Cách tạo báo cáo bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ với Google data studio

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ hiện nay đều nắm trong tay rất nhiều dữ liệu, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách khai thác hiệu quả những thông tin này.

Google Data Studio là một công cụ tuyệt vời để giúp các doanh nghiệp nhỏ dễ dàng trực quan những dữ liệu của mình, từ đó khám phá thông tin chi tiết và đưa ra được quyết định kinh doanh sáng suốt nhất.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách dễ dàng tạo một báo cáo chuyên nghiệp để phân tích doanh thu cho doanh nghiệp nhỏ của mình. 

Ai nên sử dụng báo cáo Data Studio này?

Báo cáo này phù hợp cho những ai muốn có một cách hiệu quả hơn, trực quan hơn để theo dõi doanh số bán hàng của họ và phân tích dữ liệu.

Thay vì các báo cáo tĩnh trên PDF hoặc Powerpoint, Data Studio cho phép bạn gửi báo cáo trực tiếp, tương tác cho đồng nghiệp. Và nếu bạn vẫn thích báo cáo tĩnh, Data Studio có chức năng tích hợp để bạn có thể lưu báo cáo dưới dạng PDF, cũng như lên lịch cập nhật qua email!

Mặc dù dữ liệu bán hàng trong báo cáo này có thể không ở cùng định dạng chính xác mà bạn sử dụng, nhưng bạn có thể áp dụng các nguyên tắc tương tự về cách kết nối và hiển thị dữ liệu vì cơ bản, các thao tác thực hiện là tương tự.

Mặc dù Data Studio thường được sử dụng để trực quan hóa thông tin từ các trình kết nối, chẳng hạn như Google Analytics và Google Search Console, nhưng nhiều kiểu thông tin khác cũng có thể được hiển thị bằng cách sử dụng nền tảng này.

Vì Data Studio được sử dụng miễn phí và sử dụng tương đối trực quan nên đây là lựa chọn hoàn hảo cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người có thể muốn khám phá dữ liệu của mình nhưng không nhất thiết phải (hoặc không đủ khả năng) mua một phần mềm trực quan mắc tiền và phức tạp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một ví dụ cụ thể về cách bạn có thể trực quan hóa doanh số bán hàng và doanh thu của mình bằng Google Sheets và Google Data Studio.

Chuẩn bị dữ liệu

Google Data Studio kết nối với vô số trình kết nối. Chúng bao gồm các sản phẩm từ nền tảng tiếp thị của Google (Google Analytics, Google Search Console, Google Ads), YouTube Analytics, Twitter và Facebook Analytics (thông qua phần mềm của bên thứ ba),... Data Studio cũng có thể kết nối trực tiếp với Cơ sở dữ liệu, với các đầu nối MySQL và PostgreSQL. Tuy nhiên, một trong những cách linh hoạt nhất để thêm dữ liệu vào Google Data Studio là sử dụng Google Sheets.

Google Sheets cho phép bạn thêm bất kỳ loại dữ liệu nào vào Data Studio. 

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tìm hiểu các bước cụ thể để đưa dữ liệu từ Google sheets sang Google data studio. Chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu từ một nhà hàng giả định để đưa ra ví dụ về cách bạn có thể biến dữ liệu thành các báo cáo hấp dẫn, dễ cập nhật và dễ chia sẻ. 

Dữ liệu của nhà hàng giả định đã được chúng tôi đính kèm ngay bên dưới, bạn có thể sao chép để tạo google sheets riêng của mình và thực hành các bước được liệt kê bên dưới. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đính kèm file báo cáo hoàn chỉnh (.pdf) để bạn có thể đối chiếu kết quả.

Định dạng data source

Hãy tưởng tượng rằng doanh thu nhà hàng giả định của chúng ta tương đối đơn giản. Data source của nó có thể gói gọn trong bảng sau:

Trên bảng này chỉ liệt kê ngày bán (Date) , mã bán hàng (Sales Code) và số lượng (Number Sold) mặt hàng đã bán. Nó cũng liệt kê xem đơn đặt hàng này là Takeaway hay SitDown.

Tuy nhiên, chúng ta muốn tìm hiểu nhiều chi tiết khác nữa về từng mặt hàng được bán. Để thêm các chi tiết này, chúng ta cần tạo thêm bảng tính thứ hai trong Google Sheets.

Vậy là chúng ta đã hoàn thiện một bảng dữ liệu bán hàng, chỉ với vài thông tin cơ bản. Chúng ta cũng có thêm một danh sách các mặt hàng với những thông tin chi tiết hơn.

Bạn có thể dễ dàng kết hợp hai tập dữ liệu này trong Google Data Studio, sử dụng chức năng Blend Data. Nhưng trong ví dụ này, chúng ta sẽ dùng phương pháp kết hợp dữ liệu trong Google Sheets với một công thức của Google Sheets.

Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Excel trước đây thì các công thức này có lẽ khá quen thuộc với bạn. Chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP.

Không đi vào quá nhiều chi tiết, hàm VLOOKUP (còn được gọi là Tra cứu theo chiều dọc) cho phép bạn tìm kiếm một bảng khác tìm chi tiết khớp với một ô trong bảng của bạn.

Một công thức VLOOKUP chuẩn sẽ như thế này;

= VLOOKUP (Mục bạn đang tìm kiếm, phạm vi ô, số cột, cho dù bạn đang tìm kiếm đối sánh chính xác hay không)

Chúng ta có thể sử dụng hàm Vlookup như một phần của công thức, như bên dưới:

= VLOOKUP ($ B2, 'Mục menu'! $ A $ 1: $ F $ 13,2, FALSE)

Công thức này cho phép chúng tôi đưa thông tin từ sheet Menu sang sheet Sales. Có nghĩa là chỉ cần có Sales Code, chúng ta có thể bổ sung thêm rất nhiều thông tin.

Ví dụ: chúng ta có thể thêm loại thực phẩm đó là thực phẩm chay hay thuần chay, doanh thu mà nó mang lại là bao nhiêu và thêm vào một liên kết đến hình ảnh của món ăn đó. Điều này sẽ hữu ích khi bạn tạo báo cáo Data Studio.

Thêm dữ liệu của vào Google Data Studio

Sau khi đã xây dựng bảng dữ liệu, giờ chúng ta có thể chuyển sang phần thú vị nhất của việc tạo báo cáo Data Studio.

Vì chúng ta đang sử dụng công thức VLOOKUP để chuyển dữ liệu sang sheet Sales của mình, nên chúng ta chỉ cần kết nối sheet Sales với Data Studio.

Bạn hãy chọn Google Sheets làm Trình kết nối của mình. Nếu chưa biết bạn chưa rõ cách chọn Trình kết nối trong Google data studio, hãy xem thêm bài viết hướng dẫn từng bước tạo data source mới nhất của chúng tôi.

Sau đó chọn sheet Sales từ Spreadsheet. Ngay lập tức chúng ta có thể nhìn thấy các trường.

 

Vì những hình ảnh nhiều màu sắc sẽ làm cho báo cáo đẹp mắt và hấp dẫn hơn, chúng ta sẽ tạo một trường Photo cho hình ảnh.

Bạn chỉ cần nhấp vào 'Add a Field' ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Sau đó sử dụng hàm IMAGE để tạo trường hình ảnh.

Chúng ta chỉ cần chọn trường URL hình ảnh hiện có trong công thức. Cũng có thể thêm thông tin Văn bản Thay thế bằng cách thêm Item sau dấu phẩy.

Bây giờ chúng ta đã tạo xong trường Image, bước tiếp theo là xây dựng một báo cáo trực quan tuyệt đẹp

Xây dựng bảng và biểu đồ trong Data Studio

Trước tiên, hãy xem qua một số mục chính trong báo cáo, để bạn có thể hình dung báo cáo hoàn chỉnh của chúng ta trông như thế nào.

Chúng ta có thể thấy như trên báo cáo là hình ảnh sẽ thay đổi tùy thuộc vào mục bạn chọn. Nếu chúng ta nhấp vào một mục, hình ảnh của nó sẽ xuất hiện ở bên phải.

Để tạo bảng danh sách các mặt hàng, bạn có thể tạo một bảng với dimension là "Type" (như trong loại thực phẩm được đặt hàng) và metric là Số lượng mặt hàng đã bán (Number sold) và Revenue. Điều quan trọng nhất trong bảng này là phải đảm bảo rằng bạn đã chọn hộp kiểm “Apply Filter” trong phần "Interactions”, nhằm tạo bộ lọc cho hình ảnh ở bên phải.

Bây giờ chúng ta cần tạo bảng Image, bảng này sẽ hiển thị một hình ảnh duy nhất của mặt hàng thực phẩm đã chọn. Bạn chỉ cần tạo một bảng chỉ có "Photo" làm dimension và không có metric nào cả. Chúng ta cũng cần thay đổi kích thước bảng để nó chỉ hiển thị một hình ảnh tại một thời điểm mà thôi.

Các biểu đồ khác trong báo cáo này khá đơn giản để thiết lập. Vậy nên chúng ta sẽ lướt nhanh qua phần này. 

Đối với Biểu đồ hình tròn hiển thị bảng phân tích về Doanh thu của từng loại thực phẩm được bán, bạn có thể thiết lập dimension là Tyle và metric là Revenue. Chúng ta cũng sẽ bật tính năng lọc (bằng cách click chọn vào hộp "Apply Filter” dưới phần Interactions.

Với Biểu đồ hình tròn, chúng ta nên chọn một màu thôi để thống nhất với phần còn lại của báo cáo.

Biểu đồ đường chuỗi thời gian hiển thị số lượng mặt hàng đã bán so với tháng trước khá đơn giản để thiết lập. Chỉ cần tạo một biểu đồ chuỗi thời gian với dimension thời gian là Date và metric là Number Sold. 

Để xem so sánh với kỳ trước, chỉ cần nhấp vào mục Previous period trong phần Comparison rate range như hình bên dưới

Tiếp theo trên báo cáo, chúng ta có ba biểu đồ hình tròn phân tích đơn đặt hàng theo các dimension khác nhau. Chúng ta sẽ tô màu các biểu đồ hình tròn này bằng các màu cụ thể dựa trên món ăn được bán ra.

Để chọn màu bạn muốn xuất hiện trong các biểu đồ này, hãy mở tab StyleStyle của biểu đồ. Sau đó, nhấp vào “Manage dimension value colours” như hình minh họa bên dưới. Sau đó, bạn có thể thay đổi giá trị các màu của dimension theo ý thích của mình

Ví dụ, chúng ta có thể quyết định màu "Pizza" là màu vàng. Biểu đồ hình tròn của chúng tôi hiển thị phần trăm đơn đặt hàng là "Pizza" sau đó hiển thị màu này.

Biểu đồ cuối cùng trên báo cáo của chúng ta là bản tóm tắt doanh thu theo tháng. 

Để chuỗi thời gian này hiển thị doanh thu theo Tháng (chứ không phải theo Ngày mặc định), hãy nhấp vào Tùy chọn Chỉnh sửa cho dimension Day. Sau đó nhấp vào “Show as”, chọn "Month" để hiển thị dưới dạng Tháng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách xây dựng báo cáo bán hàng trực quan chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Rất có thể, dữ liệu của bạn ở định dạng khác với các ví dụ được đưa ra trong bài đăng này. Tuy nhiên, nếu bạn dành một chút thời gian để đưa dữ liệu của mình sang định dạng mà Data Studio có thể hiểu được, bạn sẽ có thể tạo các báo cáo và dashboard hiệu quả giúp mọi người có thể hiểu rõ những thông tin quý giá mà dữ liệu của bạn tiết lộ.

Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những thủ thuật và mẹo tin học văn phòng hữu ích khác, hãy tham gia với chúng tôi ngay hôm nay.