Cách sử dụng những tính năng thường dùng với Google Docs (Phần 1)

Hầu hết mọi người sử dụng Google Docs như một công cụ soạn thảo văn bản thuần túy. Nhưng Docs cung cấp rất nhiều công cụ và tính năng để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, không hề thua kém nhiều Microsoft Word. Dưới đây Gitiho xin giới thiệu những tính năng thường dùng với Google Docs nhất.

Sử dụng mẫu (Template) văn bản có sẵn

Có thể khi sử dụng Google Docs bạn đã nhiều lần mở một tài liệu mới trống để làm việc. Nhưng mặc định Docs có một thư viện lớn các mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng mà không phải ai cũng để ý.

Tại thư viện này bạn sẽ tìm thấy các mẫu sơ yếu lý lịch, tài liệu quảng cáo, thư kinh doanh … thuộc nhiều danh mục khác nhau.

Để truy cập thư viện mẫu của Google Docs, bạn truy cập vào menu File > New, sau đó chọn tùy chọn From template từ danh sách xổ xuống.

Trong cửa sổ Template gallery hiển thị, bạn sẽ có thể chọn từ danh sách danh mục và mẫu có sẵn. Mỗi mẫu đều có ảnh hiển thị thu nhỏ để bạn biết được kiểu mẫu đó sẽ như thế nào khi lựa chọn.

Tất cả những gì bạn phải làm là bấm chọn một mẫu muốn sử dụng và bắt đầu điền vào chỗ trống.

Thêm phông chữ

Có thể với rất nhiều người dùng đã quá quen thuộc với danh sách các font chữ tiêu chuẩn mà Google Docs cung cấp. Tuy nhiên Google còn cung cấp rất nhiều kiểu font chữ khác nhau để bạn lựa chọn.

Bước 1: Để truy cập danh sách này, chỉ cần nhấp vào phông chữ hiện tại bạn đang sử dụng ở đầu thanh công cụ, mặc định sẽ là font Arial. Nhưng để thêm nhiều kiểu font chữ hơn để chọn thì chọn tùy chọn More fonts… ở đầu thanh công cụ.

Bước 2: Trong cửa sổ Font hiển thị sẽ là một danh sách tất cả các loại font chữ để bạn có thể lựa chọn. Tất cả những gì cần làm là kích chọn font chữ muốn thêm vào danh sách, sau đó bấm nút OK ở cuối màn hình.

Bước 3: Quay trở lại cửa sổ soạn thảo tài liệu Google Docs, bạn có thể chọn kiểu font vừa được chọn chữ từ menu thả xuống tại mục font.

Tự động sửa lỗi chính tả trên Google Docs

Khi soạn thảo tài liệu với Google Docs, đôi khi bạn sẽ thấy các dòng màu đỏ bên dưới những từ mà Docs cho rằng nó bị viết sai, dù thực tế bạn đã viết đúng. Điều này chủ yếu do các thuật ngữ được sử dụng bởi một ngành cụ thể chưa được đưa vào từ điển Google Docs.

Trong trường hợp này, bạn có thể thêm những từ này vào từ điển của Docs để làm việc thuận tiện hơn.

Bước 1: Để thêm từ riêng vào từ điển Google Docs, truy cập vào menu Tools>Spelling and grammar>Personal dictionary.

Bước 2: Trên cửa sổ mới xuất hiện, nhập từ bạn muốn thêm vào từ điển rồi bấm nút Add và bấm nút OK để hoàn tất.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Docso, VND trên Google Sheets

Sử dụng phím tắt (Shortcut)

Với hầu hết người dùng thì việc sử dụng các phím tắt với Google Docs hầu như rất ít. Nhưng nếu thường xuyên làm việc thì các phím tắt sẽ cải thiện đáng kể quy trình làm việc, giúp hoàn thành nhanh hơn các tác vụ mà không rời tay khỏi bàn phím.

Google Docs có rất nhiều phím tắt khác nhau để bạn sử dụng, hầu hết cho phép bạn mở khóa gần như tất cả các tính năng trong danh sách này. Dưới đây là một vài phím tắt rất hữu ích:

• Shift + t: Tạo một tài liệu mới
• Ctrl + alt + m: Chèn nhận xét
• Ctrl + shift + y: Mở từ điển
• Ctrl + shift +>: Tăng kích thước font chữ
• Ctrl + shift +<: Giảm kích thước font chữ

Ngoài ra Google Docs còn rất nhiều phím tắt hữu ích khác mà các bạn có thể tìm hiểu sau.

Tạo phím tắt riêng

Nếu các phím tắt ở trên không đủ cho bạn, thì bạn có thể tạo các phím tắt rất riêng của mình khá đơn giản.

Nếu bạn thấy có một vài phím tắt mà bạn thường sử dụng chưa có thì có thể tự tạo bằng cách truy cập vào menu Tools>Preferences>Automatic Substitution.

Trong hộp thoại Preferences hiển thị, bạn sẽ thấy một danh sách các phím tắt mà mình có thể thêm hoặc tạo riêng từ đầu.

Bạn có thể tạo các phím tắt cho văn bản, phím tắt biểu tượng, phím tắt số … tùy theo nhu cầu.

Thêm tiêu đề (Headers) cho văn bản

Theo mặc định các nội dung được nhập vào Google Docs sẽ được định dạng theo một cách cụ thể và được chia nhỏ thông qua các tiêu đề. Nhưng để làm nổi bật các tiêu đề quan trọng, Google Docs cũng cung cấp ác loại tiêu đề khác nhau để bạn lựa chọn.

Bước 1: Để chọn một tiêu đề khác cho bài viết, bạn bấm vào mục Normal text trên thanh công cụ, bên cạnh mục font.

Bước 2: Trong menu xổ, chọn định dạng tiêu đề muốn sử dụng từ Heading 1 đến Heading 5 tùy nhu cầu. Thông thường các Heading 1, Heading 2, Heading 3 sẽ tương ứng với các thẻ H1, H2 và H3 đang được WordPress sử dụng.

Xem thêm: Cách tạo menu trên thanh công cụ của Google Sheet

Trên đây Gitiho vừa giới thiệu đến các bạn bài viết cách sử dụng những tính năng thường dùng với Google Docs (Phần 1). Nếu là người thường xuyên sử dụng Docs làm công cụ soạn thảo văn bản thì hãy tiếp tục theo dõi các phần tiếp theo của bài viết này nhé.

Xem tiếp Phần 2