Xây dựng mô tả công việc vị trí Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án

Trong bài viết này, Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu cách xây dựng mô tả công việc cho vị trí Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án - một vị trí rất quan trọng trong bất kỳ dự án nào của doanh nghiệp.

Khóa học: Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu

Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án

Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án là ai?

Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án là người thực hiện các công việc để đảm bảo các mục tiêu: 

1. Quản lý chung toàn bộ phòng KH&HTDA

2. Quản lý việc lưu trữ, quản lý và cung cấp hồ sơ các Dự án đầu tư của Doanh nghiệp được an toàn, chính xác và khoa học.

3. Quản lý các công việc liên quan tổng hợp, báo cáo, lên kế hoạch thực hiện các Dự án đối với Ban lãnh đạo.

4. Quản lý các công việc liên quan đến trình ký kết các hợp đồng theo yêu cầu của Ban Đầu tư

5. Thực hiện các công việc hành chính, nhân sự của Ban Đầu tư theo sự ủy quyền và chỉ đạo của Lãnh đạo Ban

6. Thực hiện một số phần việc Pháp lý dự án

Từ điển năng lực là gì? Ý nghĩa của từ điển năng lực với doanh nghiệp

Mẫu mô tả công việc vị trí Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án

Chức danh/vị trí công việc: Trưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án

Phòng Ban: Phòng KH&HTDA - Ban Đầu tư

Địa điểm làm việc Địa điểm do doanh nghiệp chỉ định

Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty

I. THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng Ban/ Phó Trưởng Ban Đầu tư

Qui trình công việc liên quan:

1. Quy trình kiểm soát và lưu trữ hồ sơ

2. Quy trình quản lý và phát hành văn bản

3. Các quy chế, quy trình, quy định có liên quan trong quá trình thực hiện công việc và triển khai thực hiện các dự án đầu tư

4. Các quy trình ban hành bởi Doanh nghiệp

Quan hệ công việc:                     

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp

Bên ngoài: Các đơn vị, các NCC, nhà thầu, đối tác bên ngoài

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

1. Quản lý chung toàn bộ phòng KH&HTDA

2. Quản lý việc lưu trữ, quản lý và cung cấp hồ sơ các Dự án đầu tư của Doanh nghiệp được an toàn, chính xác và khoa học.

3. Quản lý các công việc liên quan tổng hợp, báo cáo, lên kế hoạch thực hiện các Dự án đối với Ban lãnh đạo.

4. Quản lý các công việc liên quan đến trình ký kết các hợp đồng theo yêu cầu của Ban Đầu tư

5. Thực hiện các công việc hành chính, nhân sự của Ban Đầu tư theo sự ủy quyền và chỉ đạo của Lãnh đạo Ban

6. Thực hiện một số phần việc Pháp lý dự án

III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Kiểm tra, rà soát, tổng hợp toàn bộ kế hoạch của Ban để trình Lãnh đạo Doanh nghiệp xem xét, phê duyệt làm cơ sở tổ chức thực hiện. Chiếm tỷ trọng 75% khối lượng công việc

1.1, Kiểm tra, giám sát, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện kế hoạch của các phòng, Ban liên quan. Bao gồm cả việc phối hợp với các phòng dự án đôn đốc các đơn vị liên quan   

1.2 Kiểm tra, rà soát các văn bản, hồ sơ pháp lý do các phòng dự án soạn thảo   

1.3 Chủ trì xây dựng các quy trình thực hiện các thủ tục pháp lý có liên quan trình Ban lãnh đạo xem xét, phê duyệt và Ban hành làm cơ sở triển khai thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban trong lĩnh vực đầu tư.   

1.4 Tư vấn, cung cấp và hỗ trợ các thủ tục pháp lý cho Lãnh đạo Ban và các phòng thuộc Ban Đầu tư  

1.5 Quản lý công tác hành chính, nhân sự và đối ngoại của Ban Đầu tư.  

1.6 Quản lý, lập hệ thống lưu trữ, quản lý hồ sơ Dự án một cách an toàn, khoa học. Cung cấp hồ sơ pháp lý liên quan cho các phòng/Ban/bộ phận trong Doanh nghiệp/cơ quan chức năng theo yêu cầu.  

3. Xây dựng, hoàn thiện và hướng dẫn biểu mẫu, quy trình, quy định sử dụng trong công việc chuyên môn của Phòng Kế hoạch và Hỗ trợ Dự án. Chiếm tỷ trọng 10% khối lượng công việc

4. Quản lý nhân sự của Phòng: xây dựng hệ thống tài liệu và tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân sự thuộc Phòng. 5%

5. Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động/báo cáo chuyên môn của Phòng định kỳ/phát sinh  5%
6. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên 5%

Kết quả cần đạt được

1. Kế hoạch có tính khả thi, dự toán được nguồn lực, thời gian, thể hiện đầy đủ các hạng mục chức năng, nhiệm vụ của phòng.
2. Kế hoạch được Lãnh đạo ban phê duyệt trước khi triển khai thực hiện
3. Đảm bảo kế hoạch cung cấp các hồ sơ quy hoạch, hồ sơ thiết kế và các hồ sơ khác có liên quan để triển khai thực hiện thủ tục pháp lý đáp ứng tiến độ đề ra.
4. Đảm bảo các văn bản đúng quy định pháp luật hiện hành và các quy định có liên quan của Doanh nghiệp trước khi trình Lãnh đạo xem xét và phê duyệt. 
5. Đảm bảo quy trình có tính khả thi và phù hợp với quy định của Doanh nghiệp
   Tư vấn kịp thời và hiệu quả
6. Linh hoạt, hiệu quả, đúng định mức được phê duyệt
7. Hệ thống lưu trữ văn bản được phân chia rõ ràng, cẩn thận, dễ tìm kiếm bao gồm cả bản cứng và bản mềm.
8. Văn bản, tài liệu được phê duyệt, áp dụng hiệu quả trong hoạt động chuyên môn của bộ phận
   Đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng phục vụ hiệu quả cho hoạt động của phòng. Tuân thủ quy trình, quy định, nội quy Doanh nghiệp có liên quan đến công tác khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,…
9. Nhằm đạt được các thủ tục pháp lý nhanh nhất, hiệu quả nhất cho dự án nói riêng và Doanh nghiệp nói chung
10. Đảm bảo đạt được hiệu quả công việc tối đa cho phòng và cho Doanh nghiệp

IV. QUYỀN HẠN

1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền

2. Có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, hồ sơ, phối hợp thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến hoạt động của dự án/ chỉ đạo của Lãnh đạo Doanh nghiệp

3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách

4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn BĐT trong phạm vi phụ trách

V. TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng/ bộ phận/ lĩnh vực được phân công phụ trách

2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban ĐT

3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, BĐT theo Quy định của Doanh nghiệp

4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp

5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

VI. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

1. Bằng cấp, Chứng chỉ Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành, Đại học xây dựng, Đại học luật..…

2. Kiến thức cần thiết - Có hiểu biết về quản lý dự án đầu tư

- Có hiểu biết về phát triển dự án đầu tư và luật đầu tư và các quya định, văn bản pháp lý có liên quan

- Nắm vững các quy chế, quy định, quy trình có liên quan của Doanh nghiệp và Ban Đầu tư

3. Kỹ năng cần thiết - Kỹ năng tổng hợp, phân tích

- Kỹ năng quản lý

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc

- Kỹ năng khác như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng giải quyết vấn đề; …
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Giao tiếp cơ bản

- Vi tính Tin học văn phòng (Word, Excel, Microsoft proiect, …).

4. Kinh nghiệm 5 - 7 năm kinh nghiệm thực hiện các dự án đầu tư, trong đó có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm tại các Doanh nghiệp/Doanh nghiệp trong lĩnh vực Bất động sản, nghỉ dưỡng, sân Golf …

5. Thái độ trong công việc Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp. 

6. Sức khỏe Tốt

7. Khác - Có thể đi công tác.

- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao
 

5 biểu mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel

Tổng kết

Trên đây là mẫu bản mô tả công việc của vị trí rưởng phòng Kế hoạch và Hỗ trợ dự án. Bạn có thể tham khảo để đưa ra bản mô tả công việc cho vị trí này phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!