁCH DÙNG

Hàm trong excel là một trong những công cụ được nhiều người sử dụng nhất vì chúng đem lại rất nhiều lợi ích, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian tính toán nhưng vẫn thu được những kết quả như mong muốn. Việc sử dụng hàm cũng giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều trong mắt người khác. Hôm nay, chúng mình sẽ giới thiệu đến các bạn những hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel. Vậy cụ thể đó là những hàm nào, cách dùng ra sao thì hãy theo chân chúng mình tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.

HÀM TÌM KIẾM CÓ ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL LÀ GÌ?

Hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel được hiểu là hàm mà khi sử dụng, để trả về kết quả chúng ta mong muốn thì phải đính kèm thêm ít nhất một điều kiện trong hàm. Điều kiện ở đây có thể được tham chiếu từ một bảng khác, hoặc điều kiện do bạn tự đặt ra. Dù là điều kiện nào thì cũng phải thỏa mãn để điền được vào trong hàm.

CÁC HÀM TÌM KIẾM CÓ ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL

Hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel thông thường sẽ bao gồm:

• Hàm Vlookup: Là hàm giúp bạn tìm kiếm dữ liệu dựa vào điều kiện được tham chiếu từ một bảng dữ liệu khác. Thông thường, người ta thường kết hợp sử dụng hàm Vlookup với nhiều hàm khác nhau nhằm giúp việc tìm kiếm dữ liệu diễn ra nhanh hơn và trả về kết quả như mong muốn.
• Hàm Index và hàm Match: Tương tự như VLookup, hàm Index và Match thường đi kèm với nhau, và cũng dùng với mục đích tìm kiếm dữ liệu có điều kiện, tuy nhiên cách sử dụng lại đơn giản hơn nhiều so với hàm Vlookup.

Xem thêm: 23 điều bạn nhất định phải biết khi sử dụng hàm VLOOKUP (Phần 1)

HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG CÁC HÀM TÌM KIẾM THEO ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL

Cách sử dụng hàm VLookup

Hàm VLookup một điều kiện

Hàm Vlookup là hàm thông dụng nhất trong việc tìm kiếm dữ liệu có điều kiện. Như đã chia sẻ, khi bạn muốn tìm kiếm dữ liệu có tham chiếu đến một bảng tính hoặc một vùng dữ liệu khác là điều kiện thì bạn sẽ ưu tiên sử dụng hàm này. Hàm Vlookup có công thức như sau:

=VLOOKUP(Giá trị bạn muốn dò tìm, Vùng chứa dữ liệu [Cột dò tìm + Cột kết quả], Số cột trong ô bạn muốn trả về, trả về kết quả chính xác/tương đối gần đúng).

Trong đó: Kết quả chính xác/tương đối gần đúng sẽ điền là 1/TRUE hoặc 0/FALSE. Khi bạn điền kết quả chính xác/tương đối gần đúng là 1 (TRUE) thì hàm sẽ trả về kết quả tìm kiếm chính xác gần nhất. Tức là nếu tìm không được kết quả tương đương, hàm sẽ tự động trả về kết quả gần với kết quả mà bạn muốn tìm nhất.

Sau đây chúng mình sẽ có một ví dụ để các bạn có thể hình dung rõ nhất cách dùng nhé:

Để tính phụ cấp của nhân viên được lãnh trong đợt dịch Covid 19 do Công ty quyết định phụ cấp tùy theo từng chức vụ. Dưới đây là danh sách nhân viên và chức vụ, Sếp yêu cầu bạn tính mức phụ cấp cho từng nhân viên với chúc vụ tương ứng để được hưởng phụ cấp theo quy định của Công ty.

Ở ví dụ này, bạn sẽ áp dụng hàm Vlookup như sau:

Tại ô D4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(C4,$H$2:$I$9,2,0).

Dấu $ trong công thức được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác mà không bị thay đổi dữ liệu. Còn số 2 là thứ tự của cột dữ liệu bạn cần lấy giá trị mức phụ cấp tương ứng. Ở cuối công thức có kết quả trả về = 0 tức là để dò tìm kết quả chính xác.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HÀM XLOOKUP THAY THẾ HÀM VLOOKUP và HLOOKUP

Hàm Vlookup 2 điều kiện

Nếu hàm Vlookup 1 điều kiện chỉ giúp bạn tìm kiếm kết quả dựa trên việc tham chiếu một dữ liệu duy nhất thì hàm Vlookup 2 điều kiện lại khác. Khi sử dụng hàm này, bạn có thể tự do tham chiếu thêm điều kiện khác trong excel, giúp kết quả của bạn được chọn lọc và sát với yêu cầu hơn rất nhiều. Có hai cách để sử dụng hàm này đó là tạo cột phụ hoặc sử dụng công thức mảng. Cách làm cụ thể như sau:

Tạo cột phụ

Tạo cột phụ với mục đích giúp bạn gộp hai điều kiện lại với nhau, từ đó dễ dàng hơn trong quá trình nhập hàm. Chúng mình có một ví dụ như sau:

Để tìm kiếm số lượng sản phẩm dựa trên sản phẩm và số ca làm việc, bạn có thể dò tìm bằng hàm VLOOKUP 2 điều kiện theo cách tạo cột phụ như các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Bạn tạo một cột phụ trước bảng tính để thực hiện ghép các điều kiện lại với nhau và đặt tên cho cột vừa tạo là “Cột phụ”. Tại ô đầu tiền của Cột phụ bạn nhập công thức ghép điều kiện =[Sản phẩm]&[Ca]: =B4&C4 để ghép điều kiện Sản phẩm và Ca, sau đó sao chép công thức vào các ô còn lại của Cột phụ.

– Bước 2: Để có được kết quả số lượng sản phẩm có được. Tại ô G15, bạn nhập công thức hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(I7&I8,$B$4:$E$9,4,0). Nếu bạn muốn tìm số lượng các sản phẩm khác và các ca khác thì chỉ cần nhập sản phẩm và ca đó vào bảng tìm kiếm mà không cần phải thực hiện tạo bảng khác.

Sử dụng công thức mảng

Công thức mảng được hiểu là công thức có thể thực hiện nhiều phép tính và trả về kết quả trên một ô hoặc nhiều ô trong mảng trong excel. Thông thường, cách làm này sẽ sử dụng kèm với hàm Choose. Cách sử dụng công thức mảng như sau: Nhập công thức tính toán vào ô hoặc vùng ô cần nhập công thức và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.

Chúng mình có ví dụ sau:

Với cùng ví dụ như trên, để tìm kiếm số lượng sản phẩm theo từng ca, bạn nhập công thức mảng tại ô L9 như sau: =VLOOKUP(L7&L8,CHOOSE({1,2},C4:C9&D4:D9,E4:E9),2,0) và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để kết thúc.

Cụ thể:

• {1,2}: Hàm CHOOSE với giá trị trả về 1 mảng 2 chiều gồm 2 cột. Ở cột 1 sẽ lấy sau dấu phẩy đầu tiên, ở cột 2 sẽ lấy ở sau dấu phẩy thứ 2.
• C4:C9&D4:D9: Các giá trị trong cột này được ghép từ cột Sản phẩm và cột Ca.
• E4:E9: Đây là giá trị của cột sản phẩm.

Cách sử dụng hàm Index/ Match

• Công thức hàm INDEX: =INDEX(vùng giá trị kết quả tìm kiếm, hàng lấy kết quả tìm kiếm, cột lấy kết quả tìm kiếm)
• Công thức hàm MATCH: =MATCH(vùng giá trị cần tìm kiếm, mảng để tìm kiếm, kiểu khớp)

Tuy nhiên để tìm kiếm có điều kiện trong excel, ta phải kết hợp hai hàng này lại với nhau, và sẽ có công thức chung như sau:
=INDEX(Vùng giá trị kết quả tìm kiếm, MATCH(vùng giá trị cần dò tìm, Cột tìm kiếm chứa giá trị cần tìm, Kết quả tìm kiếm trả về chính xác/tương đối gần đúng)

Sau đây là ví dụ sử dụng hàm Index và Match:

Để tìm kiếm lớp của một số bạn học sinh từ tên của bạn học sinh đó, tại ô F19, bạn nhập công thức: =INDEX($A$20:$A$28,MATCH(E19,$B$20:$B$28,0)).Kết quả sẽ trả về như hình ảnh bên dưới.

Xem thêm: BÀI TẬP EXCEL VỚI CÁCH SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP VÀ ỨNG DỤNG NÂNG CAO THƯỜNG GẶP (PHẦN 1)

KẾT THÚC

Như vậy là qua bài viết này, Gitiho hy vọng bạn đã biết thêm về những hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel cũng như cách sử dụng chúng. Nếu bạn thấy bài viết của chúng mình hay và bổ ích thì đừng quên ghé thăm blog của chúng mình thường xuyên nhé. Gitiho cảm ơn bạn đã đọc bài viết và chúc bạn thực hiện thành công.