Cách sử dụng công cụ tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

Trong Excel, bên cạnh công cụ tìm kiếm thường được sử dụng để tra cứu thông tin thì Excel còn cung cấp cho chúng ta phương pháp vừa tìm kiếm và vừa thay thế dữ liệu. Công cụ này sẽ thật sự tiện lợi khi chúng ta làm việc trên một bảng tính bình thường cho đến bảng tính lớn khi cần phải thay đổi một dữ liệu nào đó trong bảng tính để sửa lỗi hoặc đồng bộ hóa dữ liệu.

Công cụ thay thế dữ liệu Excel nằm ở đâu?

Cụ thể hơn thì trong thẻ Home, nhóm Editing > Find and Select, ta sẽ chọn mục Replace (có nghĩa là "Thay thế") với phím tắt là Ctrl + H
 

Từ đó cửa sổ Find and Replace sẽ mở ra gồm hai tab là Find và Replace. Và để thay thế nội dung chúng ta cần tìm thì hãy sử dụng tab Replace

Đọc thêm: Cách sử dụng công cụ Replace để sửa công thức Excel nhanh chóng

Cách sử dụng phương pháp thay thế dữ liệu trong Excel

Phương pháp thay thế dữ liệu ở đây như sau

- Find What: Nội dung ta cần tìm để thay thế

- Replace: Thay thế nội dung ta vừa tìm sang nội dung gì

- Options: Đây là thẻ cài đặt phương pháp tìm kiếm. Ta có thể thay đổi trình tìm kiếm theo dạng tìm kiếm theo dòng, theo cột trong phạm vi người dùng chọn

Như chúng ta thấy thì sẽ có hai lệnh tìm kiếm gồm Find Next (tìm từ khóa tiếp theo) và Find All (tìm kiếm tất cả)

Bên cạnh đó là Replace và Replace All có nghĩa là thay thế một hoặc nhiều từ (Replace) hoặc thay thế tất cả (Replace All)

 

Thực hành tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

Chúng ta sẽ dựa vào bảng dưới đây để cùng thực hành tìm kiêm và thay thế dữ liệu trong Excel

Ở trong cột Nơi sinh/Quê quán, chúng ta thấy một số  nội dung sử dụng dấu phẩy, một số lại sử dụng dấu gạch ngang, Nhiệm vụ chúng ta là thay thế toàn bộ dấu gạch ngang bằng dấu phẩy

Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm dấu gạch ngang trong hộp thoại Find and Replace, tại ô Find What rồi nhấn vào Find All để tìm ra các ô có chứa dấu gạch ngang là E8-E9-E11

Thay thế dữ liệu Excel với Replace

Bước tiếp theo, ta điền dấu phẩy vào Replace With

Tại vị trí chứa dấu gạch ngang là ô E8, chúng ta nhấn Replace thì toàn bộ dấu gạch ngang của ô E8 đã được thay bằng dấu phẩy

Tiếp đó, Excel sẽ tự động đưa ta đến ô tiếp theo có chứa ký tự cần tìm.

Thay thế dữ liệu Excel với Replace All

Trường hợp bạn muốn thay thế toàn bộ các ô chứa dấu gạch ngang bằng dấu phẩy, chúng ta sẽ bấm Replace All

Sau khi bạn nhấn xong thì Excel sẽ thực hiện thao tác thay thế và hiện ra thông báo về kết quả đã hoàn thành và số nội dung đã được thay thế dữ liệu

Chúng ta để ý những ô E8, E9 bây giờ không còn dấu gạch ngang nữa, thay vào đó là dấu phẩy. Nếu chúng ta nhấn tiếp vào Replace All thì sẽ không có gì xảy ra cả vì tất cả dấu gạch ngang đã được thay thế dữ liệu hết. Bởi vậy Excel mới thông báo không tìm thấy nội dung cần thay thế

Từ đó chúng ta có thể đóng Find & Replace lại khi đã thay thế dữ liệu xong

Như bạn đọc thấy rằng thao tác tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel khá đơn giản, dễ thực hiện. Bởi vậy đây là công cụ cực kỳ hữu ích trong Excel để bạn làm việc tốt hơn và quản lý dữ liệu nhanh hơn. Mong rằng bạn đọc sẽ áp dụng được những kiến thức này vào công việc của mình