Hương Đinh
Hương Đinh
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 38 lượt xem

Cách XÂY DỰNG QUY TRÌNH làm việc để PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN trong Doanh nghiệp

Jul 31 2022

Các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của cộng tác và làm việc nhóm trong doanh nghiệp, nhưng không phải nhiều doanh nghiệp hiểu cách phối hợp các bộ phận một cách trơn tru. Bài viết dưới đây của Gitiho sẽ cung cấp kiến thức giúp CEO biết cách xây dựng quy trình phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp.

Bộ máy của một doanh nghiệp sẽ được tổ chức thành nhiều phòng ban khác nhau, và để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra một cách liên tục và hiệu quả thì đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Tuy nhiên, để xây dựng được quy trình có thể vận hành một cách trơn tru và tối ưu nhất là điều không hề dễ dàng.

Quy trình làm việc là gì? 

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới.

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra. Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà các quy trình làm việc trong công ty có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc

Tối ưu nguồn lực, cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành:

Hệ thống quy trình chuẩn, chỉ dẫn và quy định rõ ràng công việc và trình tự các việc cần phải làm sẽ giúp rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự. Nhân sự dễ bắt nhịp hơn với công việc mà không phụ thuộc vào sự đào tạo chủ quan, đôi khi không nhất quán của nhân viên đi trước.

Cải tiến, nâng cao năng suất làm việc, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát đánh giá hiệu quả/hiệu suất công việc:
Với quy trình, người quản lý hoàn toàn dễ dàng đo lường được hiệu quả, nhìn thấy rõ nút thắt cần điều chỉnh trong quy trình và đánh giá hiệu suất công việc (dựa theo khối lượng công việc xử lý tại các bước đã được chỉ dẫn rõ ràng). Thực hiện theo quy trình giúp cho các nhân viên đảm bảo được tiến độ công việc, chất lượng và hiệu suất lao động. Nhờ đó người quản lý có thể kiểm soát được tiến độ, chất lượng công việc, có kế hoạch tuyển dụng và sắp xếp nhân sự cho phù hợp với nhu cầu phát triển. Hơn nữa, quy trình làm việc giúp cho người quản lý giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng.

Trải nghiệm khách hàng nhất quán:
Với quy trình, cùng một yêu cầu đầu vào sẽ cho những kết quả đầu ra tương đồng, nhất quán. Trải nghiệm khách hàng là một trong những kết quả đầu ra cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều coi trọng. Vì nó là nguồn duy trì và phát triển khách hàng trung thành, cùng lợi nhuận và doanh số cao cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm khách hàng phải nhất quán

Hướng dẫn các bước cơ bản xây dựng quy trình làm việc 

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc:

Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…

Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc:
Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình làm việc. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát.

Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc:
Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm:
Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.

Bước 5: Xác định người thực hiện công việc:
Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện: Nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm hay không? Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

Bước 6: “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả:
Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này có thể được lưu trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất.

Với những doanh nghiệp lớn, quy trình thường có sự ổn định, vậy nên đầu tư thời gian để có cả hai quy trình này là cần thiết. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ vốn còn đang mải mê với việc tạo lập và chỉnh sửa bộ quy trình liên tục, lời khuyên là chỉ nên thiết lập bộ quy trình cơ bản trước. Khi quy trình cơ bản đó chứng minh phù hợp và được kiểm nghiệm trong một khoảng thời gian đủ lớn thì mới nên tập trung viết tiếp quy trình chi tiết. Bởi quy trình chi tiết thường mang nặng tính hành chính, giấy tờ và mục đích của nó là tránh mâu thuẫn xung đột giữa các phòng ban ở những mô hình doanh nghiệp lớn với hàng trăm thậm chí hàng nghìn nhân viên.

Ở những doanh nghiệp nhỏ với quy mô dưới 30 người và chưa có nhiều phòng ban (thậm chí không có phòng ban, chỉ có team/ nhóm làm việc), thì quy trình làm việc cần phải tinh gọn (lean), đơn giản, dễ nhớ, dễ hiểu. Mục đích là để nhân sự hiểu, nhớ và làm đúng các bước trong quy trình trước đã. Từ cơ sở đó, thực hiện đo lường và cải tiến quy trình, tìm ra các nút thắt trong quy trình và thay đổi trước khi thống nhất quy trình cuối cùng hiệu quả nhất.

Theo dõi website Gitiho để cập nhật những kiến thức mới nhất về quản trị doanh nghiệp.

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 38 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội