Cách dùng các hàm tìm kiếm trong Excel khi phân tích dữ liệu

Khi các bạn sử dụng Excel để phân tích dữ liệu thì chắc chắn sẽ có lúc cần phải tìm kiếm và tham chiếu các số liệu với ngay. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu các hàm tìm kiếm trong Excel và ứng dụng của nó với việc phân tích dữ liệu cho báo cáo quản trị nhé.

Trước hết các bạn hãy tải file đính kèm cùng bài viết này về để có thể vừa theo dõi kiến thức chúng mình chia sẻ vừa thực hành luôn nhé.

Ứng dụng khi phân tích dữ liệu của hàm tìm kiếm trong Excel

Hàm tìm kiếm VLOOKUP trong Excel

Hàm VLOOKUP là một hàm tìm kiếm rất quen thuộc của Excel mà hầu như bạn nào sử dụng phần mềm này cho việc lập báo cáo đều biết đến.

Nguyên tắc tìm kiếm

Hàm VLOOKUP trong Excel sẽ tìm kiếm thông tin trong bảng theo hàng ngang.

Ví dụ: Chúng mình có một bảng dữ liệu như bảng bên trái trong hình ảnh dưới đây:

Khi chúng mình muốn tìm kiếm thông tin theo chiều ngang thì sẽ dùng hàm VLOOKUP thì sẽ ra được kết quả như bảng dữ liệu bên phải.

Cấu trúc hàm

Cấu trúc của hàm VLOOKUP có dạng như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó bao gồm các thành phần:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm (nằm ở cột đầu tiên trong table_array)
• table_array: Vùng bảng tìm kiếm (không bao gồm tiêu đề)
• col_index_num: Số thứ tự của cột chứa kết quả cần tìm trong table_array (là giá trị số)
• range_lookup: Phương thức tìm kiếm (không bắt buộc)

TRUE = 1 = Approximate match: Tìm kiếm không chính xác, theo khoảng được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn (mặc định)

FALSE = 0 = Exact match: Tìm kiếm chính xác theo lookup_value

• Yêu cầu về bảng dữ liệu: Có nhiều hơn 1 cột; Cột đầu tiên trong bảng là cột chứa giá trị tìm kiếm, các cột tiếp theo chứa kết quả tương ứng cần tìm; Không bắt buộc về tiêu đề (headers).

Bài tập ví dụ

Với bảng dữ liệu như như trên, để tìm kiếm thông tin cụ thể của người tên Long như bảng bên phải thì chúng ta sẽ sử dụng công thức cụ thể như sau:

• Ngày sinh: =VLOOKUP(I6,$D$6:$G$10,2,0). Trong công thức này, giá trị tham chiếu nằm ở ô I6 (bảng bên phải); vùng bảng tìm kiếm sẽ là bảng bên trái không kể tiêu đề D6:G10; giá trị cần tìm kiếm ở đây là ngày sinh nên nó nằm ở cột thứ 2; còn phương thức tìm kiếm thì điền 0 để tìm giá trị chính xác tuyệt đối.

Các phần sau cũng có cách nhập giá trị và vùng dữ liệu tương tự các bạn nhé.

• Bộ phận: =VLOOKUP(I6,$D$6:$G$10,3,0)

• Địa chỉ: =VLOOKUP(I6,$D$6:$G$10,4,0)

Xem thêm: Hướng dẫn cách phân biệt lệnh VLOOKUP và lệnh HLOOKUP trong Excel

Hàm tìm kiếm HLOOKUP trong Excel

Hàm HLOOKUP cũng là một hàm tìm kiếm quen thuộc với các bạn thường xuyên sử dụng Excel cho việc phân tích và xử lý dữ liệu.

Nguyên tắc tìm kiếm

Hàm HLOOKUP trong Excel sẽ tìm kiếm thông tin trong bảng theo cột dọc. Các bạn có thể xem bảng dữ liệu ví dụ dưới đây:

Thông tin được trình bày theo cột dọc nên khi cầm tìm kiếm dữ liệu thì chúng ta sử dụng hàm VLOOKUP thay cho HLOOKUP.

Cấu trúc hàm

Cấu trúc của hàm HLOOKUP có dạng như sau:

=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Trong đó bao gồm các thành phần:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm (nằm ở cột đầu tiên trong table_array)
• table_array: Vùng bảng tìm kiếm (không bao gồm tiêu đề)
• row_index_num: Số thứ tự của hàng chứa kết quả cần tìm trong table_array (là giá trị số)
• range_lookup: Phương thức tìm kiếm (không bắt buộc)

   TRUE = 1 = Approximate match: Tìm kiếm không chính xác, theo khoảng được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn (mặc định).

   FALSE = 0 = Exact match: Tìm kiếm chính xác theo lookup_value

• Yêu cầu về bảng dữ liệu (table_array): Có nhiều hơn 1 cột; Cột đầu tiên trong bảng là cột chứa giá trị tìm kiếm, các cột tiếp theo chứa kết quả tương ứng cần tìm; Không bắt buộc về tiêu đề (headers).

Bài tập ví dụ

Từ bảng dữ liệu phía trên, chúng ta có các công thức HLOOKUP cụ thể để tìm kiếm dữ liệu của người tên Long như sau:

• Ngày sinh: =HLOOKUP(J6,$D$6:$H$9,2,0). Trong công thức này các bạn có thể thấy giá trị cần tìm kiếm nằm ở ô J6, vùng dữ liệu sử dụng để tìm kiếm là D6:H9; số thứ tự của hàng chứa kết quả là 2 (hàng Ngày sinh) và phương thức tìm kiếm ở đây là tìm kiếm chính xác tuyệt đối.

Các thông tin khác cũng có cách nhập giá trị tương tự các bạn nhé.

• Bộ phận: =HLOOKUP(J6,$D$6:$H$9,3,0)

• ĐỊa chỉ: =HLOOKUP(J6,$D$6:$H$9,4,0)

Trên đây chúng mình đã hướng dẫn cóc bạn cách dùng của hàm VLOOKUP và HLOOKUP để tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu rồi. Các bạn nhớ tải file đính kèm về để làm thêm các bài tập thực hành có sẵn nhé.

Kết luận

Hy vọng bài viết của chúng mình đã cung cấp thêm kiến thức hữu ích cho các bạn. Nếu các bạn muốn được học kiến thức Excel chuyên sâu hơn phục vụ cho việc phân tích dữ liệu để lập báo cáo quản trị doanh nghiệp thì hãy đăng ký khóa học dưới đây:

Hướng dẫn cách lập và phân tích hệ thống báo cáo quản trị trên Excel

Khóa học sẽ giúp các bạn trang bị kiến thức về lập và phân tích báo cáo quản trị của doanh nghiệp. Không chỉ được học cách lập và xây dựng báo cáo quản trị bằng Excel mà các bạn còn được học cả cách ứng dụng Power BI vào công việc này. Bên cạnh lý thuyết là các bài tập thực hành và sự hỗ trợ của giảng viên xuyên suốt khóa học cực kỳ tận tâm. Đừng ngại ngần đặt câu hỏi ngay dưới video bài giảng nếu bạn có vấn đề chưa hiểu nhé. 

Hoàn thành khóa học, các bạn sẽ biết được các điểm mấu chốt để lập báo cáo quản trị, sử dụng số liệu một cách hiệu quả trong doanh nghiệp. Đồng thời các bạn cũng có tư duy đúng về cơ cấu dòng tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, phương pháp quản trị hàng tồn kho, an toàn tài chính, tối ưu dòng tiền,… Nhờ đó bạn có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp và mở ra được con đường thăng tiến, phát triển mới cho bản thân. Chúc các bạn thành công!