Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về bản mô tả công việc của vị trí Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch. Hãy theo dõi và xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Khóa học: Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu

Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch

Những thông tin cần có

Khi xây dựng bản mô tả công việc, nhân sự và các quản lý bộ phận cần đặt ra câu hỏi:

• Vị trí này là vị trí gì?
• Các thông tin cơ bản quan trọng nhất về vị trí này?
• Chức năng, nhiệm vụ của vị trí
• Yêu cầu cần có của người thực hiện vị trí này

Khi trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ dễ dàng xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch

Từ điển năng lực là gì? Ý nghĩa của từ điển năng lực với doanh nghiệp

Mẫu bản mô tả công việc vị trí Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch

Chức danh/vị trí công việc: Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch

Phòng Ban: Phòng KH&HTDA - Ban Đầu tư

Địa điểm làm việc Địa điểm do doanh nghiệp chỉ định

Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty

THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho:  Trưởng phòng KH&HTDA

Qui trình công việc liên quan:  

1. Quy trình kiểm soát và lưu trữ hồ sơ
2. Quy trình quản lý và phát hành văn bản
3. Các quy chế, quy trình, quy định có liên quan trong quá trình thực hiện công việc và triển khai thực hiện các dự án đầu tư
4. Các quy trình ban hành bởi Doanh nghiệp

Quan hệ công việc:                      

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp  

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

1. Theo dõi, giám sát và thực hiện lưu trữ, cung cấp hồ sơ các Dự án đầu tư của Doanh nghiệp được an toàn, chính xác và khoa học.
2. Theo dõi, giám sát và thực hiện các công việc liên quan tổng hợp, báo cáo, lên kế hoạch thực hiện các Dự án đối với Ban lãnh đạo.
3. Đôn đốc, giám sát các công việc liên quan đến trình ký kết các hợp đồng theo yêu cầu của Ban Đầu tư
4. Thực hiện các công việc hành chính, nhân sự của Ban Đầu tư theo sự ủy quyền và chỉ đạo của Lãnh đạo Ban
5. Thực hiện một số phần việc Pháp lý dự án

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Lên kế hoạch, phân công, kiểm tra, giám sát nhóm và (hoặc) trực tiếp thực hiện các nội dung công việc sau:  

1.1 Theo dõi, giám sát và thực hiện lưu trữ, cung cấp hồ sơ pháp lý liên quan cho các phòng/Ban/bộ phận trong Doanh nghiệp/cơ quan chức năng theo yêu cầu.
1.2 Chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát và tổng hợp, báo cáo kế hoạch thực hiện các dự án đối với Ban lãnh đạo. 
1.3 Chủ trì tiếp nhận rà soát, soạn thảo các văn bản pháp lý của các phòng trước khi phát hành
1.4 Đôn đốc công tác trình ký văn bản, hỗ trợ phát hành văn bản đến các các cơ quan chức năng, các địa phương bằng mọi phương thức: email, chuyển phát nhanh, chuyển trực tiếp qua các đường bộ, hàng không…
1.5 Phối hợp với các phòng dự án, VPTĐ để kiểm tra, phát hành và vận chuyển hồ sơ thực hiện thủ tục pháp lý dự án. Phối hợp với các Ban Đối ngoại, TT&MKT, Nhân sự, VPTĐ, thực hiện công tác đối ngoại của BĐT và tổ chức các sự kiện chung của Doanh nghiệp. 
1.6 Thường xuyên nghiên cứu, cập nhật các văn bản, luật pháp cũng như các quy định mới nhất để áp dụng phù hợp và hiệu quả nhất mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp. 

2. Tham gia soạn thảo, xây dựng quy trình, quy định, biểu mẫu phục vụ công việc chuyên môn của bộ phận 

3. Báo cáo công việc chuyên môn của nhóm định kỳ/ phát sinh theo yêu cầu cấp trên

4. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên 

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC 

• Lưu trữ hồ sơ theo hệ thống thuộc địa bàn được lãnh đạo phân công. 
• Cung cấp hồ sơ, tài liệu đầy đủ để thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước, các đối tác và làm việc với các phòng/ban/đơn vị thuộc Tập  đoàn theo chỉ đạo của lãnh đạo trong khu vực địa bàn được phân công
• Báo cáo tổng hợp sát với thực tế thực hiện của các phòng dự án.
• Đảm bảo văn bản có tính chính xác, tuân thủ theo các các quy trình, luật định cũng như đảm bảo văn bản phát hành chất lượng và hiệu quả.
• Văn bản được phát hành nhanh, đúng quy trình, đúng tiến độ, đảm bảo quy trình thực hiện hồ sơ pháp lý dự án của các phòng dự án không bị gián đoạn
• Phối hợp thường xuyên đem lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí
• Áp dụng phù hợp và hiệu quả đem lại lợi ích cho Doanh nghiệp
• Văn bản, tài liệu được phê duyệt, áp dụng hiệu quả trong hoạt động chuyên môn của bộ phận

- Thông tin chính xác, được cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu.
- Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

• Đảm bảo xử lý công việc hiệu quả, nhanh, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên.

QUYỀN HẠN

1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền
2. Có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, hồ sơ, phối hợp thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến hoạt động của dự án/ chỉ đạo của Lãnh đạo Doanh nghiệp
3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách
4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn BĐT trong phạm vi phụ trách

TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng/ bộ phận/ lĩnh vực được phân công phụ trách
2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban ĐT
3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, BĐT theo Quy định của Doanh nghiệp
4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp
5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

TIÊU CHUẨN YÊU CẦU

1. Bằng cấp, Chứng chỉ Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành, Đại học luật, Học viện HCQG, các đại học liên quan.…

2. Kiến thức cần thiết - Có hiểu biết về quản lý dự án đầu tư

- Có hiểu biết về phát triển dự án đầu tư và luật đầu tư và các quya định, văn bản pháp lý có liên quan

- Nắm vững các quy chế, quy định, quy trình có liên quan của Doanh nghiệp và Ban Đầu tư

3. Kỹ năng cần thiết - Kỹ năng tổng hợp, phân tích

- Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc 
- Kỹ năng khác như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng giải quyết vấn đề; …
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Giao tiếp cơ bản
- Vi tính Tin học văn phòng (Word, Excel, Microsoft proiect, …).

4. Kinh nghiệm 5 - 7 năm kinh nghiệm thực hiện các dự án đầu tư, trong đó có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm tại các Doanh nghiệp/Doanh nghiệp trong lĩnh vực Bất động sản, nghỉ dưỡng, sân Golf …

5. Thái độ trong công việc Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp

6. Sức khỏe Tốt

7. Khác 

- Có thể đi công tác.
- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao
 

5 biểu mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel

Tổng kết

Trên đây là mẫu bản mô tả công việc của vị trí Trưởng nhóm Hồ sơ - Kế hoạch. Bạn có thể tham khảo để đưa ra bản mô tả công việc cho vị trí này phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!