Cách sử dụng Conditional Formatting để quản lý hàng hóa trong Google Sheet

Có lẽ bạn đã quen với Conditonal Formatting trong Excel rồi vậy bạn đã biết sử dụng Conditional Formatting trên Google Sheet chưa? Nếu chưa thì bài viết dưới đây chính là dành cho bạn. Bởi bài viết này chúng mình sẽ hướng dẫn cách sử dụng Conditonal Formatting trên Google Sheet để quản lý hàng hóa. Cùng theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Conditional Formatting trong Google Sheet là gì?

Conditional Formatting hay còn gọi là định dạng có điều kiện cho phép bạn thay đổi diện mạo của bảng tính, làm nổi bật dữ liệu trong ô tính bằng cách thay đổi màu sắc, icon,… theo một quy tắc có điều kiện.

Sử dụng Conditional Formatting quản lý hàng hóa trong Google Sheet.

Bài tập ví dụ minh họa

Ví dụ mình có bảng dữ liệu với các hàng hóa như sau:

Đề bài:

• Tìm ngày hết hạn của hàng hóa, được biết ngày hết hạn là 365 ngày tính từ ngày sản xuất?
• Còn bao nhiêu ngày nữa thì hàng hóa hết hạn? (Được biết ngày lập bảng này là ngày 28/06/2020)
• Dùng Conditional Formatting để đánh dấu hàng hóa hết hạn và sắp hết hạn. (Điều kiện: số ngày còn lại nhỏ hơn 0 thì sản phẩm hết hạn, số ngày còn lại lớn hơn 0 và nhỏ hơn 50 ngày thì sản phẩm đó sắp hết hạn, số ngày còn lại lớn hơn hoặc bằng 50 ngày thì để trống.)

Xem thêm: 4 chức năng cơ bản của Conditional Formatting trong Excel

Chi tiết cách giải bài tập

Đầu tiên chúng ta đi tìm lời giải cho câu hỏi [Tìm ngày hết hạn của hàng hóa]. 

Ngày hết hạn của hàng hóa = ngày sản xuất + 365 ngày

Vậy với bảng dữ liệu của mình sẽ được tính như sau: ngày hết hạn = C4+365. Khi các bạn cộng một ngày với 365, thì Google Sheet sẽ tự hiểu số đó chính là số ngày

Sau khi nhập xong công thức bạn nhấn Enter và kéo công thức xuống để áp dụng cho các dòng tiếp theo.

Nếu như bạn muốn trình bày ngày theo cách khác, bạn có thể thực hiện như sau:

Bôi đen 2 cột ngày sản xuất và ngày hết hạn => Format => Number => More Formats => More date and time formats

Lúc này cửa sổ Custom date and time formats hiện ra, bạn có thể xóa định dạng mặc định đi bằng cách click chuột vào ô định dạng ngày tháng năm và nhấn phím xóa.

Sau khi xóa xong bạn có thể định dạng lại bằng cách click chuột trái vào mũi tên trỏ xuống, sau đó lần lượt chọn Day, Month, Year

Nếu bạn không muốn ngăn cách (ngày tháng năm) bằng dấu gạch chéo [/], bạn có thể di chuyển chuột vào giữa (ngày tháng năm) và thêm dấu chấm [.]

Nếu bạn muốn hiển thị năm là 4 số thì bạn click vào Year => Full numeric year

Với ngày và tháng cũng tương tự. Bạn click vào Day => Day with leading zero, Month => Month with leading zero.

Sau khi chọn xong bạn nhấn Apply và sẽ được kết quả như hình bên dưới.

Bây giờ chúng ta sẽ đi tìm số ngày còn lại của hàng hóa

Số ngày còn lại = Ngày hết hạn - Ngày lập bảng (Theo đề bài ngày lập bảng là 28/06/2020)

Mình sẽ ví dụ hôm nay là ngày lập bảng nghĩa là hôm nay là 28/06/2020. Và mình được công thức như sau: Ngày còn lại = D4 -E1

Tuy nhiên vì ngày 28/06/2020 mình để ở ô E1, mà mình muốn kéo công thức xuống để áp dụng cho những ô còn lại nên E1 ở trong công thức phải được cố định bằng ký tự “$” như hình bên dưới.

Sau đó bạn ấn Enter và kéo xuống để áp dụng công thức cho những hàng bên dưới và được kết quả như sau:

Sau khi tính được số ngày còn lại chúng ta bắt đầu đi tìm trạng thái cho các mặt hàng. Chúng ta sẽ dùng hàm IF để thực hiện, công thức như sau:

=IF(E4<0;"Hết hạn";IF(E4<50;"Sắp hết hạn";""))

Sau khi nhập công thức mình bấm Enter và kéo xuống để áp dụng công thức cho các hàng tiếp theo, cho ra kết quả như hình bên dưới:

Xem thêm: Cách tô màu trong Excel theo điều kiện bằng Conditional Formatting

Sau khi xử lý xong chúng ta sẽ dùng công cụ Conditional Formatting để có cái nhìn trực quan về các mặt hàng, để từ đó đưa ra quyết định chính xác. Để sử dụng Conditional Formatting bạn thực hiện như sau:

Chọn toàn bộ bảng bằng cách bôi đen bảng dữ liệu.

Vào Format => Conditional formatting 

Cửa sổ Conditional format rules hiện ra, chọn Single color => Custom formular is

Sau đó nhập công thức: =$F3="Hết hạn" => đổi màu ở Formatting style => Done. (Tại sao là F3? Bởi vì F3 là ô tiêu đề trạng thái của mặt hàng)

Tiếp tục làm thao tác tương tự bằng cách click Add another rule để thêm một điều kiện khác

Công thức lần này sẽ là: =$F3="Sắp hết hạn" => đổi màu => Done

Sau khi hoàn thành chúng ta sẽ có kết quả như sau:

Thông qua bảng này chúng ta có thể quản lý hàng hóa một cách rõ ràng hơn để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn hơn, để đảm bảo không bị thừa hàng hoặc thiếu hàng.

Kết luận

Trên đây là cách sử dụng Conditional Formatting để quản lý hàng hóa trên Google Sheet. Hi vọng bạn có thể áp dụng vào công việc để làm việc có hiệu quả hơn. 

Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn học tập tốt!