CÁCH SỬ DỤNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL

Thanh Hằng
Thanh Hằng
Jan 30 2021

Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu cho phép bạn xem các so sánh, mẫu và xu hướng trong dữ liệu của mình. Việc lập báo cáo trở thành một nhiệm vụ thường xuyên đối với dân văn phòng, do đó với những ai đang làm văn phòng, việc biết sử dụng Pivot Table là một sự cần thiết và mang tính quan trọng trong công việc. Để biết cách lập báo cáo không cần sử dụng công thức Excel phức tạp, hãy đọc hết bài viết này nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết, dễ hiểu nhất

Biến Excel thành công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel

Báo cáo thường mang tính tổng hợp, nên cần được trình bày khoa học, logic và hợp lý. Trên thực tế, có không ít báo cáo phức tạp, gây khó khăn cho người đọc. Hãy tham khảo bài viết dưới đây về cấu trúc báo cáo tổng hợp theo 3 mức điều kiện:

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu gồm 6 cột và 200 dòng. Hãy lập báo cáo theo từng mã hiệu của từng khách hàng "Doanh nghiệp" trong chương trình ''Tiết kiệm" của Chi nhánh ''CN2".

Nếu không biết đến tính năng Pivot Table, có lẽ báo cáo này sẽ vô cùng phức tạp. Thế nhưng, với tính năng này, hãy cùng xem việc lập báo cáo đơn giản đến chừng nào nhé.

Phân tích yêu cầu và định hình cấu trúc báo cáo

Không chỉ tới khi làm báo cáo trên Pivot Table mới làm bước này, mà bạn cần làm mỗi khi gặp phải yêu cầu báo cáo. Việc phân tích yêu cầu sẽ giúp bạn nhận ra mục tiêu của báo cáo, các đối tượng có liên quan tới báo cáo. Từ đó, sẽ có thể hình dung, định hình được cấu trúc của bảng báo cáo. Đây là một bước rất quan trọng, mang tính quyết định cho việc báo cáo đúng hay sai, khoa học hay không.

Các bước bạn đọc cần làm như sau:

Xét các đối tượng liên quan đến báo cáo

  • Báo cáo theo mã hiệu: có liên quan tới cột Mã hiệu, lọc ra những mã hiệu của khách hàng là ''Doanh nghiệp''
  • Báo cáo theo khách hàng là ''Doanh nghiệp'': Trong cột Khách hàng, chỉ xét những đối tượng là ''Doanh nghiệp''
  • Báo cáo theo chương trình là ''Tiết kiệm'': Trong cột Chương trình, chỉ xét những đối tượng là ''Tiết kiệm''
  • Báo cáo theo chi nhánh: Trong cột Chi nhánh, chỉ xét những đối tượng là ''CN2''
  • Kết quả cần tính toán, báo cáo là Số tiền

Xác định mối quan hệ của các đối tượng

Bố cục của bảng báo cáo được xây dựng như thế nào phụ thuộc vào việc xác định mối quan hệ của các đối tượng.

Ở ví dụ này, mối quan hệ được xác định như sau:

  1. Mã hiệu và Khách hàng: 2 trường dữ liệu này có liên quan tới nhau. Trong trường hợp này: Khách hàng là đối tượng tổng quát, theo nhóm; Mã hiệu là đối tượng chi tiết, theo từng mã. Trong bố cục báo cáo thì 2 nội dung này phải nằm trên cùng 1 mục (1 chiều báo cáo).
  2. Chương trình: Chương trình không phụ thuộc vào đối tượng nào, do đó sẽ nằm trên 1 mục (1 chiều báo cáo). Nếu Mã hiệu và Khách hàng nằm trên chiều theo dòng thì Chương trình sẽ nằm trên chiều theo cột (hoặc ngược lại).
  3. Chi nhánh: Đối tượng này cũng đóng vai trò độc lập, nên có thể đặt ở chiều thứ 3 của báo cáo.
  4. Số tiền: Đây là kết quả cần tính của báo cáo. Kết quả sẽ xác định tại vị trí giao điểm của các chiều báo cáo.

Do đó, bạn có thể hình dung được bố cục báo cáo sẽ được xây dựng như sau:

  • Dạng thứ 1: Bố cục theo chiều dọc. Ở dạng này số lượng cột ít hơn số lượng dòng. Căn cứ theo trường dữ liệu nào có nhiều nội dung sẽ sắp xếp trên các dòng.

  • Dạng thứ 2: Bố cục theo chiều ngang. Ở dạng này số lượng cột nhiều hơn số lượng dòng.

Thông thường, báo cáo theo dạng thứ 1 thường được sử dụng phổ biến. Bởi trong Excel ưu tiên các báo cáo có cấu trúc theo chiều dọc.

Xem thêm: Hướng dẫn cách ẩn các nút và các nhãn của Pivot Table trong Excel

Sử dụng Pivot Table để lập báo cáo

Các thao tác mà bạn đọc cần thực hiện như sau:

  1. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu rồi bấm phím tắt Ctrl + * (phím Ctrl và phím dấu *)
  2. Trong thẻ Insert chọn Pivot Table. Chọn nơi đặt Pivot Table là 1 trang tính (sheet) mới (chọn New Worksheet)

3. Xác định các thành phần trong báo cáo bằng Pivot Table

Để thực hiện bước này, chúng ta phải căn cứ vào các yêu cầu của báo cáo:

  • Từng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ. Do đó, trong Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
  • Chương trình là Tiết kiệm. Do đó, trong Columns đặt trường Chương trình
  • Chi nhánh là CN2. Do đó, trong Filters đặt trường Chi nhánh
  • Kết quả báo cáo là Số tiền. Do đó, trong Values đặt trường Số tiền.

Ta được kết quả báo cáo như sau:

4. Sau khi tạo ra Pivot Table, bạn đọc cần thực hiện lọc các đối tượng của báo cáo để phù hợp với yêu cầu báo cáo:

  • Chi nhánh: Chọn CN2
  • Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
  • Chương trình: Chọn Tiết kiệm

Cuối cùng, kết quả thu được như sau:

Xem thêm: Cách xếp hạng trong báo cáo bằng Pivot Table với Excel chính xác nhất

Kết luận

Qua bài đọc này, các bạn đã có thể tự thiết lập các báo cáo theo điều kiện với Pivot Table chỉ bằng vài cú Click chuột, kéo và thả chuột. Để tìm hiểu các kiến thức hữu dụng như này, hãy đọc các bài viết trên blogs của Gitiho nhé!

Ngay bây giờ hãy cùng luyện tập thêm với bài tập được đính kèm bên dưới và bộ bài tập Excel có đáp án của Gitiho để nằm lòng tin học văn phòng nhé! 

Nhận tư vấn và đăng ký khóa học ở đây.

Bài viết tham khảo khác:

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế

Tài liệu kèm theo bài viết

5/5 - (3 bình chọn)

5/5 - (3 bình chọn)

Bài viết liên quan

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội