Cách đếm số lần xuất hiện trong Excel

Với phần mềm Microsoft Excel, việc phải đếm một dữ liệu cụ thể đã xuất hiện bao nhiêu lần trong Excel là vấn đề thường xuyên gặp phải từ bộ phận Hành Chính Nhân Sự đến Kế toán, hay chỉ đơn giản là một nhà quản lý, một sinh viên trong khi xử lý công việc được giao. Những hướng dẫn dưới đây sẽ cho bạn những kiến thức hữu dụng khi đếm số lần xuất hiện trong Excel.

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Sử dụng hàm COUNTIF với dữ liệu bảng (Table) sẵn có

Cấu trúc hàm:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó,    range là vùng đếm cố định

                     criteria là điều kiện đếm

Ví dụ chúng ta có một bảng dữ liệu như sau:

Ở đây, hàm COUNTIF được sử dụng với range là ô A2, criteria là nội dung ô A2. Kéo công thức xuống tương tự cho các dữ liệu ở dưới, kết quả hiện ra sẽ là số lần xuất hiện với nội dung tương ứng ở cột A.

Sử dụng hàm COUNTIF khi thêm dữ liệu mới vào bảng (Table)

Nhược điểm của hàm COUNTIF này là khi chúng ta tiếp tục thêm dữ liệu vào bảng, công thức lúc này không còn cho kết quả đúng. Hãy cùng xem xét ví dụ dưới đây:

Bạn có thể thấy kết quả hiện ra ở các ô A16, A17, A18 và A19 (dữ liệu mới được nhập thêm vào) không còn chính xác.

Nguyên nhân: Khi thêm nội dung vào bảng (Table) thì tọa độ điểm cuối trong bảng sẽ tự động thay đổi giới hạn. Do đó, công thức mới tự động tạo ra không còn cho kết quả đúng.

Cách khắc phục: sử dụng công thức sau

=COUNTIF([@[Họ tên]]:INDEX([Họ tên],1),[@[Họ tên]])

Trong đó:  range chính là [@[Họ tên]]:INDEX([Họ tên],1)

                  criteria là [@[Họ tên]]

Bạn cần nhập như sau: Bắt đầu với ô B2 nhập ''=COUNTIF(" sau đó click chuột vào ô A2 (của cột họ tên, dòng ngang hàng với ô đặt công thức)

Tiếp tục nhập ":INDEX(" chọn vùng bằng cách bôi đen từ hết cột Họ tên bắt đầu từ ô A2 đến hết ô A10 (như trong ví dụ dưới đây),

Sau đó nhập ",1)," được coi là lấy giá trị đầu tiên trong bảng cũng như tránh việc tự động xác định dòng cuối trong bảng

Cuối cùng click chuột vào ô A2 (màn hình sẽ hiển thị là [@[Họ tên]] trong công thức) để kết thúc việc nhập hàm.

Công thức trên được hiểu là: Đếm giá trị ở dòng hiện tại trong table nằm trong cột Họ tên, tính từ dòng bắt đầu tới dòng hiện tại.

Cách dùng hàm trong khi làm việc với bảng (Table) cũng cần được lưu ý đối với mọi đối tượng Table khác nhau. Làm chủ các thuật toán cùng Gitiho.com sẽ giúp bạn không còn bất kỳ vướng mắc nào với nền tảng Excel trong công việc. 

Chúc bạn học tốt!