Cách lưu biểu đồ Excel dưới dạng ảnh, copy hoặc xuất sang Word và PowerPoint

Bạn muốn lưu các biểu đồ số liệu trong Excel dưới dạng hình ảnh để chèn vào các tài liệu khác mà không biết làm thế nào? Dưới đây Gitiho sẽ giới thiệu với bạn đọc cách để thực hiện.

Copy biểu đồ vào các chương trình đồ họa và lưu dưới dạng ảnh

Thông thường khi cần lưu biểu đồ trong Excel dưới dạng hình ảnh, bạn copy biểu đồ Excel và dán sang phần mềm Paint.

Hoặc bấm phím PrintScreen trên bàn phím để chụp ảnh lại toàn bộ màn hình, sau đó dán vào Paint và cắt các phần thừa của ảnh đi để lưu lại. Tuy nhiên có một cách nhanh hơn và dễ thực hiện hơn mà không phải ai cũng biết.

Ví dụ: Bạn có một biểu đồ 3-D như hình dưới đây và muốn xuất biểu đồ Excel này dưới dạng hình ảnh. Dưới đây là cách để thực hiện:

Bước 1: Mở file Excel có biểu đồ muốn lưu dưới dạng hình ảnh, kích chuột phải vào vị trí bất kỳ trên đường viền biểu đồ và chọn lệnh Copy trong menu hiển thị.

Lưu ý: Không đặt con trỏ trong biểu đồ vì nó có thể chỉ copy các thành phần riêng lẻ thay vì toàn bộ biểu đồ và bạn cũng sẽ không thấy lệnh Copy.

Bước 2: Mở ứng dụng Paint trên Windows và dán biểu đồ vào ứng dụng bằng cách bấm vào nút Paste trên thẻ Home hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V:

Bước 3: Bây giờ tất cả những gì còn lại phải làm là lưu biểu đồ dưới dạng tệp hình ảnh bằng cách bấm nút Save as rồi chọn định dạng cần lưu (.png, .jpg, .bmp và .gif). Để có thêm các lựa chọn định dạng khác, bấm vào nút Other formats ở cuối danh sách.

Rất đơn giản và dễ dàng phải không các bạn. Theo cách tương tự, bạn cũng có thể lưu biểu đồ Excel của mình vào bất kỳ chương trình đồ họa nào khác.

Cách xuất biểu đồ Excel sang Word và PowerPoint

Bạn có thể chuyển dữ liệu linh hoạt giữa các ứng dụng của Microsoft Office chẳng hạn như copy bảng từ Excel sang Word, PowerPoint,… và hơn thế. Nếu bạn cần xuất biểu đồ Excel sang một số ứng dụng Office khác như Word, PowerPoint hoặc thậm chí Outlook, cách tốt nhất là dán trực tiếp từ clipboard:

Bước 1: Sao chép biểu đồ trong file Excel như cách thực hiện trong bước 1 ở trên.

Bước 2: Trong tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint, bạn đặt trỏ chuột tại vị trí cần chèn biểu đồ Excel vào rồi nhấn Ctrl + V.

Ngoài ra thay vì Ctrl + V, bạn có thể kích chuột phải vào vị trí cần chèn và bạn sẽ thấy một số Paste Options bổ sung để chọn như: Chèn dưới dạng văn bản, chèn link, chèn dưới dạng ảnh … tùy theo nhu cầu.

Ưu điểm chính của cách này là cho phép bạn xuất biểu đồ Excel đầy đủ chức năng sang một tệp khác, thay vì chỉ là một hình ảnh.

Biểu đồ sẽ giữ lại kết nối với bảng tính Excel gốc và tự động thay đổi bất cứ khi nào dữ liệu Excel được cập nhật. Theo cách này, bạn sẽ không cần phải sao chép lại biểu đồ với mỗi thay đổi dữ liệu.

Xem thêm: Cách chèn ảnh và chỉnh ảnh trong Excel đơn giản nhanh chóng

Các lưu biểu đồ vào Word và PowerPoint dưới dạng hình ảnh

Trong các ứng dụng Office 2007, 2010 và 2013, bạn cũng có thể sao chép biểu đồ Excel dưới dạng hình ảnh. Trong trường hợp này, nó sẽ hoạt động như một file ảnh thông thường và sẽ không được cập nhật. Ví dụ như xuất biểu đồ Excel sang tài liệu Word 2010.

Bước 1: Sao chép biểu đồ từ file số liệu Excel, sau đó chuyển sang tài liệu Word, đặt trỏ chuột vào vị trí mốn chèn ảnh biểu đồ, bấm vào một mũi tên nhỏ màu đen ở dưới cùng của nút Paste trong thẻ Home.

Bước 2: Hộp thoại Paste Special hiển thị, từ đây bạn có thể chọn các định dạng hình ảnh cần dán vào tài liệu Word bao gồm: Bitmap, GIF, PNG và JPEG.

Bước 3: Kích chọn một trong các định dạng, rồi bấm nút OK là xong.

Cách lưu tất cả các biểu đồ trong file Excel dưới dạng hình ảnh

Các cách trên chỉ áp dụng khi file Excel có một hoặc vài biểu đồ cần dán. Nhưng nếu cần copy tất cả các biểu đồ trong file Excel thì sao? Sẽ mất khá nhiều thời gian để copy và paste riêng lẻ, nhưng dưới đây là cách để lưu tất cả các biểu đồ dưới dạng ảnh trong file Excel cùng một lúc:

Bước 1: Mở file Excel có các biểu đồ cần lưu dưới dạng ảnh, truy cập vào menu File > Save as.

Bước 2: Trong hộp thoại Save As hiển thị, bạn chọn tùy chọn Web Page (.htm;html) tại mục Save as type. Ngoài ra, hãy đảm bảo tùy chọn Entire Workbook bên cạnh tùy chọn Save được chọn, giống như được hiển thị trong ảnh dưới đây.

Bước 3: Chọn thư mục đích nơi muốn lưu toàn bộ file ảnh, cuối cùng bấm nút Save để hoàn tất. Như vậy tất cả các file ảnh có định dạng *.png của tất cả các biểu đồ sẽ được sao chép vào thư mục đó cùng với tập tin HTML.

Cách lưu biểu đồ dưới dạng hình ảnh bằng macro VBA

Nếu cần xuất biểu đồ Excel của mình dưới dạng hình ảnh một cách thường xuyên, bạn có thể tự động hóa công việc này bằng cách sử dụng macro VBA với macro đơn giản như sau:

ActiveChart.Export “D:\My Charts\SpecialChart.png”

Dòng mã này cho phép xuất biểu đồ đã chọn dưới dạng hình ảnh .png sang thư mục được chỉ định. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ viết một macro trước đây thì vẫn có thể tạo một macro đầu tiên với 4 bước đơn giản.

Trước khi thực hiện, hãy tạo một thư mục mà bạn muốn xuất biểu đồ. Trong ví dụ này biểu đồ được chọn lưu trên phân vùng ổ D.

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Excel, chuyển sang thẻ Developer và bấm vào nút Marcos trong nhóm tính năng Code.

Lưu ý: Nếu là lần đầu tiên bạn tạo macro, rất có thể thẻ Developer sẽ không hiển thị trên menu. Trong trường hợp này, chuyển sang thẻ File > Options > Customize Ribbon, trong khung bên phải tại danh sách Main Tabs, kích tùy chọn Developer và bấm OK.

Bước 2: Đặt tên cho macro muốn tạo vào ô Macro name, như trong ví dụ này là SaveSelectedChartAsImage và chọn chỉ bật nó trong file làm việc hiện tại (Macros in This Workbook):

Bước 3: Bấm nút Create để mở ra cửa sổ soạn thảo Visual Basic Editor với các phác thảo về một macro mới đã được viết cho bạn. Sao chép macro sau trong dòng thứ hai: ActiveChart.Export “D:\My Charts\SpecialChart.png”

Bước 4: Đóng cửa sổ soạn thảo Visual Basic Editor và bấm vào nút Save As dưới menu File. Chọn lưu file Excel đang làm việc dưới dạng Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm) là xong.

Bây giờ chỉ cấn bấm vào bất cứ vị trí nào của viền biểu đồ và nếu thấy đường viền màu xám nhạt bao quanh thì có nghĩa bạn đã thực hiện đúng và toàn bộ biểu đồ đa được chọn:

Bước 5: Chuyển sang thẻ Developer một lần nữa và bấm vào nút Macro. Trong cửa sổ Macro hiển thị, kích tùy chọn SaveSelectedChartAsImage vừa tạo ở trên và bấm nút Run.

Bước 6: Bây giờ hãy mở thư mục đích của bạn và kiểm tra xem hình ảnh *.png của biểu đồ có ở đó không. Theo cách tương tự, bạn có thể lưu ảnh biểu đồ ở các định dạng ảnh khác nhau. Lúc này trong mã macro chỉ cần thay thế .png bằng .jpg hoặc .gif như:

ActiveChart.Export “D:\My Charts\SpecialChart.jpg”

Như vậy Gitiho vừa giới thiệu với các bạn cách lưu biểu đồ Excel dưới dạng hình ảnh, copy hoặc xuất sang Word và PowerPoint. Nếu thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó với bạn bè của mình nhé.