XEM NHANH MỤC LỤC
Nếu bạn mới bắt đầu học Excel, bài viết này là dành cho bạn. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về các hàm trong Excel cơ bản và cần thiết nhất nhé. Đừng lo rằng mình sẽ không hiểu hết kiến thức, vì chúng mình sẽ cung cấp những ví dụ về hàm cũng như các tài liệu liên quan cho bạn.
Hàm Excel cơ bản đầu tiên chúng ta tìm hiểu là hàm TEXT. Trong các hàm trong Excel, hàm TEXT có chức năng chuyển đổi một số hoặc ngày dưới dạng số về định dạng mong muốn. Công thức hàm TEXT như sau:
=TEXT(value, format_text)
Trong đó:
Ví dụ về công thức hàm TEXT như sau:
=TEXT(A1,"dd/mm/yyyy")
Công thức này sẽ chuyển đổi định dạng dữ liệu tại ô A1 sang chuỗi văn bản dạng ngày/tháng/năm.
=TEXT(A1, "€#,##0.00")
Công thức này sẽ chuyển đổi số tại ô A1 thành chuỗi kí tự số có đơn vị tiền tệ là €.
Xem thêm: Hàm Text và các ví dụ sử dụng hàm Text trong Excel
Hàm CONCATENATE trong Excel có chức năng nối các đoạn văn bản lại với nhau hoặc kết hợp các giá trí từ các ô vào 1 ô duy nhất. Công thức của hàm CONCATENATE như sau:
=CONCATENATE(text1, [text2],...)
Trong đó: text1, text 2,... là các đoạn văn bản hoặc các ô trong trang tính Excel cần nối.
Trong số các hàm Excel cơ bản, chức năng của hàm CONCATENATE giống với cách sử dụng công thức với dấu &.
Ví dụ về công thức hàm CONCATENATE như sau:
=CONCATENATE(A1, " ",B1)
Công thức này sẽ nối văn bản trong ô A1 và ô B1 với nhau, phân cách ở giữa là một dấu cách. Khi sử dụng công thức với dấu &, chúng ta cũng sẽ thu được kết quả tương tự.
Xem thêm: Cách ghép nối ký tự bằng hàm CONCATENATE trong Excel và TEXTJOIN
Một hàm Excel cơ bản khác có chức năng văn bản là hàm TRIM. Trong hàm Excel, hàm TRIM được sử dụng để loại bỏ hàng đầu trong trang tính hoặc cách dấu cách, khoảng trống vô nghĩa giữa các từ.
Công thức hàm TRIM như sau:
=TRIM(text)
Trong đó: text là đoạn văn bản cần loại bỏ dấu cách hoặc khoảng trống vô nghĩa.
Ví dụ về công thức hàm TRIM như sau:
=TRIM(A1)
Công thức này sẽ xóa đi khoảng trống thừa giữa các từ trong ô A1.
Hàm SUBSTITUTE là hàm Excel cơ bản thay thế kí tự trong một ô. Công thức của hàm SUBSTITUTE như sau:
=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
Trong đó:
Ví dụ về công thức hàm SUBSTITUTE như sau:
=SUBSTITUTE(A1, ",", ";")
Công thức này sẽ thay thế các dấu "," trong chuỗi văn bản ở ô A1 sang dấu ";" như sau
Xem thêm: Tìm hiểu về hàm SUBSTITUTE trong Excel và ứng dụng thực tế
Hàm VALUE có chức năng chuyển đổi một chuỗi văn bản sang định dạng số. Trong hàm trong Excel, hàm VALUE cực kì lợi hại khi kết hợp với các hàm tính toán, vì nó có khả năng chuyển đổi các giá trị đại diện cho số thành định dạng số hoàn chỉnh.
Công thức hàm VALUE đơn giản như sau:
=VALUE(text)
Trong đó: text là văn bản muốn chuyển thành định dạng số.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm VALUE trong Excel chuyển chuỗi thành số
Hàm EXACT là hàm Excel cơ bản có chức năng so sánh 2 chuỗi văn bản và trả về giá trị TRUE nếu 2 chuỗi văn bản giống nhau, trả về FALSE nếu 2 chuỗi không giống nhau.
Công thức hàm EXACT như sau:
=EXACT(text1, text2)
Trong đó: text1, text2 lần lượt là 2 chuỗi văn bản cần so sánh.
Ví dụ về hàm EXACT trong Excel:
Trong ô A1 chúng ta có dữ liệu "Táo". Trong ô A2 chúng ta có văn bản "Quả táo". Khi sử dụng hàm EXACT với công thức =EXACT(A1, A2) ta sẽ nhận được kết quả FALSE do có sự khác biệt giữa 2 chuỗi văn bản trong 2 ô A1 và A2.
Hàm EXACT rất ít khi được sử dụng riêng mà thay vào đó, nó phát huy tác dụng hiệu quả nhất khi kết hợp với các hàm trong Excel khác, ví dụ như hàm VLOOKUP để tìm kiếm văn bản.
Có 3 trong số hàm Excel giúp chúng ta định dạng văn bản chữ hoa hoặc chữ thường, cụ thể như sau:
Ví dụ về hàm UPPER, hàm LOWER và hàm PROPER:
Nếu bạn cần lấy ra trong chuỗi văn bản một số kí tự nhất định, hãy dùng đến hàm như sau:
Hàm LEFT(text, [num_chars]) trả về một số kí tự nhất định bắt đầu từ bên trái chuỗi văn bản. Trong đó: text là chuỗi văn bản cần trích xuất, [num_chars] là số kí tự cần trích xuất.
Hàm RIGHT(text, [num_chars]) trả về một số kí tự nhất định bắt đầu từ bên phải chuỗi văn bản. Trong đó: text là chuỗi văn bản cần trích xuất, [num_chars] là số kí tự cần trích xuất.
Hàm MID(text, start_num, num_chars) trả về một số kí tự nhất định bắt đầu từ vị trí kí tự bạn chỉ định. Trong đó, text là chuỗi văn bản cần trích xuất, start_num là vị trí kí tự đầu tiên cần trích xuất, [num_chars] là số kí tự cần trích xuất.
Ví dụ về các hàm Excel cơ bản này như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm LEFT trong Excel để tách chuỗi ký tự
Đây là các hàm Excel cơ bản giúp người dùng đánh giá điều kiện và trả về kết quả tương ứng.
Các hàm này có chức năng đối chiếu giá trị với điều kiện và trả về kết quả TRUE hoặc FALSE, cụ thể như sau:
Ví dụ về hàm này như sau:
Hàm NOT có chức năng đảo ngược giá trị đối số, nghĩa là Excel trả về FALSE trong quá trình đối chiếu kiểm tra logic, hàm NOT sẽ hiển thị TRUE. Ngược lại, nếu Excel trả về TRUE, việc sử dụng hàm NOT sẽ cho ta kết quả FALSE.
Công thức của hàm NOT như sau:
=NOT(logical)
Trong đó: logical là đối số.
Ví dụ, cả 2 công thức sau đây sẽ trả về giá trị FALSE:
=NOT(TRUE)
=NOT(3*3=9)
Hàm IF trả về một giá trị tương ứng với điều kiện bạn chỉ định với công thức như sau:
=IF((logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Trong đó:
Ví dụ về hàm IF trong Excel như sau:
Xem thêm: Bài tập hàm IF nhiều điều kiện kèm hướng dẫn giải chi tiết
Các hàm Excel cơ bản được sử dụng để kiểm tra lỗi logic của công thức là hàm IFERROR và hàm IFNA:
Ví dụ về hàm kiểm tra lỗi logic:
Hàm SUM trả về tổng các đối số của nó với công thức hàm như sau:
=SUM(number1, [number2],…)
Trong đó: number1, [number2] là các đối số cần tính tổng. Các đối số này có thể là số, các tham chiếu ô hoặc các kết quả công thức.
Ví dụ, công thức hàm =SUM(A1:A3, 1) sẽ tiến hành cộng các giá trị trong ô A1 đến A3, đồng thời cộng thêm 1 vào kết quả cuối cùng.
Hàm này đều có chứ năng cộng các ô đáp ứng điều kiện được chỉ định trong phạm vi dữ liệu nhất định. Tuy nhiên, cách sử dụng các hàm trong Excel này có một sự khác biệt giữa số lượng điều kiện có thể đánh giá. Trong khi hàm SUMIF chỉ có thể đánh giá 1 điều kiện, hàm SUMIFS có khả năng đánh giá nhiều điều kiện khác nhau.
Công thức các hàm như sau:
=SUMIF(range, criteria, [sum_range])
=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Trong đó:
range/criteria_range là phạm vi dữ liệu.
criteria là điều kiện đánh giá dữ liệu. Chỉ những dữ liệu đáp ứng điều kiện đánh giá mới được cộng vào tổng.
sum_range là tất cả các ô tổng hợp nếu điều kiện được đáp ứng.
Ví dụ cho các hàm Excel cơ bản này như sau:
Xem thêm: Hàm SUMIFS, COUNTIFS và cách viết điều kiện theo dạng số, ngày, text trong Excel
Hàm SUMPRODUCT là một trong số ít hàm Excel có chức năng xử lí mảng. Bằng việc kết hợp với các thành phần mảng được cung cấp, hàm SUMPRODUCT có thể trả về tổng sản phẩm.
Bản chất hàm SUMPRODUCT không phải một hàm Excel cơ bản, chính vì vậy nên các bạn có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hàm này.
Hàm có chức năng làm tròn số liệu bao gồm các hàm sau:
Trong số các hàm Excel cơ bản, hàm MOD có chức năng trả về số dư của phép chia. Công thức hàm như sau:
=MOD(number, divisor)
Trong đó:
Excel cung cấp các hàm sau để người dùng tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất và giá trị trung bình của dữ liệu.
Xem thêm: Hàm MAX trong Excel và ứng dụng cơ bản bạn cần biết
Các hàm Excel dưới đây giúp bạn đếm số ô chứa kiểu dữ liệu nhất định hoặc các ô đáp ứng điều kiện nhất định.
Mở đầu với hàm Excel liên quan đến hàm LOOKUP, hãy tìm hiểu về Hàm VLOOKUP. Hàm Excel cơ bản này tìm một giá trị được chỉ định trong cột đầu tiên của bảng và kéo dữ liệu phù hợp với giá trị từ cùng hàng trong cột khác của bảng. Công thức hàm VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
Ví dụ: Công thức =VLOOKUP("Táo", A2:C10, 3) sẽ giúp bạn tìm kiếm các giá trị "Táo" trong phạm vi ô A2 đến C10 và trả về giá trị phù hợp tại cột C.
Hàm INDEX trả về tham chiếu đến một ô trong mảng dựa trên số hàng và cột bạn chỉ định. Công thức hàm INDEX như sau:
=INDEX(array, row_num, [column_num])
Trong đó:
Ví dụ về hàm INDEX như sau: Công thức =INDEX(A1:C10, 3, 4) sẽ giúp bạn tìm giá trị trong phạm vi từ ô A1 đến C10, tại giao điểm của hàng thứ 3 và cột thứ 4, chính là ô D3.
Hàm MATCH có chức năng trả về vị trí tương đối của một mục dữ liệu với công thức như sau:
=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Trong đó:
Hàm MATCH khi kết hợp với hàm INDEX có thể tạo nên một công thức tìm kiếm dữ liệu mạnh mẽ thay thế cho hàm VLOOKUP trong Excel.
Xem thêm: Hướng dẫn giải bài tập Excel với hàm INDEX và hàm MATCH chi tiết
Hàm INDIRECT gián tiếp trả về kết quả một tham chiếu ô hoặc dải ô được chỉ định bởi một chuỗi văn bản. Công thức hàm Excel cơ bản này như sau:
=INDIRECT(ref_text, [a1])
Trong đó: ref_text là chuỗi văn bản được chỉ định.
Ví dụ đơn giản nhất về hàm INDIRECT trong Excel như sau:
Trong ví dụ này, chúng ta điền công thức =INDIRECT(B2) vào ô C2. Kết quả, Excel trả về giá trị ở ô B2, tham chiếu đến số liệu ở ô A2.
Hàm OFFSET trả về một tham chiếu đến một dãy ô tính từ một ô bắt đầu được chỉ định hoặc một dãy ô theo số hàng và cột được chỉ định. Công thức hàm như sau:
=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
Trong đó:
Ví dụ, công thức =OFFSET(A1, 1, 2) sẽ trả kết quả về vị trí ô giao điểm của hàng ngay dưới hàng 1 và cột cách cột A 2 cột về bên phải. Như vậy, Excel sẽ trả kết quả tại ô C2.
Hàm TRANPOSE là một trong số hàm Excel có chức năng độc nhất vô nhị: biến đổi một dải ô nằm ngang thành dải đứng và ngược lại. Công thức hàm Excel cơ bản này đơn giản như sau:
=TRANPOSE(array)
Hàm HYPERLINK tạo một siêu liên kết đến các tài liệu và file Excel nằm bên ngoài file đang mở. Công thức hàm HYPERLINK như sau:
=HYPERLINK(link_location,[friendly_name])
Hàm FV có chức năng tính giá trị tương lai (future value) của một dòng tiền hoặc một khoản đầu tư dựa trên lãi suất cố định. Công thức của hàm FV như sau:
=FV(rate, nper, pmt, [pv], [type])
Các hàm dưới đây có chức năng tạo lập ngày tháng từ các số:
Các hàm Excel dưới đây có sẽ trả về giá trị ngày và giờ tại thời điểm hiện tại bạn đang thao tác trên Excel:
Hàm dưới đây sẽ trích ra dữ liệu ngày tháng và các thành phần ngày tháng:
Các hàm dưới đây sẽ giúp bạn tính chênh lệch ngày:
Các hàm dưới đây sẽ giúp kế toán viên soạn thảo bảng chấm công hiệu quả và dễ dàng:
Các hàm dưới đây là công cụ hiệu quả để xử lí dữ liệu thời gian trong ngày:
Hàm SECOND(serial_number) chuyển đổi một số thành giây.
Xem thêm: CÁCH SỬ DỤNG HÀM TIME VÀ HÀM SUMPRODUCT NÂNG CAO TRONG EXCEL
Mặc dù Excel không cung cấp sẵn cho chúng ta các hàm đếm và tính tổng ô theo màu, chúng ta hoàn toàn có thể tự tạo ra các hàm này bằng VBA trong Excel. Chúng ta có thể tạo để tự động đếm và tính tổng các ô theo mã màu chỉ định là:
Càng sử dụng thành thạo Excel, ta sẽ càng phát hiện nhiều hơn hàm Excel cực kỳ tiện lợi. Thậm chí, ta có thể tạo được các hàm riêng của mình. Để tự tin làm chủ Excel, hãy đón đọc các bài viết trên blog Gitiho và tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel với chúng mình ngay nhé.