Hướng dẫn 4 cách tách chữ và số trong Excel cực đơn giản

Khi làm việc với Excel, chúng ta thường gặp các chuỗi ký tự bao gồm cả chữ và số. Và bạn muốn tách riêng hai thành phần này ra nhưng chưa biết làm như nào?

Đừng lo lắng, hôm nay Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tách chữ và số trong Excel cực kỳ đơn giản. Cùng xem nhé!

Tại sao cần tách chữ và số trong Excel?

Ví dụ, chúng ta có một bảng với cột chứa cả số và dữ liệu như bên dưới:

Bây giờ yêu cầu là hãy tách riêng chữ (tương ứng với phòng ban) và số hiệu của mỗi nhân viên trong bảng trên.

Nếu chúng ta nhập thủ công từng ô thì rất mất thời gian. Chính vì thế, đó là lý do chúng ta cần phải biết cách tách chữ và số ra khỏi chuỗi nhanh chóng mà không cần nhập lại dữ liệu. Xem ngay các cách mà chúng tôi hướng dẫn bên dưới nhé!

Hướng dẫn tách chữ và số ra khỏi chuỗi trong Excel

Cách 1: Sử dụng công cụ Flash Fill để tách chữ và số

Tính năng Flash Fill giúp chúng ta điền nhanh các giá trị tự động dựa trên mẫu. Đây là công cụ thông minh giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc trên Excel. Ta dùng Flash Fill để tách chữ và số ra như sau:

Bước 1: Tại cột Phòng ban, nhập ký tự chữ tại ô đầu tiên C2 (VD: HR).

Tương tự ở cột D, hãy gõ số hiệu của nhân viên tương ứng vào ô D2.

Bước 2: Click lần lượt vào ô C2 và D2, nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E để kích hoạt công cụ Flash Fill. Vậy là bạn đã tách được chữ và số trong chuỗi này nhanh chóng.

Cách 2: Sử dụng hàm tách số ra khỏi chữ trong Excel và ngược lại

Nếu bạn thành thạo cách dùng các hàm trong Excel thì ngại gì mà không thử phương pháp này. 

Đầu tiên, gõ công thức sau vào ô C2:

=LEFT(B2,MIN(IFERROR(FIND({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},B2),""))-1)

Trong đó:

• LEFT(B2, ...) lấy ra một phần của chuỗi ở ô B2 bắt đầu từ ký tự đầu tiên bên trái.
• FIND({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},B2) sẽ tìm vị trí đầu tiên là số (từ 0 đến 9) xuất hiện trong chuỗi.
• IFERROR(...,"") sẽ kiểm tra xem có lỗi không. Nếu không tìm thấy số, nó sẽ trả về chuỗi rỗng.
• MIN(...)-1 lấy ra số ở vị trí đầu tiên trong chuỗi. Do hàm Find sẽ hiển thị tất cả các vị trí nào chứa số, nên ta dùng hàm Min để lấy số ở vị trí đầu tiên trong chuỗi.

Tương tự, chúng ta nhập công thức hàm tách số ra khỏi chuỗi trong Excel vào ô D2:

=MID(B2,MIN(IFERROR(FIND({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},B2),"")),100)

Trong đó: 

• FIND({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},B2) tìm vị trí đầu tiên mà một số từ 0 đến 9 xuất hiện trong chuỗi của ô B2.
• IFERROR(...,"") kiểm tra xem nếu có lỗi hoặc chuỗi không có số thì thay thế nó bằng một khoảng trắng ("").
• MIN(...) tìm số có vị trí nhỏ nhất (số đầu tiên xuất hiện trong chuỗi)
• MID(B2, ..., 100) lấy một phần của chuỗi bắt đầu từ số đầu tiên và lấy 100 ký tự tiếp theo (tương đương với lấy hết phần còn lại của chuỗi từ vị trí đó).

Sau đó kéo và copy công thức từ ô C2 và D2 xuống các ô còn lại, ta thu được kết quả như sau:

Cách 3: Sử dụng VBA để tách số và chữ tự động trong Excel

Nếu bạn đã thành thạo Excel thì có thể cân nhắc học VBA Excel, giúp bạn tối ưu hóa mọi công việc từ đơn giản đến phức tạp trên bảng tính một cách tự động nhanh chóng. Với VBA, bạn cũng có thể tách chữ và số ra khỏi chuỗi tự động chỉ bằng vài thao tác bấm. 

Bước 1: Tại file chứa dữ liệu muốn tách, nhấn Alt + F11 để mở giao diện VBA. Sau đó, nhấn vào menu Insert > chọn tạo một Module mới. Lưu ý bạn cần chọn đúng sheet muốn tách dữ liệu nhé.

Bước 2: Nhập đoạn code sau vào cửa sổ module:

Sub TachChuVaSo()
    Dim rng As Range
    Dim cell As Range
    Dim i As Integer
    Dim strChu As String
    Dim strSo As String
    
    Set rng = Range("B2:B" & Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row)
    
    For Each cell In rng
        strChu = ""
        strSo = ""
        
        For i = 1 To Len(cell.Value)
            If IsNumeric(Mid(cell.Value, i, 1)) Then
                strSo = strSo & Mid(cell.Value, i, 1)
            Else
                strChu = strChu & Mid(cell.Value, i, 1)
            End If
        Next i
        
        cell.Offset(0, 1).Value = strChu
        
        cell.Offset(0, 2).Value = strSo
    Next cell
End Sub

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Run trên thanh công cụ VBA hoặc nhấn F5 để chạy mã. 

Tắt trình duyệt VBA, quay trở lại giao diện chính của Excel, chúng ta thu được kết quả như sau:

Cách 4: Tách chữ và số bằng Power Query

Bước 1:  Để sử dụng Power Query, bạn cần chuyển cột dữ liệu Mã nhân viên của bạn thành Table. Bôi đen vùng dữ liệu đó, chọn thẻ Insert > Table > OK để tạo bảng cho vùng bạn chọn.

Bước 2: Vào menu Data, chọn From Table/ Range. Lúc này, giao diện Power Query sẽ hiện ra.

Bước 3: Vào menu Home > Chọn Split Column > By non Digit to Digit. 

Kết quả là chuỗi của bạn đã được tách riêng chữ và số như sau:

Bước 4: Tại menu Home > nhấn vào Close  & Load to… để chuyển dữ liệu từ Power Query về Excel.

Bước 5: Trong hộp thoại Import Data, chọn vị trí mà bạn muốn đặt kết quả chữ và số vừa được tách riêng ở mục Existing Worksheet.

Nhấn Ok là chúng ta đã có ngay một bảng chứa dữ liệu được tách chữ và số riêng như sau:

Lưu ý: Nếu bạn thay đổi dữ liệu ở cột gốc, hãy cập nhật dữ liệu cho 2 cột tách bằng cách nhấn chuột phải vào một ô bất kỳ, chọn Refresh.

Trên đây là 4 cách để tách chữ và số trong Excel, hy vọng nó sẽ hữu ích cho công việc của bạn. Chúc bạn thực hiện thành công!